TOOL PER LA GESTIONE DEI PROGETTI – 10 aspetti chiave per orientarsi nella scelta

Di tool per la gestione progetti in giro ce ne sono veramente tanti!

Ciascuno con le sue caratteristiche, adatto a soddisfare le differenti esigenze.

In questo articolo vogliamo indicarvi quelli che (per noi) sono gli aspetti chiave, o quanto meno da considerare, nella scelta del tool di gestione progetti in azienda.

Prima però di partire è d’obbligo una affermazione.

Il Project Manager non ha un compito facile.

Perché scegliere un tool di gestione progetti

Quando si lavora su un progetto – di qualsiasi dimensione – ci sono quattro elementi principali che devono lavorare insieme:

1. Scopo: In sostanza, si riferisce alle dimensioni, all’obiettivo e ai requisiti del progetto.

È la connessione tra gli obiettivi da raggiungere e il budget stanziato per raggiungerli. Le modifiche nell’ambito sono quelle più impegnative ed è imperativo, in questi casi, una riflessione e una revisione del progetto che coinvolga tutti gli stakeholder.

2. Risorse. Ha tre aspetti: persone, materiali e attrezzature. Innanzitutto, è importante garantire che il numero giusto di persone sia impiegato in un progetto e che queste abbiano le competenze e le conoscenze appropriate per portare a termine i compiti assegnati. Successivamente, è necessario procurarsi i materiali e le attrezzature corretti, nel posto e nel momento giusto, fondamentali per il team per operare in modo efficiente.

3. Tempo. Quando si fa un progetto, la gestione del tempo è un aspetto cruciale. Ogni attività deve essere elencata, programmata con una durata ed una deadline prestabilita e allocate con le giuste risorse.

4. Budget. Tutte le attività hanno un certo costo che deve essere stimato e sommato.

Diventa chiaro, che a qualsiasi livello la gestione di un software di project management può fare la differenza.

Questa esigenza inizia ad essere percepita in differenti settori; infatti, escludendo quelli tradizionali in cui il Project management è nato anche nuove tipologie di aziende iniziano ad utilizzare tale strumento.

Quali Aspetti chiave guardare nella scelta di un software per la gestione dei progetti

Vediamo allora assieme quali sono, le funzioni chiave che un software di gestione progetti deve avere anche alla luce dei nuovi trend e scenari di mercato.

1. Tenere il progetto sotto controllo

Gli strumenti del flusso di lavoro aiutano a tenere traccia delle attività e dei progetti mentre si muovono attraverso varie fasi del progetto.

Avere uno strumento che ti permette di creare la struttura in pochi click e ti dia la possibilità di verificarne l’avanzamento in tempo reale è fondamentale. I clienti di Twproject definiscono la pagina di overview del progetto, il cuore delle informazioni, dove il project manager trova a colpo d’occhio lo stato del suo progetto, delle risorse coinvolte, dei costi e dei tempi. Tutto in un’unica pagina.

Avere un software che raccolga queste informazioni e le presenti in modo chiaro è il punto di partenza.

2. Diagrammi di Gantt

Progettato dall’ingegnere meccanico Henry Gantt nel 1910, il diagramma di Gantt ha avuto una corsa relativamente lunga come strumento di gestione del progetto.

Un diagramma di Gantt utilizza barre orizzontali per illustrare le date di completamento del progetto, dall’inizio alla fine, i progressi e le milestone.

Mentre una scheda Kanban è utilizzata al meglio a livello di singolo compito, i grafici di Gantt sono migliori per la visualizzazione generale del progetto e del suo flusso.

Ci sono diversi e validi tool che utilizzano il diagramma di Gantt, tra cui, ovviamente, anche il nostro!
Noi, in particolare abbiamo voluto spingerci su una soluzione innovativa.

Il nostro software bilancia funzionalità di project management avanzate con un’interfaccia molto semplice.

Il Gantt è il punto di partenza, dopo la creazione della WBS per definire le tempistiche delle varie fasi e la creazione delle dipendenze. Dove si pianifica e si aggiusta il progetto e i suoi tempi.

3. Liste To-Do

Indipendentemente dal fatto che siano strutturate con elenchi numerati o puntati, colori, marcature, ecc. le to do list sono modi ottimali per organizzare le informazioni.

Ecco perché le persone le adorano… ed anche i project manager.

L’umile lista delle cose da fare rimane quindi un caposaldo della gestione dei progetti.

Il modo più semplice per misurare la propria produttività è guardare la lista delle cose da fare al mattino, scorrere punto per punto, e verificare a fine giornata se tutti i compiti sono stati portati a termine o se sono rimasti punti aperti.

Sebbene molti strumenti di gestione del progetto includano elenchi di cose da fare, non tutti gli danno la giusta connotazione.

Invece è fondamentale semplificare la creazione e la gestione delle attività, ma anche la condivisione degli elenchi di attività e di to do list con i colleghi.

Siamo consapevoli di questo, pertanto, in Twproject abbiamo creato un sistema che lascia libertà di gestione.
Con Twproject, infatti, è possibile creare liste di cose come scomposizione di una fase di progetto e passare da elenchi di attività a schede Kanban a visualizzazioni sul calendario – sempre per uno stesso progetto.
Questo permette ai membri del team di visualizzare le loro attività nel modo che più preferiscono.

4. Monitoraggio del tempo e gestione risorse

Quando si crea un progetto è fondamentale pianificarne le stime a assegnare le risorse avendo cura di capire se esse sono scariche o in overload. Questo vi permetterà di evirare prevedibili ritardi. Oltre alle stime e alla valutazione del carico delle risorse è fondamentale individuare un software che presenti un time tracker.

È rilevante garantire e garantirsi la tracciabilità del tempo speso.
Negli anni abbiamo constatato che tutto il team di lavoro trova giovamento da questa funzionalità.

Sicuramente il project Manager potrà:

• Tenere traccia del lavoro svolto in ogni momento della giornata;
• consultare ed assegnare le tempistiche ad ogni attività alla fine della giornata lavorativa.

In TWproject è inoltre possibile gestire più progetti in contemporanea e visualizzarli in diverse maniere, a seconda della verifica necessaria.

5. Collaborazione

Migliorare la collaborazione tra team e nel team è un obiettivo sempreverde per ogni tipo di organizzazione.

Oramai si è capito che l’e-mail non è uno strumento di collaborazione affidabile ed efficace e nella maggior parte dei casi non aiuta a migliorare l’allineamento del team.

Di conseguenza, alcuni tool di gestione del progetto si sono concentrati sull’aspetto di collaborazione nel gruppo.

Per garantire e garantirsi la miglior opportunità di collaborare con i colleghi o con i clienti, è necessario che il software scelto abbia:

• Bacheche
• la funzionalità di chat
• la condivisione di file /documenti.

Suggeriamo, pertanto, di scegliere uno strumento che si concentri sulla collaborazione aziendale, e che sia perfetto per i team eterogenei.

Unire gestione dei progetti, comunicazione, gestione delle risorse digitali e strumenti di pagamento di base in un unico software, diventa fondamentale data l’alternanza della dimensione dei progetti nelle aziende.

6. Gestione del budget di progetto

Definire un budget di progetto, implementarlo e monitorarlo in tempo reale, sono passaggi chiave per tenere alte le performance di progetto.

Pertanto nella scelta di uno strumento di project management è importante fare particolare attenzione alla imputazione e ripartizione dei costi.

In TWproject abbiamo scelto di riservare ai Project Manager gli strumenti relativi ai costi, ed al contempo di dare la possibilità di splittarli su differenti campi.
Così, è possibile gestire sia i costi generati dal lavoro che i costi addizionali.

I costi, poi, sono tracciati da tutti i task, pertanto, dalla root del progetto è facile avere una visione di insieme dei costi complessivi per l’intero albero o per un solo ramo.

7. Personalizzazione

Il software deve essere uno strumento di supporto per il Project Manager, facilitare l’attività e contribuire a completare il progetto con successo.
Pertanto, lo strumento deve essere in grado di adeguarsi al progetto e non viceversa attraverso la creazione di:

• campi e form personalizzati
• report customizzati
• analisi avanzate e personalizzate

Twproject permette le personalizzazioni a più livelli.

8. Integrazione

In una società interconnessa, anche il lavoro deve mantenere lo stesso standard.
Nella valutazione di un software di project management è importante analizzare quali evoluzioni e connessioni il software permette.
Questo significa proiettare la scelta in un’ottica strategica. Se il software si integra con i maggiori CRM o ERP aziendali, l’investimento attuale potrà essere considerato anche in chiave prospettica.

9. Fruibile da remoto, anche su dispositivi ios e android

Con le nuove modalità di lavoro da remoto, primo fra tutti lo smart working, avere la possibilità di lavorare su piattaforme differenti, collegandosi anche con tablet o Ipad diventa una necessità.
Pertanto, nella scelta del software di gestione progetti è fondamentale valutare anche che il software performi su sistemi quali ios e android.

10. Lingua e Assistenza

Nella scelta di un software di project management è importante guardare anche la lingua in cui è fruibile il software stesso.
Questo perché il software deve essere utilizzato dall’intero team e spesso la lingua può costituire un freno all’utilizzo dello stesso.
E’ possibile creare un progetto vincente se tutti i componenti del team trovano lo strumento semplice da usare, e la lingua è uno degli elementi che contribuisce alla fruibilità del software.

Infine vogliamo sottolineare l’importanza della Assistenza tecnica. Troppe volte si trascura questo aspetto. Ma quando si lavora con i progetti la tempestività è fondamentale…. assieme alla lingua.

Che tu gestisca progetti complessi e di grandi dimensioni o semplicemente cerchi di creare un processo per il tuo lavoro quotidiano, la vita sarà molto più semplice se scegli di utilizzare uno strumento di gestione dei progetti.

Questo, ovviamente il nostro punto di vista!

Ed il tuo qual’è? Quali strumenti di project management utilizzi nel quotidiano?
Raccontaci quali funzioni sono per te fondamentali, quelle che non possono assolutamente mancare nel tuo strumento di gestione.