Il Project Management è un’insieme di attività che permettono, coordinate tra loro, di arrivare a realizzare con successo determinati progetti.
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Molte organizzazioni fanno fatica, però, a capire come controllare il successo e la redditività dei loro progetti e il motivo è molto semplice. La perdita di vista di quelli che sono i veri pilastri sui quali è fondato il Project Management: le persone, i processi e la tecnologia.
Le aziende che desiderano implementare nuovi obiettivi strategici, devono sapere che persone, processi e tecnologia sono gli agenti di cambiamento che devono essere identificati come catalizzatori per il successo.
Solo quando questi tre pilastri sono allineati, l’intera organizzazione può funzionare all’unisono.
Diamo quindi un’occhiata più da vicino agli attributi fondamentali del project management d’eccellenza.
Il primo pilastro del Project Management: le persone
La gestione dei talenti è importante per un’efficace gestione dei progetti ed il project management è importante per un’efficace gestione dei talenti.
Sono le persone che lavorano e consegnano i progetti.
Le risorse devono essere formate in un team performante al fine di consegnare efficacemente il progetto. Inizia con le capacità di leadership del project manager.
Ciò include le “competenze trasversali” come comunicazione, acume degli affari e gestione del cambiamento – con una maggiore attenzione alla comprensione dei requisiti e dei vincoli dei clienti e delle parti interessate, le capacità di gestione delle relazioni con i clienti sono essenziali.
Sebbene questo confronto fra talento e project management duri da anni, l’enfasi sulle “persone” è ora una prospettiva più ampiamente apprezzata, poiché i lavoratori e le loro competenze differenziate offrono alle organizzazioni l’opportunità di ottenere un vantaggio competitivo.
I project manager possono avere ambiti diversi da un progetto all’altro, ma la necessità di comprendere e collaborare con altro personale rimane costante.
La mentalità per il successo è semplice: le persone vengono prima di tutto.
L’obiettivo è quello di trovare, assumere e trattenere i project manager che combinano competenze tecniche con una solida leadership e dispongono di competenze strategiche e di gestione aziendale.
Ma non solo: con l’importanza attribuita all’individualità di una persona e al modo in cui ciò si riferisce alla sua performance con un’organizzazione, la gestione dei talenti deve anche tenere conto di altre caratteristiche come la personalità, lo stile di comunicazione e persino l’atteggiamento di un individuo.
Il processo può essere complesso, ma l’obiettivo è semplice: eseguire gli obiettivi del progetto con efficienza, usando le persone giuste.
Considerare le persone come “strumenti” specializzati per il compito da svolgere non è però così facile come può sembrare.
Una persona non è solo uno “strumento” con cui si sta lavorando, ma è un individuo che ha bisogno di una comunicazione e di una direzione coerenti per fare bene il proprio lavoro.
Al giorno d’oggi, i migliori project manager hanno una comprensione multilivello della sfida aziendale, un approccio multidisciplinare al progetto e una comunicazione efficace con le parti interessate del progetto.
Da tenere in mente inoltre, per il successo di qualsiasi progetto, è garantire che tutti i soggetti coinvolti rimangano entusiasti e ispirati di fronte a compiti spesso noiosi e sviluppi inaspettati, in particolare per quanto riguarda progetti a lungo termine.
Il secondo pilastro del Project Management: il processo
Il secondo pilastro di supporto, sia per il talento che per la gestione del progetto, si basa sull’avere processi solidi.
Anche se ogni organizzazione probabilmente li modificherà per adattarsi al meglio alla propria struttura aziendale, il valore di averne uno (o molti) rimane simile.
Il processo, qualsiasi settore riguardi, può essere suddiviso in tre fasi generali:
- preparazione,
- identificazione,
- comunicazione.
La fase di preparazione inizia con la comprensione delle esigenze di un’organizzazione e di come è possibile colmare al meglio quel vuoto, sia nel momento stesso che in futuro.
Nel processo di identificazione si iniziano a cercare i fattori chiave o gli attributi che sono stati precedentemente discussi.
La fase di comunicazione, come suggerisce il nome, richiede un’azione strategica per avviare l’interazione.
Questa fase non solo porta consapevolezza delle opportunità disponibili, ma rappresenta anche il tempo, l’energia e le abilità necessarie per concludere il processo con successo.
I processi aziendali dovrebbero essere basati sulle migliori pratiche per la situazione specifica dell’azienda e dei suoi clienti.
Istituzioni come il Project Management Institute (PMI) ad esempio, aiutano a stabilire queste pratiche fornendo al contempo opportunità di apprendimento e sviluppo per i project manager.
Fra i vantaggi che si possono contare adottando in un’organizzazione dei processi e delle metodologie chiare, si possono includere:
- Si può evitare di utilizzare un insieme di strumenti per ridurre i costi non necessari riducendo quindi i rischi di errore.
- Con un minore spreco di tempo un progetto può essere completato più velocemente ed in modo più efficace.
- Si riscontra una soddisfazione maggiore parte dei principali stakeholder del progetto.
- Una migliore operatività e motivazione da parte del team di progetto che percepisce di lavorare in un ambiente di certezza organizzativa.
- Una migliore reputazione per l’organizzazione che sviluppa progetti di successo grazie al lavoro di un team impegnato.
- Maggiori possibilità di cogliere potenziali opportunità grazie ad una migliore reputazione e a maggiori capacità dei team di progetto nel rispondere alle richieste dei clienti e del mercato.
- Maggiore flessibilità organizzativa grazie alla maggior capacità previsionale data dai processi di monitoraggio e controllo.
- Migliore possibilità di prevedere e gestire potenziali rischi con strategie di risposta mirate.
- Migliore qualità dell’output grazie alla ridotta possibilità di errore che consente di concentrare le energie nell’innovazione e nel miglioramento dei processi.
- Nel complesso, maggiore e migliore produttività grazie ad una maggiore efficienza.
Il terzo pilastro del Project Management: la tecnologia
Con un numero crescente di strumenti tecnologici tra cui scegliere, decidere quello che è meglio per il team può essere una sfida.
Tuttavia, l’introduzione di nuove tecnologie può anche svolgere un ruolo chiave nel modo in cui comunicano i talenti e i team di gestione dei progetti, spesso influenzandoli ad essere proattivi nell’adottare nuove soluzioni innovative.
Per tutti, ma soprattutto per i project manager, il processo di apprendimento è continuo ed è diventato un’aspettativa da chiunque lavori per progetti complessi.
La tecnologia ha anche influenzato lo sviluppo di nuovi strumenti di project management e di pianificazione, con dozzine di modelli disponibili, che vanno dal software più complesso a semplici interfacce basate su cloud.
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Avere uno strumento standardizzato in grado di integrarsi con i software all’interno di un’organizzazione è un modo semplice per aumentare l’efficienza sia per i project manager che per il team in generale.
Ecco quindi quali sono i tre principali pilastri e strumenti nel project management.
Prima di iniziare qualsiasi lavoro quindi, un’organizzazione deve assicurarsi di non avere lacune in queste aree.
Una volta assicurata la “base”, è possibile passare a ciò che è il project management più nel dettaglio, in modo da assicurare progetti di successo e team motivati.
