Scopri come Alpego utilizza Twproject per avere il controllo positivo sul team e bilanciare al meglio il carico di lavoro

La sfida

Alpego è un’azienda manifatturiera specializzata nella costruzione di macchine agricole, in particolare di implement agricoli, ovvero attrezzature che si collegano ai trattori per migliorarne le prestazioni in campo.

Prima di introdurre Twproject, l’azienda incontrava diverse difficoltà nel monitorare tempi e fasi di lavoro dei progetti. L’assenza di un sistema integrato rendeva complicata sia la pianificazione che l’analisi consuntiva, e i software testati in precedenza non fornivano dati realmente utili.

Matteo, responsabile della gestione progetti nel reparto tecnico, sottolinea l’importanza di un bilanciamento efficace delle risorse, soprattutto considerando la forte stagionalità delle attività:

 “Perdere una stagione significava accumulare ritardi e compromettere gli obiettivi a lungo termine, cercavamo una soluzione che offrisse una visione chiara e integrata”.

Un’ulteriore complessità deriva dalla necessità di gestire in parallelo sia progetti strutturati che attività di manutenzione ordinaria e straordinaria.

“La principale difficoltà era ottenere una visione chiara del tempo impiegato e utilizzare questi dati in modo preventivo, non solo consuntivo.”

Anche la gestione dei progetti urgenti o di diversa portata rappresenta una criticità:

“Su questo aspetto ci sono ancora margini di miglioramento e soluzioni da studiare. Fortunatamente, con Twproject è semplice pianificare approfondimenti o formazioni per chiarire ogni dubbio.”

Twproject ha subito convinto il team per la sua interfaccia semplice e il Gantt intuitivo, che facilita la pianificazione e il monitoraggio del tempo.

L’approccio

Alpego ha scelto di superare il metodo manuale nella gestione dei progetti, e la decisione di adottare Twproject ha portato risultati concreti. Dopo un periodo di prova, Matteo ha apprezzato molto la filosofia di Twproject e ha esteso al team la proposta, tutti hanno apprezzato la facilità d’uso e l’integrazione tra pianificazione e analisi dei dati.

Monitoraggio semplice con il Gantt interattivo: Il Gantt interattivo ha consentito una pianificazione dettagliata di ogni fase del progetto, con l’assegnazione di compiti e scadenze precise. Questo strumento ha anche permesso di monitorare in tempo reale l’avanzamento e di adattare il piano alle nuove necessità.

Ottimizzare la gestione del carico di lavoro: Prima di Twproject, Alpego aveva difficoltà a gestire il carico di lavoro, con impatti sulla coordinazione delle risorse. Grazie a Twproject, il monitoraggio è diventato più semplice, con calcoli avanzati che ottimizzano l’allocazione delle risorse e offrono una visione chiara e aggiornata. Il software aiuta a visualizzare in tempo reale la differenza tra pianificazione e situazione effettiva, migliorando la gestione di picchi di carico e sovrapposizioni.

Registrare facilmente le ore lavorate: per Alpego registrare con precisione le ore lavorate su ciascun progetto era una criticità. Con Twproject ha semplificato questo processo, offrendo comprensione immediata,trasparenza e accuratezza delle informazioni anche grazie ai report. La funzionalità worklog consente una registrazione efficiente del tempo dedicato a ciascuna assegnazione.

Risultati

• Pianifica con precisione per evitare imprevisti
• Ottimizza progetti e carico di lavoro in modo efficace
• Evita la dispersione di informazioni tra i dipartimenti
• Sfrutta la flessibilità di Twproject

Fare centro senza andare in difetto con le pianificazioni
 Alpego ha gestito con successo un progetto complesso grazie a Twproject, coordinando fornitori e attività senza compromettere la stagionalità del progetto. “Abbiamo definito le fasi con inizio e fine ben precisati, senza lasciare nulla al caso. Questo ci ha permesso di rispettare i tempi e di ottenere il supporto necessario.”

Progetti sotto controllo e risorse ben distribuite

L’ufficio tecnico di Alpego ha trasformato il modo di gestire il carico di lavoro usando Twproject: oggi le scadenze sono più affidabili e il team può contare su una pianificazione precisa.

 “Con Twproject siamo riusciti a definire scadenze più precise e a gestire meglio le risorse. La gestione dei progetti è diventata più organizzata, e il carico di lavoro è stato ottimizzato notevolmente.Troviamo molto efficace l’uso del Portfolio in cui riusciamo ad aggiustare rapidamente tutto”

Non perdere le informazioni tra i dipartimenti
Twproject permette di gestire facilmente le scadenze e le priorità del proprio reparto, mantenendo al contempo una visione completa delle attività degli altri dipartimenti.

“Grazie alla condivisione delle informazioni, ogni reparto è sempre allineato, migliorando la collaborazione e evitando disallineamenti.”

Sfruttare la flessibilità di Twproject per soluzioni personalizzate

La flessibilità di Twproject ha permesso a Alpego di risolvere esigenze che inizialmente non erano previste dal tool.

“Grazie alla flessibilità di Twproject, sono riuscito a trovare soluzioni efficaci sfruttando diversi escamotage. Il sistema ti permette di elaborare dei trucchi per ottenere risposte anche a quesiti non previsti di default.”

Bilancio finale

L’adozione di Twproject ha ottimizzato la pianificazione, la gestione dei progetti, la consuntivazione e la visione del carico di lavoro di Alpego, migliorando l’efficienza delle commesse.

“La precisione che ci consente di ottenere lo strumento ha un impatto positivo anche sulla nostra reputazione con altri clienti, grazie alla visibilità esterna che offre.”

Guardando al futuro, Matteo evidenzia che, dopo la fase di progettazione, l’azienda prevede di estendere l’utilizzo del tool alla fase di industrializzazione, con l’obiettivo di ampliare il Gantt per includere le diverse linee di lavoro ed ottenere ulteriori benefici dall’utilizzo di Twproject.

Lo strumento mi permette di definire e consolidare nel tempo la strategia di esecuzione dei miei progetti, fissando l’idea iniziale e garantendone una costante continuità.