Scopri come Euroricambi Group ha superato la gestione frammentata ed individuale dei progetti dell’IT e migliorato efficienza e controllo con Twproject

La Sfida

Euroricambi Group, un’eccellenza italiana nel settore della ricambistica aftermarket, con una rete globale e migliaia di articoli in gamma, ha vissuto una fase delicata nella gestione interna dei progetti IT, finché il team di Luca Covili (tecnico IT) si basava solo su email, telefonate e appunti personali, mancava una visione chiara di chi stesse lavorando a cosa.
Il rischio di confusione era alto, e la perdita di tempo per gestire queste inefficienze era evidente.

Prima di adottare Twproject nel dipartimento IT, la nostra gestione dei progetti era frammentata. Avevamo una visione generale delle attività in corso, ma non riuscivamo a rispondere tempestivamente alle richieste dei clienti riguardo lo stato di avanzamento dei lavori.

Le principali difficoltà erano:

• Info disperse tra messaggi personali, senza tracciabilità.
• Incapacità di rispondere prontamente alle richieste dei clienti.
• Nessuna chiarezza sulle responsabilità di ciascun membro del team.

Un obiettivo a lungo termine era centralizzare tutte le informazioni sui progetti in un unico strumento, migliorando la collaborazione e riducendo il rischio di perdita di dati.

“Sentivamo la necessità di gestire i progetti con maggiore precisione e controllo”.

Con Twproject, abbiamo finalmente ottenuto una visione chiara delle attività in corso, con la certezza di sapere sempre chi è responsabile di ogni task. Inoltre, abbiamo centralizzato la gestione dei ticket IT in un unico strumento condiviso

La trasformazione

Twproject è stato scelto per la sua facilità d’uso, la possibilità di installazione on-premise e l’interfaccia intuitiva—caratteristiche che lo distinguevano rispetto ad altre soluzioni.

I punti di forza che hanno fatto la differenza:

• Gantt e ToDo integrati
  La funzionalità Gantt si è rivelata fondamentale per gestire attività sequenziali nei nostri processi interni. Inoltre, la gestione Progetto/ToDo ha avuto un impatto positivo nella pianificazione di molte attività, tra le quali la gestione delle scadenze delle licenze annuali che gestiamo in largo numero per i nostri clienti e nell’assegnazione dei task.
• Responsabilità esplicita
  Inizialmente, non tutti i membri del team sono stati pronti ad accogliere il cambiamento, ma con il tempo tutti hanno compreso il valore dello strumento, soprattutto nell’aiutare a ridurre i problemi di continuità operativa durante le assenze delle risorse.
• L’implementazione progressiva
  Il processo di implementazione è stato graduale (in verità lo è ancora, poichè vorremmo a breve propagare l’uso ad altre risorse). Inizialmente, ci siamo concentrati sulla gestione dei progetti interni e sull’assegnazione dei ticket IT, che ci ha permesso di tracciare ogni richiesta, dal suo stato di avanzamento alle responsabilità assegnate.

Grazie a questo approccio, in breve tempo il team passava da un “chi fa cosa?” confuso a una gestione trasparente, in grado di garantire continuità operativa anche in caso di assenze.

Il risultato concreto

Oggi, grazie a Twproject, Euroricambi Group ha tagliato notevolmente i tempi di gestione delle attività IT e ha migliorato la visibilità delle responsabilità:

• Maggiore visibilità: il team ha ora una panoramica chiara dei progetti in corso e delle attività assegnate.
• Risparmio di tempo: l’automazione ha ridotto drasticamente i passaggi manuali nella gestione dei compiti.
• Bilanciamento delle risorse: grazie alla gestione centralizzata dei ticket, è più semplice individuare chi ha bisogno di supporto o interventi dedicati.

“Uno dei progetti gestiti con successo grazie a Twproject è stato quello delle licenze annuali: grazie alla lista ToDo e al planner, siamo riusciti a garantire continuità operativa anche in caso di assenze del personale, poiché tutte le scadenze erano inserite come ToDo nei relativi progetti.”

Visione chiara e completa dei progetti in corso, con il monitoraggio continuo delle attività assegnate

Twproject ci ha permesso di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento dei progetti e delle attività assegnate a ogni membro del team. Grazie a una visione completa delle risorse e delle scadenze, possiamo prendere decisioni più informate e tempestive, ottimizzando la gestione e l’efficienza del nostro lavoro.

“Twproject ci ha dato una visibilità totale sui progetti in corso e sulle attività assegnate. Ora possiamo monitorare facilmente lo stato di avanzamento di ogni progetto, assegnare compiti con maggiore precisione e intervenire tempestivamente se qualcosa non va come previsto.”

Un notevole risparmio di tempo nella gestione dei task

L’automazione delle operazioni ripetitive e la centralizzazione delle informazioni ci ha permesso di ridurre i tempi di gestione e di coordinamento. Ogni membro del team tramite la propria login ha accesso immediato alle informazioni, facilitando il flusso di lavoro senza inutili passaggi intermedi.

“L’automazione dei processi e la gestione centralizzata dei task ci ha permesso di ridurre significativamente il tempo impiegato per organizzare e assegnare le attività. Grazie a Twproject, ora possiamo concentrarci maggiormente sul lavoro operativo, piuttosto che sulla ricostruzione dello stato di avanzamento”

Una panoramica chiara su chi richiede più interventi IT, permettendoci di bilanciare meglio le risorse

Con la gestione centralizzata dei ticket, abbiamo ora una visione chiara delle necessità e priorità IT, questo ci ha permesso di ottimizzare l’allocazione delle risorse.

“Con Twproject la gestione e tracciabilità centralizzata dei ticket IT ci ha fornito una panoramica chiara delle necessità e delle priorità, consentendoci di ottimizzare l’allocazione delle risorse.”

Bilancio finale

La trasformazione è chiara: da un sistema caotico e frammentato, Euroricambi Group è passata a una gestione progetti solida, centralizzata, tracciabile. Twproject ha permesso di liberare risorse, rafforzare il controllo, uniformare i processi e garantire continuità anche nei momenti più critici.

Consigliamo Twproject alle aziende che necessitano di un sistema solido e strutturato per organizzare il lavoro quotidiano e ottimizzare i processi di lavoro.

Questo strumento ci dà quella mano in più quotidiana nell’organizzazione interna, permettendoci di gestire i progetti con maggiore efficienza e chiarezza.