I work package: cosa sono e che rapporto hanno con la wbs

I work package, cosa sono e che rapporto hanno con la WBS? È quello che vogliamo provare a spiegarti con questo articolo.

Un work package è un gruppo di attività correlate del project management.

Queste attività vengono raggruppate insieme per creare una sorta di mini-progetto all’interno di un progetto.

I work package, in altre parole, sono l’unità di lavoro più piccola in cui un progetto può essere suddiviso durante la creazione della struttura di scomposizione del lavoro, la cosiddetta WBS.

Cosa sono i Work Package di un progetto

Un pacchetto di lavoro viene generalmente deciso in virtù delle seguenti caratteristiche che le attività possono avere in comune:

• Natura del lavoro coinvolto (es. Marketing, finanza, ecc.)
• Risultati delle attività
• Posizione geografica in cui si svolgono le attività
• Ora in cui le attività saranno completate
• Tecnologia o materiali che verranno utilizzati
• Capi squadra in carica
• Stakeholder specifici

Mettendo insieme le attività correlate, un work package diventa un elemento più facile da capire per il team di progetto.

I membri del team sono così in grado di vedere la connessione tra diversi filoni di attività e concentrarsi su quelli che si applicano a loro.

Come parte di un programma di scomposizione del lavoro – work breakdown structure WBS -, l’utilizzo di pacchetti di lavoro fornisce un maggiore livello di chiarezza poiché ogni blocco di attività connesse può essere facilmente visualizzato.

Per distinguere ciò che è un work package da un vero e proprio progetto a sé stante, bisogna guardare ai risultati.

Ogni pacchetto di lavoro è sempre e solo un elemento di qualcosa di più grande, quindi i suoi risultati saranno direttamente correlati alla promozione degli obiettivi del progetto complessivo.

Facciamo un esempio: se si aggiunge una nuova funzionalità a un prodotto tecnologico, come ad esempio un software di gestione dei progetti, potrebbero esistere diversi pacchetti di lavoro relativi al suo sviluppo, fra cui:

• Design
• Sviluppo
• Test
• Integrazione
• Lancio

Con Twproject puoi creare la WBS in modo semplice, dal livello più alto fino ai singoli work-packages.

All’interno di ciascuno di questi pacchetti ci sarà un’ampia varietà di attività diverse. Organizzando, però, le attività correlate insieme, diventerà più facile comunicare con i team responsabili e impostare traguardi e scadenze per gestire meglio il percorso critico dell’intero progetto.

L’utilizzo di work packages fornisce anche un punto di riferimento per descrivere e gestire le diverse metriche relative ad un progetto, come:

• Budget: sapere quanto è dedicato a ciascuna area e quanto questo viene rispettato.
• Scadenze: quanto vengono rispettate e se alcune aree stanno causando più ritardi di altre.
• Rischi: cosa deve essere controllato per sapere dove e quanto è probabile la presenza di problemi.
• Priorità: l’importanza di varie aree e ciò su cui è necessario concentrarsi prima.
• Stakeholder: sapere chi deve essere tenuto aggiornato sui diversi aspetti dell’attività.

Perché i work package sono importanti?

Suddividendo un progetto in work package, lo sviluppo di Work Breakdown Structures diventa più semplice e i project manager avranno un livello di controllo più preciso sulle varie attività.

Altri vantaggi includono:

• I work package consentono di eseguire un lavoro simultaneo da parte di più team su diversi componenti di un progetto. Ogni squadra segue le attività definite per il pacchetto di lavoro in questione e le completa entro la scadenza specificata.
• Una volta che i team hanno terminato i loro work package individuali, l’intero progetto si riunifica con una perfetta integrazione. Il completamento di un pacchetto di lavoro è spesso supervisionato da una persona specifica che può essere il project manager stesso o un supervisore assegnato ad hoc.
• Anche se i costi sono stimati a livello di attività, queste stime vengono aggregate a livello di pacchetto di lavoro, dove vengono misurate, gestite e controllate.
• Per ogni pacchetto di lavoro, è possibile determinare i costi diretti del lavoro, i costi diretti per materiale, attrezzature, viaggi, servizi contrattuali e altre risorse non personali, nonché i costi indiretti associati. I singoli costi di tutti i pacchetti di lavoro vengono quindi aggregati per arrivare alla baseline dei costi autorizzati o al budget autorizzato per il progetto.

Misurazione delle prestazioni dei work package

Le prestazioni di un work package possono essere misurate mediante la tecnica di misurazione della gestione del valore guadagnato, earned value management.

Questa integra l’ambito del progetto, i costi e le misure di pianificazione per aiutare il team a valutare e misurare le prestazioni e il progresso del progetto.

Richiede la preparazione di una linea di base rispetto alla quale è possibile misurare le prestazioni dei pacchetti di lavoro per la durata del progetto.

La gestione del valore guadagnato sviluppa e monitora tre dimensioni chiave per ogni pacchetto di lavoro:

• Valore pianificato: il valore pianificato è il budget autorizzato assegnato al lavoro da svolgere per il pacchetto di lavoro.
• Valore realizzato: il valore realizzato è il valore del lavoro svolto espresso in termini di budget approvato assegnato al pacchetto di lavoro.
• Costo effettivo: il costo effettivo è il costo totale effettivamente sostenuto e registrato per l’esecuzione del lavoro eseguito per un pacchetto di lavoro.

Le linee guida per preparare un work package

Quando si scompone una WBS al livello di pacchetti di lavoro, i nodi WBS potrebbero essere scomposti a livelli estremi, sprecando tempo e rendendo il progetto difficile da comprendere, gestire e modificare.

Ci sono molti fattori da considerare quando si decide fino a che punto scomporre la WBS, ma i più importanti sono:

• I pacchetti di lavoro dovrebbero essere sufficientemente piccoli da poter essere stimati in termini di tempo e costi.
• Il project manager e il team di progetto dovrebbero essere certi che l’attuale livello di dettaglio fornisca informazioni sufficienti per procedere con le attività successive.
• I pacchetti di lavoro dovrebbero essere abbastanza piccoli da essere assegnati a una singola persona o un gruppo che può essere ritenuto responsabile dei risultati.
• Sebbene questo possa differire da progetto a progetto, la maggior parte dei project manager concorda sul fatto che la regola 8/80 può essere applicata per misurare un work package. Questa regola dice che nessun pacchetto di lavoro dovrebbe essere inferiore a 8 ore e superiore a 80 ore.
• I work package possono trovarsi a diversi livelli nella gerarchia WBS. I project manager non dovrebbero forzare artificialmente la WBS in una struttura in cui tutti i pacchetti di lavoro si trovino allo stesso livello gerarchico. Ciò, infatti, si potrebbe tradurre in problemi che sorgono con il progredire del progetto, come dettagli forzati o un controllo insufficiente dove se ne ha veramente bisogno.

Inizia subito

Per i project manager, l’utilizzo efficace dei work package è essenziale in quanto consente di differenziare e delegare facilmente le attività necessarie alla realizzazione di un progetto, ecco perché farsi aiutare da un software di gestione progetti è fondamentale.

Un software come Twproject, gestendo  i work packages, consente di suddividere un progetto in parti più gestibili in modo che né il project manager né il team siano sopraffatti dalle dimensioni dell’attività intrapresa.