Qué es el project crashing y cómo obtener el máximo provecho de él

¿Qué es el project crashing y cómo obtener lo mejor de él? Esto es lo que cubriremos en este artículo.

En realidad, nunca hay suficiente tiempo para gestionar un proyecto, y por eso se elaboran cronogramas. El objetivo es intentar gestionar las tareas en función del tiempo y el presupuesto.

Sin embargo, a veces las cosas salen mal. Los cambios en el proyecto son obviamente algo común, pero es responsabilidad del gerente de proyecto asegurarse de que estos cambios no tengan un impacto negativo en el cronograma del proyecto.

Algunos pasos o situaciones en la gestión de proyectos pueden necesitar ser reevaluados y el plan revisado a medida que surgen necesidades.

Un ejemplo de dicha reevaluación se conoce como project crashing, una técnica utilizada para acelerar la línea de tiempo de un proyecto.

¿Qué es el project crashing?

Esta técnica reduce la duración de un proyecto acortando el tiempo de una o más tareas mediante el aumento de recursos o encontrando atajos al eliminar tareas innecesarias.

No hace falta decir que más recursos significan un mayor costo del proyecto en general y, por lo tanto, un cambio en el valor ganado.

Según la triple restricción del proyecto – alcance, costo y tiempo -, de hecho, si reduces la duración del proyecto, los costos aumentan o el alcance del proyecto se reduce.

En el caso del project crashing, el alcance debe permanecer igual, es decir, no se espera que cambien los resultados esperados al inicio del proyecto, lo cual necesariamente implica costos aumentados.

Así, el objetivo principal de un project crashing es reducir la duración de las actividades manteniendo los costos al mínimo.

Razones para elegir un project crashing

Elegir esta estrategia es una acción bastante extrema que puede tomarse por las siguientes razones:

• Si podrías enfrentar multas o sanciones significativas debido a retrasos en la línea de tiempo del proyecto, podría valer la pena agregar más recursos para avanzar con tu fecha de finalización.
• Si tu organización tiene recursos adicionales disponibles, usarlos puede ayudar a acelerar el cronograma del proyecto.
• Si puedes calificar para un bono basado en la fecha de finalización de tu proyecto, pagar el costo de recursos adicionales para completar el proyecto antes podría tener sentido financiero a largo plazo.
• Cuando una organización capacita a nuevos miembros del personal, puede asignarles actividades adicionales del proyecto mientras completan su capacitación.
• Si tu equipo está trabajando en un proyecto y le asignan uno nuevo, el proyecto original podría recibir un crashing para que puedas terminarlo más rápido y enfocarte en el nuevo proyecto antes.

Mejores prácticas de project crashing

El project crashing generalmente es la última estrategia a la que se recurre, porque no está exenta de riesgos.

Hay algunos factores que debes considerar antes de tomar este camino:

• Las actividades que intentas acelerar están dentro de la ruta crítica
• ? Si las tareas no están dentro de la ruta crítica, probablemente puedas ignorarlas en lugar de pensar en el project crashing.
• ¿Cuál es la duración de la tarea? Una tarea corta será difícil de acelerar, especialmente si no se repite a lo largo del proyecto. En el caso de una tarea más larga, el crashing podría tener sentido, pero necesitas asegurarte de tener los recursos adicionales adecuados.
• ¿Cuánto tiempo toma el project crashing? Por ejemplo, si el proyecto requiere habilidades muy específicas y contratar nuevos recursos tomaría mucho tiempo, la sugerencia de los expertos es evitar esta estrategia. Además, el crashing es más efectivo al principio de la línea de tiempo, generalmente cuando un proyecto está menos de la mitad completado.

Pasos de gestión del project crashing

Una vez que hayas decidido hacer uso del project crashing, aquí están los pasos que debes seguir:

1. Ruta crítica: Lo primero que debes hacer es determinar y analizar la ruta crítica del proyecto. Esto ayudará a determinar qué actividades pueden acortarse o acelerarse para completar el proyecto antes.
2. Determinar actividades: Obtén una lista de todas las tareas, luego reúne a quienes les han sido asignadas y pregunta si creen que alguna o todas las tareas de la ruta crítica podrían reducirse. Si la respuesta es positiva, comienza a buscar formas de acelerar estas tareas.
3. Calcular costos: Después de reducir las actividades en la ruta crítica que crees que pueden acortarse, pasas a calcular cuánto costará agregar más recursos.
4. Hacer una elección: Cuando se sepa cuánto tendrás que gastar, en relación con el tiempo ahorrado, en cada actividad de la ruta crítica, entonces pasas a tomar una decisión eligiendo la ruta menos costosa. El project crashing, de hecho, no se trata solo de agregar recursos para hacerlo más rápido, sino de obtener el máximo por ese gasto extra. El gerente de proyecto, en la mayoría de los casos, necesitará la aprobación de las partes interesadas para recibir autorización para los cambios en el proyecto.
5. Ejecutar cambios: Después de recibir la aprobación para el presupuesto aumentado y el cronograma del proyecto revisado, puedes comenzar a agregar recursos y acelerar las actividades identificadas. Este paso puede involucrar capacitar a nuevos miembros del personal, redirigir recursos al proyecto o permitir que aquellos involucrados en el proyecto aprendan nuevas habilidades.
6. Implementar los cambios apropiados: Al igual que en cualquier proyecto, una vez que se ha tomado una decisión sobre un cambio, el siguiente paso es actualizar toda la documentación del proyecto, el cronograma, el plan y el Gantt.

 

Es importante enfatizar que el project crashing no es una estrategia exenta de riesgos.

No hacerlo correctamente significa enviar todo el proyecto a un desastre, disparar los costos por las nubes y perder la fecha límite original, preparándote así para un fracaso asegurado.

Por lo tanto, evaluar la ejecución de un project crashing es mucho más fácil si tienes las herramientas adecuadas para el trabajo.

Un software de gestión de proyectos te permite crear líneas de tiempo gráficas, y simulaciones de presupuesto y cronograma, permitiéndote experimentar con diferentes estrategias de crashing y su uso entonces te permite hacer la mejor elección.