Trabajando en varios proyectos diferentes a la vez: 7 estrategias para mantener todo bajo control

Trabajar en varios proyectos diferentes a la vez es lo que hacen la mayoría de los gerentes de proyecto.

Sin embargo, llevar el control de todas las piezas puede ser complicado, especialmente sin un buen proceso para gestionar múltiples proyectos, y aún más sin un buen software de gestión de proyectos. De hecho, es difícil saber qué trabajo priorizar, cómo ayudar al equipo y cómo garantizar que todo se complete a tiempo.

Afortunadamente, hay trucos que puedes usar. Aquí tienes 7 estrategias que te ayudarán a mantener más proyectos bajo control.

Trabajar en varios proyectos diferentes a la vez: Tener un lugar donde «alojar» todos los proyectos

Después de pasar semanas planificando y aprobando proyectos (quizás te interese leer este artículo sobre Gestión de Proyectos), el o los equipos finalmente están listos para comenzar. Sin embargo, si todos los planes están dispersos en diferentes documentos y hojas de cálculo, correos electrónicos e informes, el trabajo no comienza de la mejor manera.

De hecho, de esta forma, es muy probable que se pierda información clave o que el equipo termine duplicando el trabajo porque no sabía que otra persona ya estaba trabajando en ello.

Planificar y gestionar todos los proyectos en un solo lugar, como un buen software de gestión de proyectos, permite al gerente de proyecto ver rápidamente todo lo que está en curso y el estado de todo el roadmap.

Trabajar en varios proyectos diferentes a la vez: Establecer objetivos, planes, responsabilidades y expectativas desde el principio

Sin tener un flujo de trabajo estándar o un proceso de planificación de proyectos que impulse todo el ciclo de vida del proyecto, es probable que cada proyecto se maneje de manera diferente.

Por lo tanto, los resultados finales tienden a ser inconsistentes, se pierde tiempo configurando un nuevo proceso cada vez y es más probable que el trabajo falle.

Para superar este problema, el gerente de proyecto debe asegurarse de que el plan, proceso y responsabilidades del equipo estén claros desde el inicio.

A nivel de proyecto, esto se traduce en asegurarse de definir claramente los objetivos, cada fase de trabajo que debe completarse, cuándo está planificada cada una y quién será responsable de ella.

También necesitas incluir tiempo para retroalimentación, un elemento que fácilmente puede pasarse por alto cuando tienes prisa por completar un proyecto, pero que sigue siendo importante.

Trabajar en varios proyectos diferentes a la vez: Priorizar el trabajo que tendrá el mayor impacto

Aunque puede ser tentador eliminar primero los proyectos más fáciles, esta no siempre es la mejor solución.

En cambio, debes priorizarlos basándote en lo que tendrá el mayor impacto en los objetivos de la organización.

Por ejemplo, el equipo podría estar comprometido con cinco lanzamientos de productos al mismo tiempo.

Aunque todos son del mismo tamaño en términos de esfuerzo y trabajo requerido para completarlos, uno de ellos tendría el potencial de tener un impacto mucho mayor en los ingresos de nuevos clientes que los otros cuatro.

Un segundo, sin embargo, tendría el mayor impacto en la retención de clientes.

Dado que la empresa da mayor prioridad a la retención, en este caso es el segundo proyecto el que se prioriza.

Trabajar en varios proyectos diferentes a la vez: Ser flexible cuando cambian las prioridades

Determinar las prioridades del equipo y alinearse con el trabajo es crítico, pero también lo es ser lo suficientemente flexible para permitir cambios cuando sea necesario.

Y aquí es donde un documento central, o un software de gestión de proyectos como Twproject, que contiene toda la información y actualizaciones del proyecto, resulta útil. Cuando cambian las prioridades, puedes identificar rápidamente qué necesita ser reprogramado.

Hablando de eso, permíteme recordarte que puedes probar Twproject gratis haciendo clic aquí.

Trabajar en varios proyectos diferentes a la vez: Gestionar y comunicar claramente las expectativas

Los equipos que sufren problemas de comunicación lo hacen porque les falta visibilidad sobre su propio trabajo y el trabajo de otros stakeholders del proyecto.

Cuando falta lo que se está logrando, hay una falta de contexto para entender por qué cambian las fechas límite, si las prioridades permanecen iguales y cómo avanza el proyecto.

Cuando un gerente de proyecto gestiona la comunicación, debe ofrecer al equipo y a otros stakeholders todo el contexto detrás del trabajo.

La mejor manera de hacer esto de manera consistente es encontrar una herramienta de gestión de trabajo que te permita compartir actualizaciones de estado y progreso directamente donde ocurre el trabajo.

Trabajar en varios proyectos diferentes a la vez: Ajustar los cronogramas del proyecto para maximizar la productividad del equipo

Incluso el proyecto más minuciosamente planificado puede verse desviado de su rumbo si no se planifica cuidadosamente teniendo en cuenta el alcance completo del trabajo del equipo a corto, mediano y largo plazo.

Por ejemplo, si quieres lanzar tres actualizaciones web diferentes al mismo tiempo, podrían terminar conflictuándose entre sí o alargarse más de lo esperado porque el equipo intenta hacer demasiado a la vez.

Aquí tienes algunos consejos útiles en este caso:

 

• Extiende las fechas de inicio de proyectos similares: especialmente si tienes al mismo grupo trabajando en múltiples proyectos, puede ser beneficioso distribuir las fechas de inicio y finalización de cada proyecto para que las personas puedan enfocarse en uno primero y luego pasar al siguiente.
• Presta atención a las dependencias: programa el proyecto dependiente después de la fecha de finalización programada del primero.
• Marcas tareas duplicadas: si necesitas hacer el mismo trabajo en dos proyectos diferentes, asegúrate de que se haga a tiempo para mantener ambos proyectos en marcha.

Trabajar en varios proyectos diferentes a la vez: Delegar el trabajo, pero mantener la visibilidad

Ningún gerente quiere ser un microgestor, aunque perder el rastro de las tareas y sentirse ajeno al trabajo que está haciendo tu equipo puede hacer casi imposible ser un líder efectivo.

Aun así, al compartir una única fuente con tu equipo, tendrás una forma de llevar el control de todo el trabajo que todos están realizando.

Cuando todo el trabajo del equipo se encuentra en un lugar central compartido, puedes obtener información de un vistazo sobre cada aspecto de tus proyectos.

 

Como gerente de proyecto, gestionar múltiples proyectos simultáneamente es un escenario común a menudo.

Hoy en día, al gestionar múltiples proyectos, la tecnología es una ayuda esencial para obtener una visión holística.