Scopri come il Gruppo Confezioni Andrea ha superato grazie a Twproject la gestione frammentata ed individuale dei progetti dell’IT e migliorato efficienza e controllo

La Sfida

Il Gruppo Confezioni Andrea, da oltre quarant’anni leader nella produzione di protezioni totali e parziali, soluzioni da trasporto ed estetiche per le principali case automobilistiche, motociclistiche ed aeronautiche, si trovava a gestire i progetti in modo frammentato. Ogni team adottava strumenti, formati e metodi differenti, senza un sistema centralizzato, rendendo difficile il coordinamento e il tracciamento degli avanzamenti.

“Ogni progetto veniva gestito ad personam: nessun repository centralizzato, nessuna naming convention, e spesso nemmeno la certezza che il progetto esistesse davvero su carta.”

Alessio ci spiega che la gestione dei progetti era lasciata completamente all’iniziativa dei singoli, con la conseguenza che i Team faticavano a lavorare in modo integrato e i progressi non erano facilmente monitorabili.

La necessità di Confezioni Andrea era duplice: fornire ai dipendenti uno strumento per organizzare il lavoro quotidiano oltre ad offrire ai project manager una piattaforma solida per tracciare le informazioni, semplificare i processi e introdurre una gestione strutturata.

Il primo obiettivo era creare un template Master, in linea con le esigenze del settore automotive e la metodologia APQP utilizzata dai principali player del settore.
A lungo termine, l’obiettivo è ancora più ambizioso: coinvolgere progressivamente tutti i dipartimenti che partecipano ai progetti, assegnare responsabilità chiare e tracciare ogni avanzamento, non solo quelli visibili al cliente ma anche quelli interni.

In fase di valutazione, Twproject si è distinto rispetto ad altre soluzioni testate come Microsoft Project e Trello per la sua capacità di gestire progetti complessi e strutturati, offrendo un sistema centralizzato che integra gestione risorse, tracciamento avanzamenti e comunicazione tra team, tutto in un’unica piattaforma.

Volevamo standardizzare e semplificare, ma soprattutto dare uno strumento utile a chi lavora ogni giorno sui progetti.

L’approccio

Una scelta mirata per la gestione delle attività aziendali

L’approccio “smart” e la bellezza dell’interfaccia grafica dello strumento hanno giocato un ruolo fondamentale nella decisione. Le dashboard intuitive e la capacità di fornire statistiche e grafici dettagliati sono stati altri elementi chiave che hanno convinto il team a scegliere Twproject. In particolare, la modalità “Kanban” si è rivelata decisiva, in quanto rispondeva perfettamente alle esigenze di questa azienda già abituata a lavorare con questa metodologia.

Un processo graduale e integrato

Il processo di implementazione di Twproject è stato pianificato in fasi, step by step, partendo da un’integrazione tecnica che ha richiesto l’uso delle API di Twproject e script personalizzati in Powershell per il collegamento con Microsoft Dynamics. Questo passaggio ha permesso a Confezioni Andrea di sostituire un vecchio software “home made” e ha consentito una gestione più efficiente della produzione B2C, facilitando il passaggio delle informazioni tra la sede centrale e la filiale in Serbia. Oggi il team sta lavorando sull’integrazione del processo B2B e sull’uso dei progetti

“Con Twproject abbiamo rivoluzionato la gestione della produzione, sostituendo il nostro vecchio software e ottimizzando l’integrazione delle informazioni tra Italia e Serbia. Anche l’introduzione graduale delle ToDo di Twproject si sono dimostrate uno strumento strategico per organizzare le attività, monitorare i tempi e garantire una visibilità chiara e condivisa all’interno dei team.”

Un cambiamento culturale ben accolto

L’introduzione di Twproject è iniziata con il team IT, impegnato in un progetto pilota strategico per la migrazione dei server aziendali verso il Cloud. Un’iniziativa che è durata quasi un anno e che è stata interamente gestita tramite Twproject.
Durante il trasferimento della sede operativa, l’azienda ha usato Twproject per rendere pubblico l’avanzamento del progetto, permettendo a tutti di monitorare i progressi e di dare feedback. Grazie a Twproject, il team ha anche ricevuto una nota di merito durante gli audit IATF, grazie alla documentazione completa dei progetti, dei Gantt e di tutto ciò che era necessario per la certificazione.

“Abbiamo fornito a tutti i dipendenti il link pubblico del progetto per seguire l’avanzamento e ricevere suggerimenti. Abituati a sistemi di ticketing, abbiamo subito apprezzato la semplicità e completezza dello strumento. Grazie a Twproject, non abbiamo perso nemmeno un dettaglio lungo il percorso… ora desideriamo integrarlo in tutte le aree aziendali!”

Incentivare l’adozione e la comprensione del valore di Twproject

L’azienda sta ancora lavorando per incentivare l’adozione di Twproject in tutti i team e far capire agli stakeholder il valore reale dello strumento, non solo come supporto alla gestione delle attività, ma come mezzo per ottimizzare l’intero flusso di lavoro. L’obiettivo principale è quello di rendere evidente il valore che Twproject porta in termini di organizzazione e visibilità del carico di lavoro.

Risultati

Un miglioramento significativo nell’organizzazione e nella gestione delle attività

Alessio ci racconta come, grazie a Twproject, è riuscito a ridurre notevolmente il numero di email, a migliorare la gestione dei compiti e ad aumentare l’organizzazione del lavoro. Oggi, non solo la gestione dei progetti è più fluida, ma anche l’attività di backoffice, operazioni per i tecnici in viaggio e altre mansioni non direttamente collegate a progetti specifici sono diventate più semplici e strutturate.

In particolare, la funzionalità delle ToDo, del pianifica e del timesheet sono diventati punti di forza in azienda, permettendo una gestione più efficiente delle attività quotidiane. La possibilità di pianificare anche le piccole attività ha trasformato il modo in cui ogni dipartimento gestisce il proprio lavoro. Prima, era impensabile avere una visione così chiara e centralizzata.

“Prima di usare Twproject perdevamo molto tempo a cercare cose, fatte da altri, con altre logiche, archiviate chissà dove. Adesso è tutto centralizzato in un unico posto, e non dimentichiamo più nulla. Non dobbiamo più chiederci: ‘Ti ricordi quella cosa che ti avevo chiesto?’”

Bilancio finale

Twproject ha portato in azienda un cambiamento profondo, grazie alla sua capacità di coniugare organizzazione e flessibilità in un’unica piattaforma. Non si è rivelato utile solo nella gestione dei progetti IT e produttivi, ma ha dimostrato un valore trasversale, adattandosi perfettamente a ogni area aziendale che richiede il coordinamento di risorse, attività e tempi. Oltre allo strumento, il team ha potuto contare su un supporto sempre presente, competente e veloce: un aspetto tutt’altro che scontato, che ha reso l’intera esperienza ancora più positiva.

Il valore di introdurre organizzazione e flessibilità nella nostra azienda è impagabile. Consiglierei senza esitazioni Twproject a qualsiasi tipo di realtà. Inoltre, il supporto è straordinario con un team competente e sempre disponibile, è un prodotto italiano di cui essere fieri a livello globale!