Scopri come Euroricambi Group ha superato la gestione frammentata ed individuale dei progetti dell’IT e migliorato efficienza e controllo con Twproject

La Sfida

la grande famiglia di Euroricambi Group unisce la tradizione meccanica italiana con tecnologie d’avanguardia e una rete di vendita globale. Specializzata nella produzione di ricambi intercambiabili con quelli originali delle principali case costruttrici, l’azienda offre soluzioni per veicoli industriali, autobus, macchine per il movimento terra e il mining, trattori, automobili, pick-up e veicoli leggeri e medi, con particolare focus su marchi giapponesi.
Ad un certo punto è cresciuta la necessità di una gestione più strutturata dei progetti. Fino a quel momento, il team di Luca si affidava a strumenti basici come e-mail, telefonate e appunti personali, una soluzione che rendeva difficile avere chiarezza su chi stesse lavorando su cosa. Il rischio di confusione era alto, e la perdita di tempo per gestire queste inefficienze era evidente.

Prima di adottare Twproject nel dipartimento IT, la nostra gestione dei progetti era frammentata. Avevamo una visione generale delle attività in corso, ma non riuscivamo a rispondere tempestivamente alle richieste dei clienti riguardo lo stato di avanzamento dei lavori.

Cercavamo uno strumento che permettesse di centralizzare tutte le informazioni e di gestire i progetti in modo più efficace.
Dopo aver valutato diverse soluzioni, Twproject è stato scelto per la sua semplicità d’uso e per la possibilità di installazione on-premise, che ha rappresentato un valore aggiunto rispetto ad altri prodotti. Inoltre, la sua interfaccia intuitiva e le potenti funzionalità di gestione dei progetti hanno convinto Luca e il suo team che fosse la soluzione giusta.

Le principali sfide che volevamo risolvere erano:

• Avere visibilità chiara sulle attività in corso, evitando dispersione informazioni, confusione;
• Identificare con precisione chi fosse responsabile di ogni task, migliorando la responsabilizzazione;
• Ottimizzare la gestione dei ticket IT, che fino a quel momento venivano gestiti in modo informale e poco strutturato

Un obiettivo a lungo termine era centralizzare tutte le informazioni sui progetti in un unico strumento, migliorando la collaborazione e riducendo il rischio di perdita di dati.

“Sentivamo la necessità di gestire i progetti con maggiore precisione e controllo”.

Con Twproject, abbiamo finalmente ottenuto una visione chiara delle attività in corso, con la certezza di sapere sempre chi è responsabile di ogni task. Inoltre, abbiamo centralizzato la gestione dei ticket IT in un unico strumento condiviso

L’approccio

L’Implementazione progressiva
Il processo di implementazione è stato graduale (in verità lo è ancora, poichè vorremmo a breve propagare l’uso ad altre risorse). Inizialmente, ci siamo concentrati sulla gestione dei progetti interni e sull’assegnazione dei ticket IT, che ci ha permesso di tracciare ogni richiesta, dal suo stato di avanzamento alle responsabilità assegnate.

Funzionalità chiave per noi: Gantt e Progetto con ToDo
La funzionalità Gantt si è rivelata fondamentale per gestire attività sequenziali nei nostri processi interni. Inoltre, la gestione Progetto/ToDo ha avuto un impatto positivo nella pianificazione di molte attività, tra le quali la gestione delle scadenze delle licenze annuali che gestiamo in largo numero per i nostri clienti e nell’assegnazione dei task.

Adattamento del team al cambiamento
Inizialmente, non tutti i membri del team sono stati pronti ad accogliere il cambiamento, ma perchè internamente non eravamo stati abbastanza bravi nel promuoverlo, ma con il tempo tutti hanno compreso il valore dello strumento, soprattutto nell’aiutare a ridurre i problemi di continuità operativa durante le assenze delle risorse.

Risultati

Oggi Twproject ci permette di avere benefici e miglioramenti:

• Maggiore visibilità sui progetti e sulle attività assegnate.
• Un notevole risparmio di tempo nella gestione dei task.
• Una panoramica chiara su chi richiede più interventi IT, permettendoci di bilanciare meglio le risorse.

“Uno dei progetti gestiti con successo grazie a Twproject è stato quello delle licenze annuali: grazie alla lista ToDo e al planner, siamo riusciti a garantire continuità operativa anche in caso di assenze del personale, poiché tutte le scadenze erano inserite come ToDo nei relativi progetti.”

Visione chiara e completa dei progetti in corso, con il monitoraggio continuo delle attività assegnate

Twproject ci ha permesso di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento dei progetti e delle attività assegnate a ogni membro del team. Grazie a una visione completa delle risorse e delle scadenze, possiamo prendere decisioni più informate e tempestive, ottimizzando la gestione e l’efficienza del nostro lavoro.

“Twproject ci ha dato una visibilità totale sui progetti in corso e sulle attività assegnate. Ora possiamo monitorare facilmente lo stato di avanzamento di ogni progetto, assegnare compiti con maggiore precisione e intervenire tempestivamente se qualcosa non va come previsto.”

Un notevole risparmio di tempo nella gestione dei task

L’automazione delle operazioni ripetitive e la centralizzazione delle informazioni ci ha permesso di ridurre i tempi di gestione e di coordinamento. Ogni membro del team tramite la propria login ha accesso immediato alle informazioni, facilitando il flusso di lavoro senza inutili passaggi intermedi.

“L’automazione dei processi e la gestione centralizzata dei task ci ha permesso di ridurre significativamente il tempo impiegato per organizzare e assegnare le attività. Grazie a Twproject, ora possiamo concentrarci maggiormente sul lavoro operativo, piuttosto che sulla ricostruzione dello stato di avanzamento”

Una panoramica chiara su chi richiede più interventi IT, permettendoci di bilanciare meglio le risorse

Con la gestione centralizzata dei ticket, abbiamo ora una visione chiara delle necessità e priorità IT, questo ci ha permesso di ottimizzare l’allocazione delle risorse.

“Con Twproject la gestione e tracciabilità centralizzata dei ticket IT ci ha fornito una panoramica chiara delle necessità e delle priorità, consentendoci di ottimizzare l’allocazione delle risorse.”

Bilancio finale

L’adozione di Twproject ha portato Euroricambi Group a superare le sfide legate alla gestione frammentata dei progetti, migliorando visibilità, efficienza e controllo. Grazie alla centralizzazione dei dati, alla gestione dei ticket IT e all’automazione dei task, l’azienda ha risparmiato tempo prezioso, ottimizzando risorse e migliorando la pianificazione. L’implementazione graduale ha permesso al team di adattarsi efficacemente, garantendo continuità operativa anche durante le assenze. In sintesi, Twproject ha trasformato il modo di lavorare, portando a una gestione più efficiente e organizzata.

Consigliamo Twproject alle aziende IT che gestiscono progetti a medio termine e che necessitano di un sistema solido e strutturato per organizzare il lavoro quotidiano e ottimizzare i processi di lavoro.

Questo strumento ci dà quella mano in più quotidiana nell’organizzazione interna, permettendoci di gestire i progetti con maggiore efficienza e chiarezza.