5 errori da non commettere nella gestione di un progetto

Non esistono due progetti che siano identici, allo stesso tempo tutti i progetti sembrano in qualche modo essere soggetti a problematiche simili.

Anche i migliori project manager possono, in caso di task importanti, particolarmente duraturi o se sottoposti a continue richieste di aggiornamento, cadere in comuni errori che potrebbero portare un progetto a fallire o magari semplicemente a chiudersi molto in ritardo o fuori dal budget.

Questi errori frequenti nella gestione dei progetti possono essere facilmente evitati purché si faccia un lavoro di analisi costante e una continua auto critica.

Tutte queste problematiche possono essere raggruppate in 5 tipologie diverse  a cui ogni project manager dovrebbe prestare la massima attenzione:

#1 Errori di pianificazione

L’errore più comune nella gestione di un progetto e sicuramente quello con maggiore impatto, riguarda la corretta pianificazione delle fasi. Partire da un’analisi approfondita dei propri processi interni è fondamentale. Una corretta identificazione delle attività, la loro durata, le varie dipendenze e l’effort che ognuna di esse richiede, ti aiuterà ad individuare una realistica data di fine lavori e ad evitare punti critici.

Progetti che si avviano con una errata pianificazione, spesso troppo ottimistica, sono soggetti a concludersi con grandi ritardi e grande frustrazione per tutto il team.

Un’esempio tipico è quello per cui si ripete l’errore di vendere un progetto ad un certo costo, nonostante esso occupi più risorse di quelle preventivate, spesso alla scopo di essere competitivi, senza però avere di fatto una chiara idea di quanto il lavoro costi alla azienda. La soluzione potrebbe essere quella di utilizzare un tool per la stesura del Gantt e dei template che puoi riutilizzare e raffinare nel tempo, questo ti aiuterà a migliorare la tua analisi, fase dopo fase. Chiedere alle proprie risorse di dettagliare il lavoro svolto creerà una knowledge base su cui fare stime sempre più coerenti alla realtà.

 

#2 Errori nella gestione delle priorità

Come project manager avrai quasi sempre chiaro l’andamento dei tuoi progetti, quali di essi sono in ritardo e su quali devi focalizzare maggiormente le tue energie. Le tue risorse invece, spesso si trovano a dover lavorare su più task, con project manager diversi, diverse abitudini, che rendono la loro organizzazione molto complicata. Evidenziare chiaramente le loro priorità è fondamentale per far si che esse non lavorino ad urgenze, assecondando semplicemente il project manager più esigente o pressante.

L’analisi delle priorità di progetto deve essere fatta con tutti i project manager che lavorano con il tuo team in modo da rendere chiaro a chi lavora quali sono i progetti più urgenti o più importanti su cui focalizzare le energie.

La scelta deve essere fatta di comune accordo e rispettata da tutti senza ingerenze, la lista delle priorità consultabile dalle risorse deve essere valida e sempre aggiornata. Una soluzione a questo problema potrebbe essere l’utilizzo di un software con dashboard personalizzate su cui ogni risorsa possa trovare la lista delle proprie attività in ordine di priorità con scadenza ben visibili.

#3 Errori di comunicazione

Un altro errore comune nella gestione dei progetti è quello di sottovalutare l’importanza della comunicazione nel team, non coinvolgere le risorse nella visione di insieme del progetto è spesso uno dei principali motivi per cui esse ritardano l’esecuzione di una attività o la eseguono in modo inadeguato. Allo stesso tempo è importante non dimenticarsi di comunicare con il gruppo di lavoro in modo costante e attivo: le risorse devono essere sempre a conoscenza di come sta andando il lavoro. Siete in ritardo? Va tutto bene? Fallo sapere al tuo team, perché loro, come te, aggiusteranno la loro lista delle cose da fare in base a questo e avranno più fiducia nelle tue capacità organizzative.

Per migliorare la tua comunicazione e la gestione delle tue risorse potresti iniziare a schedulare meeting settimanali in cui ogni risorsa possa condividere con il gruppo lo stato di avanzamento del proprio lavoro: potresti scegliere il lunedì per condividere non solo ciò che è stato completato ma anche per pianificare le attività della settimana appena iniziata, controlla il carico degli operatori e accertati sempre che il tuo team non sia troppo sovraccaricato.

#4 Errori di responsabilità

La responsabilità del lavoro è sicuramente sulle spalle del project manager e per questo spesso potresti fare l’errore di non dare fiducia ai tuoi collaboratori volendo sempre tu l’ultima parola su ogni decisione. E’ in realtà noto che delegare una o più fasi e quindi responsabilizzare il team incrementi in modo significativo la produttività, la fiducia nel proprio team è alla base della riuscita di ogni progetto.

Per continuare a vivere sereno, imparando a delegare, devi poter contare su una solida comunicazione. Organizza meeting frequenti e rimani sempre aggiornato sull’avanzamento delle fasi, in questo modo potrai accorgerti subito se una fase sia in ritardo e potrai intervenire immediatamente sie avesse preso una strada sbagliata.

#5 Errori di organizzazione

Spesso si sottovaluta quanto un software di project management possa aiutare un gruppo di lavoro a gestire le attività. Un errore comune nella gestione dei progetti è affidarsi ad una semplice lista di excel, magari non condivisa, assolutamente non usabile per aumentare la produttività delle singole risorse, un aiuto che in realtà risulta essere inefficace e obsoleto. I più recenti software per la gestione dei progetti includono funzionalità avanzate che riescono ad alleggerire drasticamente il carico di lavoro delle persone. Un tool come Twproject, per esempio, include Gantt interattivo, to-do list prioritizzabili, chat di gruppo e dashboard customizzabili.  Caratteristiche che ti aiuteranno a risolvere ognuno dei problemi elencati sopra.

Probabilmente leggendo questo post ti sarai riconosciuto in uno di questi punti, spero non in tutti, comunque sia non perderti i prossimi 5 post di approfondimento in cui analizzeremo uno per uno questi errori con suggerimenti pratici per evitare di commetterli.

Se vuoi iniziare subito ad affidarti ad un software di gestione progetti che può guidarti evitandoti molti degli errori sopra citati prova Twproject!