Workload di progetto

Gestire il workload di progetto significa assegnare la giusta quantità di compiti ad ogni membro del team.

Apparentemente sembrerebbe un compito facile, ma si tratta di uno dei compiti più critici che un project manager deve affrontare.

Infinite le insidie che si nascondono dietro il workload di progetto, pericoli che vanno evitati ad ogni costo se non si vuol far deragliare l’intero progetto.

Vediamo quindi in questo articolo di cosa si tratta, provando ad entrare un po’ più nel dettaglio.

Che cos’è il workload di progetto?

Il workload di progetto è il processo di distribuzione e gestione efficiente del lavoro all’interno del team.

Se eseguita correttamente, la gestione del carico di lavoro massimizza le prestazioni dei dipendenti ed evita la confusione, lasciando il project manager e il team soddisfatti anziché sopraffatti.

Inoltre, i membri del team si sentiranno sicuri del loro volume di lavoro e forniranno risultati di qualità superiore a un ritmo più veloce.

Non è una sorpresa, infatti, che la maggior parte dei dipendenti affermino di sentirsi meno impegnati quando sono stressati.

Ecco quindi 5 suggerimenti per una corretta gestione del carico di lavoro in un progetto.

Workload di progetto: Valutare il carico di lavoro attuale e le capacità del team

Prima che il progetto inizi, è importante valutare la situazione attuale del team:

• Alcuni membri sono impegnati in altri progetti?
• Quali altre attività quotidiane devono seguire?
• Ci sono periodi di tempo in cui alcune risorse non saranno presenti?

È fondamentale capire quindi, di una giornata lavorativa, quanto le tue risorse sono in grado di dedicare ai progetti, conoscere le risposte a queste domande è utile per distribuire e gestire equamente il carico di lavoro.

Avere questa conoscenza permette di capire quanto ogni membro del team può effettivamente prendere in carico.

Le seguenti azioni possono aiutare ad organizzare meglio il lavoro:

• Mettere insieme un elenco completo di progetti di cui il team è responsabile.
• Definire le attività routinarie che inevitabilmente riducono il tempo dedicato ai progetti.
• Determinare l’ambito e la tempistica del lavoro per ciascuno.
• Suddividere i progetti in attività e flussi di lavoro più piccoli, cioè eseguire una work breakdown structure.
• Dare priorità al lavoro in base all’importanza e all’urgenza.

E’ chiaro quindi che il sistema che usiamo per mappare le attività del team debba tenere traccia non solo dei progetti ma anche delle attività routinarie e delle indisponibilità.

Workload di progetto: Allocare le risorse e suddividere i singoli carichi di lavoro

Una volta che si ha una panoramica di tutto ciò che il team deve fare, si può passare a capire chi lavorerà su cosa e quando.

L’allocazione delle risorse può aiutare a identificare e assegnare in modo efficace i membri del team disponibili.

Ecco cinque suggerimenti per mantenere i carichi di lavoro bilanciati e gestibili:

• Avere una data di inizio e una deadline per ogni attività.
• Assicurarsi di abbinare le persone giuste, in base a competenze, disponibilità ed esperienze, a ogni attività.
• Includere il team nella pianificazione così da permettere loro di conoscere meglio le proprie responsabilità e carichi di lavoro.
• Informare sempre la persona sul perché le viene assegnato un compito particolare: questo è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento e impostare le aspettative fin dall’inizio.

Completare questa attività manualmente, integrando un nuovo progetto alle attività esistenti avendo chiaro immediatamente su la risorsa è in grado di completarla nei tempi previsti è forse la parte più complicata.

Noi di Twproject abbiamo integrato il calcolo del valore medio di carico direttamente nell’assegnazione, in modo tale che questa informazione sia immediatamente visibile e risolvibile.

Workload di progetto: Monitorare il carico di lavoro e cambiarlo secondo necessità

Anche i piani e le tempistiche dei migliori progetti possono incontrare ostacoli e per questo il project manager deve essere pronto ad apportare modifiche in tempo reale prima che le scadenze travolgano il progetto.

Per tenere traccia di come ogni membro del team sta gestendo i propri carichi di lavoro attuali, una buona prassi è quella di organizzare regolari check-in 1-1 con ogni dipendente per avere aggiornamenti.

Se questi controlli rivelano che un membro del team si sente sovraccarico, è importante valutare nuovamente il carico di lavoro e vedere chi nel team potrebbe avere ancora disponibilità.

Quando si riassegnano le attività, il project manager deve comunicare le modifiche all’intero team in modo che tutti capiscano il perché del cambiamento.

Per la gestione complessiva del carico di lavoro è consigliabile seguire la regola 80/20.

Secondo questo principio, le persone dovrebbero essere assegnate a compiti specifici solo per l’80% del loro tempo, mentre il restante 20% sarà utilizzato per le regolari attività routinarie come rispondere alle telefonate, alle e-mail, partecipare alle riunioni, ecc.

 Workload di progetto: Utilizzare un software di project management

Ricapitolando quello che il project manager deve fare è prima di tutto avere chiara la disponibilità delle risorse, poi assegnare le attività con deadline prefissate e carichi accettabili ed infine mantenere una visibilità costante dell’avanzamento dei progetti per avere chiaro quando e dove intervenire per un eventuale aggiustamento.

Tutto questo richiede molto tempo se eseguito manualmente.

Ma un buon software di project management permette di avere tutti i dati salvati in un sistema e di aggiornare automaticamente il workload di progetto in caso di cambiamenti.

Twproject offre tutti gli strumenti per avere un carico delle risorse ottimizzato e facile da aggiornare, dandoti la possibilità di gestire tutti i tipi di attivtà che compongono la tua giornata lavorativa, attività routinarie, di progetto o magari spot.

Gestendo anche le indisponibilità il quadro del tempo disponibile è completo.

Con Questi dati Twproject potrà dirti se la risorsa è carica o meno, se è in grado di eseguire il compito assegnato nei tempi previsti, ed anche di suggeriti una eventuale data di fine realistica.

Per concludere, una gestione corretta del workload di progetto aiuta a utilizzare le risorse in modo più efficiente all’interno del team o dell’organizzazione.

Scegliendo un buon strumento di project management sarà possibile non solo gestire in maniera ottimale il carico di lavoro di ogni membro del team, ma anche monitorare l’andamento del progetto in generale.