Lo schedule management o schedulazione di un progetto è il processo di gestione del tempo di un progetto attraverso pietre miliari, delle attività del progetto e dei risultati finali, solitamente indicando le date di inizio e fine previste.
Una schedule o schedulazione è il calendario di un progetto o di un programma.
Questo mostra come il lavoro progredirà per un periodo di tempo e tiene conto di fattori quali le risorse limitate e la stima dell’incertezza.
INDICE DEI CONTENUTI
Questo processo inizia con il lavoro necessario per soddisfare i requisiti degli stakeholder.
Ciò include il lavoro tecnico/pratico che crea i risultati e l’attività di gestione che tratta aspetti come la gestione dei rischi e la gestione degli stakeholder
Attraverso un’accurata schedulazione, i project manager possono garantire che ogni fase del progetto sia attentamente pianificata e monitorata, migliorando la probabilità di successo e ottimizzando l’uso delle risorse disponibili.
In questo articolo esploreremo i vari aspetti dello schedule management, essenziale per garantire il successo di un progetto.
La Definizione dei tipi di lavoro
Alcuni tipi di lavoro possono essere definiti molto più facilmente rispetto ad altri tipi.
Il lavoro di ingegnerizzazione, per esempio, tende ad avere specifiche dettagliate e complete fin dall’inizio.
Alcune attività IT, invece, seguono un approccio più iterativo per definire ciò che deve essere fatto.
Gli approcci al calcolo degli orari devono essere ugualmente flessibili.
In alcuni casi, è possibile utilizzare tecniche rigorose per modellare il lavoro e calcolare i tempi dettagliati.
In altri casi, inizialmente devono essere fatte delle stime generali che, man mano che il progetto prosegue, vengono costantemente affinate grazie alle informazioni disponibili.
Un modello dettagliato può essere utilizzato per eseguire calcoli ed analisi “what-if” per testare il risultato di eventi potenziali.
As esempio: “cosa succede se la risorsa X non è disponibile in febbraio?” oppure “cosa succede se ci sono condizioni meteorologiche sfavorevoli in marzo?”.
Schedule Management: La Pianificazione Rolling Wave
Gli approcci di pianificazione dettagliati e di alto livello solitamente seguono la cosiddetta pianificazione “rolling wave“.
Ovviamente, il lavoro a breve termine è in genere meglio definito e può essere soggetto ad una pianificazione più rigorosa e completa.
Il lavoro a lungo termine è invece più vago e soggetto a cambiamenti. Si specificherà mano a mano che il lavoro prosegue.
La finestra di dettaglio si muove quindi lungo il programma appunto come una “rolling wave”, letteralmente un’onda rotolante.
La forma di pianificazione grafica utilizzata più comunemente è il diagramma di Gantt.
Nella sua forma più semplice utilizza barre su una scala cronologica orizzontale per mostrare l’inizio, la durata e la fine delle varie attività.
Varianti del diagramma di Gantt possono trasmettere tutti i tipi di informazioni adattandosi alle circostanze.
Al termine del lavoro le schedulazioni mostrano ciò che è stato pianificato e ciò che è realmente accaduto e possono essere uno strumento importante nell’individuare e determinare le lezioni apprese.
Come effettuare la schedulazione di un progetto
Prima di approfondire la pianificazione del progetto, esaminiamo i fondamenti.
Bisogna porsi tre domande per iniziare la pianificazione di un progetto:
- Cosa deve essere fatto?
- Entro quando sarà fatto?
- Chi lo farà?
Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare a pianificare le date, collegare le attività, impostare la durata, le pietre miliari e le risorse.
Di seguito sono riportati i passaggi necessari per pianificare un progetto:
- Definire le attività: Utilizzando una struttura Work Breakdown Structure (WBS) e un diagramma dei deliverable, è possibile iniziare a svolgere questi compiti e organizzarli. Si mapperanno le attività necessarie per completarli in ordine rispetto a quanto necessario;
- Fare stime: Una volta definite e suddivise le attività, è necessario determinare il tempo e gli sforzi necessari per completarle;
- Determinare le dipendenze: I compiti non sono isolati e spesso non è possibile iniziarne uno nuovo finché il precedente non è completato. Questo vincolo viene definito dipendenza delle attività;
- Assegnare le risorse: L’ultimo passaggio per finalizzare il programma pianificato è decidere quali risorse saranno necessarie per eseguire tali attività in tempo.
Si dovrà scegliere il team di progetto. Il tempo dei collaboratori dovrà essere pianificato esattamente seguendo le attività previste nella pianificazione.
Con l’aumentare della complessità del lavoro, diventa poco pratico mantenere un unico programma dettagliato.
I progetti su larga scala utilizzeranno spesso la pianificazione ondulatoria.
In questa modalità solo il lavoro a breve termine viene mostrato in dettaglio, mentre il lavoro a lungo termine viene mostrato in sintesi.
Con l’aumentare della quantità di attività di gestione, può essere utile creare piani di consegna distinti per aree diverse.
Ad esempio un piano di comunicazione, un piano tecnico, un piano di marketing, ecc.
La necessità di più piani è inevitabile con l’aumentare della complessità di un progetto.
Affinché ciò sia efficace, il project manager deve garantire che politiche di programmazione simili siano adottate in tutto il programma.
Queste politiche possono essere definite in un piano di gestione della pianificazione.
Il piano di gestione della schedulazione ha essenzialmente tre parti:
Schedule Management: Pianificazione dello sviluppo
La pianificazione dello sviluppo nello schedule management è un aspetto cruciale per il successo di un progetto.
In questa sezione vengono stabilite le procedure per lo sviluppo e la revisione del programma.
Viene identificata la persona responsabile dello sviluppo e viene discusso il potenziale contributo dei membri del team di progetto.
Le procedure scritte per la stima della durata e dei budget delle attività, i livelli di contingenza e le risorse sono specificate per il progetto.
Inoltre, se il progetto è complesso, un software di pianificazione del progetto rappresenta molto spesso uno strumento utilissimo da avere.
Controllo della schedule
In questa sezione vengono messe in atto le procedure per misurare e controllare il programma del progetto.
Durante tutto il progetto, gli scostamenti di pianificazione e costi dovrebbero essere noti o calcolati regolarmente.
Ciò richiede una stima della percentuale di completamento di ciascuna attività secondo pianificazione.
In questa fase è necessario avere risposte chiare alle seguenti domande:
- Come sarà misurato il programma?
- Quali unità verranno utilizzate per misurare la completezza delle attività?
- Chi lo misurerà?
- Quanto spesso verrà misurato?
Per misurare il progresso del progetto, è importante definire chiaramente le metodologie di misurazione.
Queste possono includere tecniche come Earned Value Management (EVM), che integra misure di tempo e costi per fornire una visione completa del progresso del progetto rispetto alla timeline del progetto.
Identificare chi sarà responsabile della misurazione è cruciale per garantire la precisione e la coerenza dei dati raccolti.
Spesso, il project manager o un membro del team dedicato al controllo della qualità può essere incaricato di questo compito. È essenziale che questi siano formati nell’uso degli strumenti e delle tecniche di monitoraggio.
La frequenza delle misurazioni deve essere stabilita in modo tale da fornire dati tempestivi e utili per il decision-making.
Le misurazioni potrebbero essere condotte settimanalmente, mensilmente, o in corrispondenza delle principali milestone del progetto. La frequenza dovrebbe essere sufficiente a identificare e affrontare rapidamente eventuali problemi.
Cambiamenti di schedule
Normalmente, qualsiasi cambiamento alla pianificazione iniziale di progetto deve essere comunicato ed approvato.
Nella maggior parte dei casi, infatti, qualcuno ha inizialmente approvato il budget e la deadline del progetto e si aspetta di ricevere i risultati di conseguenza.
Quella persona è chiamata solitamente lo “sponsor del progetto“.
Ed è lo sponsor del progetto insieme, spesso, agli stakeholder che deve essere informato.
Egli dovrà approvare tutte le modifiche alla pianificazione iniziale.
Grazie per l’mmagine a Watch List
Ecco le domande fondamentali da considerare in questo caso:
- Quali sono le ragioni adeguate per un cambio di programma?
- Di quanto preavviso si ha bisogno?
- Chi deve approvare le modifiche?
La pianificazione di un progetto è probabilmente uno dei lavori più difficili di un project manager.
Ciononostante il coordinamento delle date di consegna sulle stime può essere semplificato e reso nel modo più efficiente quando, insieme all’esperienza acquisita, si utilizzano degli appositi software di gestione.
In conclusione, una corretta schedulazione supportata da un software di project management efficace come Twproject, permette al team di progetto di lavorare in modo coordinato, monitorando i progressi e adattandosi alle variazioni in tempo reale.
Questa combinazione di competenze e strumenti tecnologici non solo facilita il rispetto delle scadenze, ma migliora anche la qualità complessiva del progetto e la soddisfazione degli stakeholder.
Quali sono le tue esperienze con la schedulazione di un progetto?
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