La matrice decisionale: come prendere decisioni importanti in un progetto

Cosa fai quando hai una decisione importante da prendere? Fai un elenco dei pro e contro? Lanci una moneta? Rimandi sperando che qualcun altro finisca per prendere la decisione per te?

Sicuramente esistono molti modi per fare delle scelte, abbiamo ad esempio già parlato del processo decisionale collaborativo, ma quando si tratta di considerare con oggettività tutti i fattori importanti che fanno parte della decisione, esiste un metodo che regna sovrano: la matrice decisionale.

Sono in molti a spaventarsi quando si parla di applicare la matrice decisionale. Posso però assicurarvi che, una volta compresi i meccanismi e i fondamenti, il suo utilizzo è in realtà più semplice di quello che si immagina.

Quando usare una matrice decisionale (e quando non farlo)?

Una matrice decisionale può aiutare non solo a prendere decisioni complesse, ma anche a stabilire le priorità delle attività, risolvere i problemi e creare argomenti per difendere una decisione già presa.

Avevamo già parlato dei criteri per stabilire le priorità dei progetti,  ma qui parliamo di uno strumento decisionale ideale se si sta discutendo tra alcune soluzioni comparabili che hanno ciascuna criteri multipli quantitativi.

Il processo della matrice decisionale viene utilizzato al meglio quando si decide qualcosa che non è legato ad un’emozione, poiché si tratta di uno strumento logico.

È quindi preferibile utilizzare una matrice decisionale quando è necessario valutare una situazione da un punto di vista logico e disporre di variabili comparabili sufficienti per effettuare un’analisi ponderata.

La matrice può essere utilizzata da sola, ma anche in combinazione con altri strumenti e tecniche decisionali.

Cos’è esattamente una matrice decisionale?

Una matrice decisionale è una tabella che aiuta a visualizzare un chiaro vincitore tra le diverse opzioni.

Per creare la matrice, è necessario determinare quali criteri sono importanti nel prendere la decisione finale e quindi assegnare un peso o valore a ciascun criterio.

Ciò consente di dare la priorità ai fattori che contano di più e, di conseguenza, identificare matematicamente quale delle opzioni è la migliore del caso.

Vediamo nel dettaglio quali sono i passaggi fondamentali per utilizzare una matrice decisionale al meglio.

Come creare una matrice decisionale: 1) Chiarire il problema

Il primo passo è quello di inserire la decisione da prendere o domanda nella casella decisionale. Questa dichiarazione deve essere specifica e chiara per tutti.

Facciamo un esempio pratico e immaginiamo, ad esempio, che bisogna fare la scelta fra il revisionare una vecchia macchina o acquistarne una nuova. Formulate la domanda corretta e mettetela nella casella decisione da prendere!

Come creare una matrice decisionale: 2) Valutare i Fattori decisionali

In questo passaggio è necessario fare un brainstorming sui criteri di selezione per la decisione da prendere.

In breve, bisognerà rispondere alla domanda: quali sono i fattori che aiuteranno a prendere la decisione giusta? Oppure, quali sono i fattori critici di successo che è necessario soddisfare?

Nell’esempio scelto al passaggio precedente, i fattori che avrebbero un grande impatto nella decisione sono:

• In quanto tempo possiamo ottenere un ritorno sull’investimento originale? Chiaramente, più veloce è, meglio è!
• Flusso di cassa – In che modo ogni opzione influenzerà in termini di liquidità in banca?
• Tempistiche – quanto tempo “si perde” in ogni scenario?

Come creare una matrice decisionale: 3) Aggiungere le opzioni

Ora è il momento di confrontare le diverse opzioni disponibili. Queste sono, in altre parole, le soluzioni ai problemi.

Nel nostro esempio abbiamo due opzioni:

• Revisionare la vecchia auto
• Comprare un’auto nuova

Come creare una matrice decisionale: 4) Assegnare un Peso di ciascun fattore decisionale

È chiaro che in ogni decisione, alcuni fattori avranno più importanza di altri e per questo motivo, è necessario creare un punteggio ponderato.

Ad ogni singolo fattore decisionale si da quindi un punteggio da 1 a 5 (1 è la minima importanza, 5 è la massima)

È assolutamente importante cercare di non attribuire a ciascun fattore decisionale lo stesso peso, altrimenti l’intera analisi non si potrà effettuare.

Se si ha difficoltà nel trovare diversi punteggi, una soluzione è di estendere la scala da 1 a 10, in modo da valutare ogni fattore ancora più profondamente.

Come creare una matrice decisionale: 5) Aggiungere punteggi per ciascuna opzione

Lo stesso processo fatto precedentemente, si fa ora rispetto a ciascuna opzione.

Anche qui si assegna un punteggio da 1 a 5 e, se non è sufficiente, si può usare una scala da 1 a 10.

Come creare una matrice decisionale: 6) Scegliere il punteggio più alto

Una volta ottenuti i punteggi in base a tutti i fattori e per ciascuna delle opzioni disponibili, il passaggio successivo è selezionare come vincitore il punteggio più alto.

La matrice decisionale: Conclusioni

Per concludere, la matrice decisionale consente di misurare le opzioni rispetto a ciò che è importante e, soprattutto, di farlo in modo obiettivo e pragmatico.

Questo procedimento elimina la complessità dell’analisi e le decisioni risultano molto più facili da prendere quando si semplificano le cose.

In altre parole, la matrice decisionale consente di concentrarsi su ciò che conta davvero.

È importante inoltre tenere presente che una matrice decisionale non è l’unico strumento decisionale disponibile. Ad esempio, a volte funziona anche un semplice elenco di pro e contro.

Tuttavia, per una decisione in cui si hanno più opzioni e caratteristiche diverse da considerare, una matrice decisionale può fare luce (oggettivamente e matematicamente) sulla scelta migliore.

Questo metodo può essere utilizzato non solo in ambito di project management, ma anche nella vita di tutti i giorni per prendere delle decisioni informate, evitando al contempo i pregiudizi e le complicazioni tipiche in cui quasi tutti siamo colpevoli di cadere di volta in volta.