Program Management: coordinare un insieme di progetti

il program management

Il Program Management è un tipo diverso di gestione dei progetti e fino ad ora non ne avevamo mai parlato nel nostro blog. Nei nostri articoli abbiamo sempre parlato di Project management, ma mai di Program Management. Vediamo insieme di cosa si tratta.

Cominciamo col dire che in entrambi i casi ci troviamo ad aver a che fare con due figure di riferimento: il Project Management che oramai dovremmo conoscere abbastanza bene e il Program Management. Ma qual è la differenza tra queste due figure se in entrambi i casi si tratta gestiscono progetti?

In realtà il Program manager ed il Project manager possono condividere responsabilità simili, ma ci sono differenze chiave tra le due posizioni.

Lo stesso vale per la gestione dei programmiProgram management – rispetto alla gestione dei progetti – Project management.

Program management vs Project management: Progetti vs. Programmi

Prima di discutere le somiglianze e le differenze tra le due figure, è fondamentale capire cosa separa i progetti dai programmi.

I progetti sono imprese temporanee e una tantum; sono generalmente vincolati da costi, risorse, budget e vincoli temporali ed hanno una data finale generalmente chiara ed obiettiva che genera risultati tangibili.

I programmi sono composti invece da numerosi progetti interconnessi.

Mentre nel Project il singolo progetto è fine a se stesso e una volta completato porta beneficio immediato all’impresa, nel Program management si parla di più progetti interconnessi.

Sono progetti che si completano e si sviluppano a vicenda per raggiungere un obiettivo più ampio e di lungo periodo.

Un programma di successo porta vantaggi strategici e crescita organizzativa, piuttosto che un unico risultato tangibile.

Che cos’è un Program Manager?

Quando parliamo di manager di programma, intendiamo colui che articola la strategia e gli obiettivi di un programma e valuta in che modo avrà un impatto sull’organizzazione in generale.

Il Program Manager deve definire e supervisionare un elenco di progetti dipendenti necessari per raggiungere gli obiettivi generali del programma.

Un program manager, in sostanza, può essere comparato ad un architetto che disegna un progetto.

Gli architetti infatti, non installano impianti idraulici e non costruiscono muri, ma si assicurano che tutti questi pezzi si uniscano per creare e dare forma ad un determinato edificio.

Il ruolo del manager del programma va oltre il completamento dei singoli progetti – nell’esempio: l’impianto elettrico o la costruzione dei muri – ma si occupa della realizzazione a lungo termine dell’intero programma – nell’esempio: la costruzione dell’edificio.

Le responsabilità di un program manager includono arruolare team, attuare strategie, misurare il ROI e altre iniziative di ampia portata.

Le priorità del Program Manager

Un responsabile del programma in genere sovrintende a più progetti e persone, il che richiede l’assegnazione strategica di risorse e la pianificazione.

A volte alcuni progetti singoli devono essere sospesi o eliminati per garantire l’andamento degli obiettivi generali del programma verso la giusta direzione.

Le funzioni tipiche di un program manager sono:

  • Definire e assegnare progetti all’interno del programma e collaborare con il project manager per impostare una tempistica, un budget e il personale e le risorse necessari.
  • Check-in regolari con i project manager sullo stato di progetto, nonché con alti dirigenti, clienti e altre parti interessate.
  • Riqualificare, declassare, promuovere o aggiungere progetti a un programma, se necessario, e adeguare le tempistiche e le aspettative delle parti interessate e del personale, se necessario.
  • Identificare i rischi potenziali (livello aziendale, livello del programma e livello del progetto) per il programma e apportare aggiustamenti tempestivi e correzioni del corso, se necessario.

conoscere il program management

Le differenze con il Project Manager

I project manager, invece, supervisionano le operazioni dei singoli progetti all’interno dei programmi.

Essi coordinano il tempo, il budget e le risorse per completare il lavoro all’interno delle linee guida del programma e riferiscono al responsabile del programma lo stato di avanzamento e le eventuali modifiche apportate al piano di progetto iniziale.

Il ruolo del project manager è più tattico di quello del manager del programma.

Secondo il nostro esempio precedente: i responsabili del programma sono architetti, mentre i project manager sono pittori, idraulici e ingegneri elettrici.

I project manager si concentrano principalmente sull’esecuzione e sulla gestione degli elementi funzionali del progetto, cioè:

  • il rispetto delle scadenze,
  • il rispetto del budget,
  • la delega delle attività
  • il completamento dei risultati.

Program manager e project manager hanno sì ruoli diversi, ma le loro sfide sono simili.

Pur avendo diverse responsabilità quotidiane, sia i manager dei programmi che i manager di progetto supervisionano molte parti mobili e devono garantire un’organizzazione e un’efficienza estreme.

Gli strumenti in comune tra il Program Manager e il Project Manager

Queste due figure possono incontrare molte sfide simili o uguali e traggono vantaggio dall’uso di tecniche e strumenti simili. Vediamo insieme quali sono:

  • Dashboard: una chiara visione degli stati dell’attività e della progressione è cruciale quando il successo dipende da più persone e parti in movimento. Ogni program manager e project manager dovrebbe avere una dashboard che mostri esattamente e al primo colpo chi sta lavorando su cosa. Esistono diversi software di project management che permettono di avere una dashboard con queste caratteristiche e con le più diverse funzionalità.
  • Modelli: molti programmi contengono progetti simili. Ad esempio, ogni progetto di marketing potrebbe contenere una campagna pubblicitaria. Invece di partire ogni volta da zero, i project manager, insieme con i program manager, dovrebbero strutturare il loro lavoro e preparare dei modelli che possono essere riutilizzati per lavori simili. Ciò riduce al minimo la necessità di avviare sempre nuove iniziative e aiuta a duplicare i casi di successo del passato. In poche parole, i modelli dovrebbero contenere delle best practice.
  • Grafiche di lavoro flessibili: non tutte le persone funzionano allo stesso modo ed ognuna ha il suo metodo di lavoro preferito. I lavori assegnati dai responsabili di programma e dai manager di progetto risultano quindi molto più facili quando il team di progetto non deve necessariamente rispettare il loro stile di lavoro. È importante che un singolo programma o progetto possa essere visualizzato da diverse angolazioni e con diversi strumenti, come ad esempio attraverso schede, tabelle, elenchi o timeline Kanban. Ciò significa che tutte le persone coinvolte possono rimanere allineate mentre utilizzano strumenti che le mettano a loro agio.
  • Collaborazione contestuale: tenere traccia di ogni risorsa, aggiornamento e richiesta può essere difficile. Scorrere le e-mail e i fogli di calcolo per i dettagli è una perdita di tempo sia per i project manager che per i program manager. Mantenere tutte le comunicazioni di programma e progetto in un singolo thread facilmente reperibile e comprensibile è quindi estremamente utile.

 

Quando la persona giusta ricopre il ruolo di program manager, questo diventa inevitabilmente un valido aiuto per i project manager i cui progetti fanno parte del programma.

Il program manager modellerà il programma per allinearlo con gli obiettivi finanziari più importanti dell’organizzazione in modo da garantire il successo dei progetti sotto tutti i punti di vista.

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