Ottimizzazione dei processi aziendali – business process management

La gestione dei processi aziendali rappresenta una grande sfida nella maggior parte delle organizzazioni.

I processi sono semplicemente il cuore di un’azienda e del lavoro che qui viene svolto, esistono in ogni reparto e team e sono fondamentali per il risultato delle operazioni.

I processi aziendali possono essere considerati come una mappa che definisce i percorsi e il flusso delle attività che si svolgono all’interno e tra le diverse funzioni aziendali.

Ma passare dal punto “A” al punto “B” lungo questi percorsi, e farlo nel modo più efficiente possibile, spesso rappresenta un grande sforzo.

Per farlo ci vogliono tempo, risorse e una buona pianificazione. Bisogna inoltre assicurarsi che i processi siano validi e che il lavoro funzioni senza intoppi.

È qui che entra in gioco la gestione e l’ottimizzazione dei processi aziendali.

Che cos’è l’ottimizzazione dei processi aziendali e quali sono i vantaggi?

L’ottimizzazione dei processi aziendali è la pratica che permette di aumentare l’efficienza organizzativa migliorando i processi.

Processi ottimizzati portano conseguentemente a obiettivi aziendali ottimizzati.

Alcuni esempi di ottimizzazione includono:

• Eliminazione dei licenziamenti
• Semplificazione dei flussi di lavoro
• Miglioramento della comunicazione

Tutte le organizzazioni, in qualsiasi settore, sono in costante competizione, affrontando regolarmente minacce provenienti da altre società, tecnologie dirompenti e cambiamenti nelle norme.

L’ottimizzazione dei processi aziendali offre numerosi vantaggi che possono aiutare le organizzazioni a rimanere a galla affrontando le grandi ondate di cambiamento, attraverso:

• Conformità al mercato
• Operazioni ottimizzate
• Rischi ridotti
• Risorse ben utilizzate
• Consistenza
• Qualità garantita
• Visibilità end-to-end

Quali sono i passaggi per implementare l’ottimizzazione dei processi aziendali?

La pianificazione è essenziale per ottenere il massimo dagli sforzi di ottimizzazione dei processi aziendali.

Ecco una breve guida dettagliata per realizzare un piano di ottimizzazione del processo.

• Identificazione

Scegliere un processo problematico che si desidera ottimizzare e quindi definirne lo scopo e gli obiettivi.

• Analizzare

Il processo sta raggiungendo gli obiettivi desiderati? Esiste uno spreco in eccesso da ridurre?

• Implementare

Una volta eliminati gli elementi non necessari, si automatizza il processo rivisto nella sua nuova forma.

• Monitorare

Tenere monitorati sia fattori micro che macro sulle prestazioni del processo e ottimizzarli fino ad ottenere i risultati desiderati.

Come eseguire l’ottimizzazione dei processi aziendali

Come già accennato, possono esistere molti modi diversi per eseguire l’ottimizzazione dei processi aziendali.

Questo, ovviamente, dipende dal processo in questione: non esiste infatti una soluzione adatta a tutti i singoli scenari.

Nella maggior parte dei casi, tuttavia, l’ottimizzazione viene eseguita tramite uno dei seguenti metodi:

Miglioramento del processo o ristrutturazione

Questo è piuttosto semplice: tutto ciò che serve è una buona analisi di ogni fase del processo.

L’idea generale è quella di identificare i processi o i passaggi che rappresentano:

• Uno spreco: ogni passaggio all’interno di un processo dovrebbe, in qualche modo, aggiungere un certo valore all’obiettivo finale. Il processo stesso dovrebbe portare valore aggiunto al contesto degli obiettivi organizzativi. A volte, tuttavia, si può scoprire che determinati passaggi o processi sono effettivamente inutili e senza alcun tipo di valore.
• Un’Inefficienza o un fattore migliorabile: ciò significa che un passaggio o un processo non è così efficiente come potrebbe essere. I processi di approvazione all’interno di un’organizzazione, ad esempio, tendono a rientrare spesso in questa categoria perché lenti e complessi.

Una volta individuati i processi o i passaggi che rientrano in queste categorie, è sufficiente migliorarli per raggiungere l’efficienza.

Questo può essere fatto ristrutturando il processo, ad esempio cambiando i passaggi o il loro ordine, oppure eliminando i processi inutili, oppure ancora mischiando entrambe le strategie.

Automazione

A nessuno piace il lavoro manuale e, a volte, ci sono casi in cui quello che si sta facendo potrebbe benissimo essere rimpiazzato da un robot che lavora in automatico.

In questo caso tutto ciò che si deve fare è trovare lo strumento o il software giusto.

L’automazione dei processi aziendali può quindi aiutare a eliminare qualsiasi lavoro manuale non necessario dal carico lavoro dei dipendenti, il che porta a un aumento della produttività e ad un incremento del morale.

Ecco un esempio comune:

Se si considera il settore del customer service, probabilmente esiste in quasi tutte le aziende un modulo di assistenza clienti reperibile sulla pagina web.

Supponiamo che a causa di un aggiornamento del prodotto, il 10% dei clienti cominci a riscontrare un difetto.

È probabile quindi che la casella di posta degli addetti al customer service cominci ad ostruirsi.

In questi casi, un software che permette l’invio automatico di una risposta in base al reclamo dell’utente, potrebbe alleggerire il carico di lavoro degli addetti del customer service che possono così guadagnare tempo prezioso per gestire le richieste più complicate.

Adozione di una nuova tecnologia e modifica completa del processo

Adottare la giusta tecnologia può davvero cambiare il modo di lavorare.

A differenza delle prime due opzioni, questa soluzione non ottimizza esattamente un processo, ma piuttosto lo cambia completamente.

Ad esempio, per gestire i task quotidiani che devono essere svolti all’interno di un’organizzazione, il management, invece che usare un foglio Excel, può decidere di adottare un nuovo software di gestione delle attività.

Questo permette di ricordare le scadenze attraverso messaggi e notifiche automatiche, di creare nuove attività ed assegnarle ai dipendenti in automatico (piuttosto che inviare un’email), tenere automaticamente traccia dei flussi di lavoro, effettuare il monitoraggio e l’analisi delle attività in modo più celere e preciso, ecc.

In conclusione, l’ottimizzazione di un processo aziendale richiede uno sforzo maggiore rispetto al semplice acquisto di nuovo software.

L’ottimizzazione dei processi aziendali richiede infatti la pianificazione e l’identificazione del processo che richiede ottimizzazione e la definizione di obiettivi e scopi.

Ciò consentirà quindi di valutare lo stato corrente del processo per determinarne le prestazioni e i fattori inutili o inefficienti.

In seguito, è necessario attuare la procedura rivista dopo aver eliminato gli elementi indesiderati e, da non dimenticare, monitorare attentamente le prestazioni del processo e apportare le modifiche necessarie fino al raggiungimento dei risultati desiderati.