Ecco come Advance ha utilizzato Twproject per migliorare la visibilità, ridurre al minimo le spese generali nella gestione dei progetti e aumentare la conformità con i timesheet

La sfida

Dalla creazione di software e gestione di reti all’implementazione di strumenti informatici pronti all’uso, Advance aiuta i suoi clienti a ottenere il massimo dalla loro tecnologia da oltre 25 anni.

Advance è una azienda di consulenza strategica di nicchia che ha avuto per anni difficoltà nel trovare uno strumento di project management adatto a loro.

“Il nostro vecchio sistema era incentrato sul ticketing e sulla gestione dei problemi e ha funzionato bene, ma stavamo entrando nello sviluppo di software complessi e nell’implementazione di software. Non ci stava aiutando a pianificare i progetti perché non era stato creato per lo sviluppo di software.”

John-Paul sapeva che i project manager trascorrevano metà della giornata a rimescolare i To do su una lavagna Kanban.

“Stavo cercando qualcosa che eliminasse il sovraccarico della gestione dei progetti e che aiutasse a semplificare tutto il processo di pianificazione”

Ad Advanced serviva un tool come Twproject per visualizzare e gestire le attività di tipo ToDo in un formato Kanban semplice ed immediato.

Otteniamo molta più visibilità su ciò che sta succedendo. I progetti corrono più fluidamente, tutti trovano più semplice la creazione di timesheets e il sistema viene utilizzato

L’approccio

• Implementazione: Advance ha optato per una configurazione pronta all’uso di Twproject con alcuni campi personalizzati e il team ha trovato semplice il processo.
• Flessibilità dei progetti: Alcuni project manager creano diagrammi di Gantt dettagliati; altri usano le viste Kanban per la gestione delle attività. Twproject è flessibile e permette di gestire i progetti con più metodologie.
• Clienti: Il team di Advance ha ipotizzato che fosse importante dare accesso ai clienti. Tuttavia, i clienti non erano d’accordo! Gli account per clienti sono disponibili ma non vengono utilizzati molto.
• Conoscenza organizzativa: Le informazioni sui clienti e sui progetti sono archiviate centralmente e facili da trovare invece di essere nascoste in E-mail, Slack o note manuali, così facendo si creade un repository di conoscenze ricercabili nel futuro.
• Gestione continua e semplice: La soluzione doveva essere gestibile senza un PMO o un amministratore di sistema dedicato a farla funzionare.

Risultati

• Maggiore visibilità per il monitoraggio dei progetti incentrati sul cliente
• La gestione dei progetti risulta più agevole e richiede meno tempo
• Gli utenti non hanno più bisogno di essere perseguiti per i timesheet

Maggiore visibilità

Dall’implementazione di Twproject i dati dei clienti e dei progetti sono più facili da trovare poiché tutto viene taggato e collegato all’interno del sistema.

“La capacità di ricerca full-text è fantastica. I tag forniscono un modo semplice per monitorare e classificare le attività. Posso creare un ticket ed etichettarlo ‘chiedi al cliente’. Gli sviluppatori software adorano usare tag. Ridurre il tempo dedicato alla ricerca dei dati significa che il team può concentrarsi sulle attività che portano risultati ai clienti.”

Abbassare le spese generali con un migliore controllo

Il team di Advance ha ridotto il tempo dedicato alla gestione dello strumento utilizzando le funzionalità pronte all’uso e adattandole al loro processo. Non devono più lavorare entro i vincoli del loro vecchio tool di gestione. Twproject è cosi flessibile da offrire strumenti di monitoraggio dei progetti predittivi e iterativi che consentono un controllo completo del progetto quando necessario, ad esempio il controllo delle personalizzazioni per i clienti e la gestione informale delle attività.

“Twproject ha la capacità di utilizzare diversi meccanismi per sapere come sta procedendo un progetto, e prima non lo avevamo. Possiamo vedere quando ci sono problemi e criticità. Le persone che guidano i progetti hanno una maggiore visibilità su dove si trovano i loro progetti”.

Maggiore conformità sulle rendicontazioni del lavoro

La semplicità di Twproject in relazione alla gestione dei timesheet ha aiutato l’adozione da parte degli utenti poiché il team di Advance ha trovato semplice tenere traccia del proprio tempo. Twproject ha rimosso la sopraffazione del personale che era stato assegnato a dozzine di progetti ma che lavorava attivamente solo su alcuni. Poter nascondere progetti inattivi crea un’interfaccia pulita ed intuitiva che riduce al minimo il disordine sullo schermo.

“Questo ha aiutato a coinvolgere le persone. Inseguivo di più le persone sulle attività. Ora lo faccio raramente”.

Bilancio finale

Dall’implementazione di Twproject, Advance è stata in grado di migliorare e ridimensionare il suo approccio all’acquisizione dei dati del progetto e del cliente, ridurre la quantità di tempo che il team dedica agli aspetti amministrativi del controllo del progetto e di flessibilizzare gli approcci al progetto per adattarsi meglio al tipo di lavoro e al cliente.

Twproject è davvero buono quando si gestiscono una serie di progetti che sono abbastanza diversi. Noi lo implementiamo in una versione semplice, anche se Twproject avrebbe il potenziale per un’applicazione enterprise