Lavorare per progetti: un metodo che conviene

Lavorare per progetti e più nel dettaglio la gestione del progetto non è una scienza impossibile, anche se da alcuni viene vista in questo modo.

In realtà, il lavoro per progetti è un insieme di strumenti e di pratiche, una sorta di tabella di marcia, che consente ai manager di guidare un progetto dal punto A al punto B e di farlo in modo efficiente e risparmiando sui costi.

Tutti, in qualsiasi settore, possono beneficiare di un lavoro per progetti, con ruoli chiaramente definiti ed un ciclo di vita e processi strutturati.

Seguire un metodo di gestione del progetto può aiutare a evitare situazioni negative derivanti dalla mancata gestione corretta degli eventi.

Un metodo fornisce il framework di gestione del progetto per gestire le attività che devono essere eseguite.

Ovviamente, ciò non significa che non ci saranno problemi e che tutti i progetti si svolgeranno perfettamente, ma questo minimizzerà i rischi e renderà tutti più preparati ad affrontarli.

Poiché i progetti dipendono dalle persone e, spesso, si sta lavorando a qualcosa di nuovo, ci sarà sempre un certo livello di incertezza nelle situazioni. Essere però chiari su ruoli, responsabilità, comportamenti, competenze, processi e modelli, può garantire che il programma sia accurato, che siano disponibili risorse adeguate, che tutti capiscono cosa ci si aspetta da loro, cosa verrà consegnato e quanto costerà.

Perché il lavoro per progetti è un metodo che conviene

I vantaggi di un corretto lavoro per progetti sono diversi:

• Il project manager è in grado di gestire un progetto mentre guida il suo team e istituisce una strategia che vedrà la realizzazione dello specifico progetto.
• Il cliente beneficia del fatto che gli è permesso fornire feedback, facendo affidamento sulla consapevolezza che il suo input significa davvero qualcosa.
• Il team di progetto ne trae beneficio perché senza di esso il progetto non sarebbe iniziato in primo luogo e tanto meno finito. Inoltre, il team di progetto è in grado di prendere parte a qualcosa, lavorarci e vedere un processo realizzato dall’inizio alla fine.

In questo modo si ha il triangolo d’oro del lavoro per progetti: manager, cliente e dipendente che collaborano per il bene comune.

In effetti, è proprio questa applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che alla fine soddisferà le esigenze e/o le aspettative di un stakeholder su un determinato progetto.

Queste sono le regole di base del lavorare per progetti. Vediamo quindi quali sono alcuni dei suoi vantaggi.

1. Migliore l’efficienza nell’erogazione dei servizi

Il lavoro per progetti fornisce una sorta di tabella di marcia che può essere facilmente seguita e porta al completamento di un progetto. Una volta che si conoscono i rischi e l’aspetto generale del percorso da intraprendere, è chiaro che si potrà lavorare in modo più intelligente e più efficace.

2. Soddisfazione del cliente migliorata

ogni volta che si realizza un progetto in tempo e rispettando il budget prestabilito, il cliente è felice. E un cliente felice è quello che si rivedrà anche in futuro. La gestione intelligente dei progetti fornisce gli strumenti che consentono a questa relazione cliente > manager > organizzazione di continuare.

3. Maggiore efficacia nell’erogazione dei servizi

le stesse strategie che hanno permesso di completare con successo un progetto serviranno anche in futuro per progetti simili.

4. Miglioramento della crescita e dello sviluppo all’interno del team di progetto

I risultati positivi non solo stimolano il rispetto, ma il più delle volte ispirano il team a continuare a cercare modi per eseguire il lavoro in modo più efficiente.

5. Maggiore stabilità e vantaggio competitivo

questo non è solo un buon vantaggio della gestione dei progetti sul posto di lavoro, ma anche al di fuori di esso. Il passaparola viaggia veloce e non c’è niente come prestazioni superiori per garantire un posto privilegiato di un’organizzazione nel mercato.

6. Opportunità per espandere i servizi

le grandi prestazioni portano a maggiori opportunità di successo.

7. Migliore flessibilità

forse uno dei maggiori vantaggi del lavoro per progetti è la flessibilità che questo consente. Sicuramente la gestione del progetto consente di mappare la strategia che si vuole seguire per vedere un progetto completato, ma la bellezza di tale organizzazione è che se si scopre una direzione più intelligente da prendere, è possibile cambiare e prenderla.

8. Maggiore valutazione del rischio

quando tutti i giocatori sono allineati e la strategia è in atto, i potenziali rischi salteranno fuori. La gestione del progetto fornisce una bandiera rossa al momento giusto.

9. Aumento della qualità

questo va di pari passo con una maggiore efficacia.

10. Aumento della quantità

un aumento della quantità è spesso il risultato di una migliore efficienza.

Lavorare per progetti: il raggiungimento degli obiettivi

Implementando le strategie fondamentali del lavoro per progetti, permette quindi di restringere l’attenzione, raggiungere gli obiettivi desiderati e, soprattutto, raggiungerli entro specifici limiti di tempo e di costo.

Il risultato finale è che tutti ne escono vincitori, il che potrebbe essere il miglior vantaggio del lavoro per progetti in assoluto e la conferma che si tratta di un metodo che conviene.

Per concludere, il vantaggio principale del lavoro per progetti è che aiuta a gestire i progetti in modo efficace, permettendo di risolvere i problemi più rapidamente.

Ci vuole tempo e denaro per gestire un progetto, tuttavia seguire le buone pratiche può aiutare a:

• Migliorare le possibilità di ottenere il risultato desiderato
• Ottenere una nuova prospettiva sul progetto e su come questo si adatta alla strategia aziendale
• Dare la priorità alle risorse dell’attività e assicurarne un uso efficiente
• Impostare l’ambito, la pianificazione e il budget con precisione dall’inizio
• Rimanere nei tempi previsti e mantenere i costi e le risorse all’interno del budget
• Migliorare la produttività e la qualità del lavoro
• Incoraggiare comunicazioni coerenti tra personale, fornitori e clienti
• Soddisfare le varie esigenze degli stakeholder del progetto
• Mitigare i rischi di fallimento di un progetto
• Aumentare la soddisfazione del cliente
• Ottenere un vantaggio competitivo e aumentare i profitti

Non lavorare per progetti quindi, può comportare perdita di tempo, denaro e, in conclusione, scarse prestazioni.