Troppi reparti, troppe attività in corso: come strutturare i progetti complessi nelle aziende di produzione

In un’azienda di produzione, un progetto complesso non è mai una questione di un solo reparto.

Progettazione, acquisti, produzione, logistica, qualità: ogni fase coinvolge competenze diverse, tempistiche diverse, responsabili diversi.

Quando la struttura non è chiara fin dall’inizio, l’energia del team si disperde, e i problemi emergono sempre nel momento peggiore.

Se questo scenario ti è familiare perché fatichi a tenere allineati i diversi team all’interno di un progetto condiviso, sappi che esistono metodi e strumenti corretti per affrontare il problema. Continua a leggere e li scoprirai.

La buona notizia è che esiste un approccio che funziona, indipendentemente dalla complessità del progetto. Si chiama Work Breakdown Structure, e con gli strumenti giusti diventa un modo concreto per tenere tutto sotto controllo.

Con il termine Work Breakdown Structure, o WBS si intende una processo per decomporre gerarchicamente il lavoro che il team deve eseguire. Il tutto è orientato al risultato, ai deliverables, ma suddividendo il progetto in blocchi gestibili che possono essere stimati e controllati (anche) in modo indipendente.

Il progetto ti sembra ingestibile? Forse il problema è come è strutturato

La complessità non è il nemico. Il problema sorge quando questa complessità non è organizzata: un progetto in cui tutti sanno che c’è molto da fare, ma nessuno ha una visione chiara di chi fa cosa, in quale ordine e con quali tempi.

Per affrontare meglio un progetto articolato il segreto è scomporlo in fasi e sotto-fasi utilizzando una Work Breakdown Structure (WBS), al fine di trasformare un unico grande obiettivo in una serie di unità gestibili.

Ogni fase ha un inizio, una fine, un responsabile e delle dipendenze chiare con le fasi precedenti e successive. Questo non semplifica il lavoro in sé, ma lo rende leggibile: e un progetto leggibile è un progetto governabile.

Ecco un esempio di come appare una WBS per un progetto di un’azienda di produzione:

• Fase 1 – Progettazione (Ufficio tecnico)
  • Analisi dei requisiti
  • Sviluppo concept e specifiche tecniche
  • Approvazione interna
• Fase 2 – Approvvigionamento (Acquisti)
  • Richiesta offerte fornitori
  • Ordine materiali e componenti
• Fase 3 – Produzione (Reparto produzione + Qualità)
  • Preparazione attrezzature
  • Lavorazione e assemblaggio
  • Controllo qualità
• Fase 4 – Consegna (Logistica + Ufficio tecnico)
  • Imballaggio e preparazione spedizione
  • Consegna al cliente
  • Collaudo e accettazione

Come si costruisce una WBS di un progetto di produzione senza dimenticare nulla

Se pensi che la WBS di progetto potrebbe essere un buon metodo di progettazione per la tua azienda di produzione, ma temi che non sia semplice da realizzare, sappi che con i giusti strumenti non dovrai temere complicazioni.

Con Twproject, ad esempio, la costruzione della WBS è guidata attraverso campi strutturati e compilabili: per ogni fase e sotto-fase è possibile definire nome, descrizione, durata, responsabile, budget, dipendenze e priorità.

Questa struttura è un grande aiuto visivo, ma è anche è un modo per assicurarsi che nessun dato rilevante venga omesso, specialmente nei progetti complessi dove è facile perdere di vista i dettagli nelle fasi intermedie.

Ma c’è di più: se utilizzi Twproject, una delle piattaforme di gestione progetti più apprezzate dalle aziende di produzione italiane, trasformi velocemente la WBS e in un Gantt di progetto.

Infatti, WBS e diagramma di Gantt sono due viste complementari della stessa struttura: si può costruire la WBS dalla vista ad albero e vederla automaticamente tradotta in Gantt, oppure lavorare direttamente sulla timeline del Gantt e ritrovarsi la struttura gerarchica già aggiornata.

Su Twproject questi strumenti si aggiornano in tempo reale l’uno con l’altro, senza bisogno di riconciliazioni manuali.

Come non ricominciare da zero per ogni nuova commessa

Nelle aziende di produzione che gestiscono commesse tipologicamente simili — stessa tipologia di prodotto, stesso flusso di fasi, stessi reparti coinvolti — ricostruire la WBS da zero ogni volta è un’attività che consuma tempo senza generare valore.

Twproject permette di clonare un progetto esistente, o una fase di esso, replicandone l’intero contenuto o solo le parti che interessano. Se gestisci progetti ricorrenti, In questo modo potrai:

• mantenere o azzerare le assegnazioni
• adattare le date al nuovo contesto
• copiare eventuali documenti, costi, ToDo
• decidere se la struttura copiata sarà autonoma o parte di un altro progetto

In alternativa, è possibile creare template di progetto veri e propri, ossia strutture predefinite, già validate sul campo, che diventano il punto di partenza standard per ogni nuova commessa dello stesso tipo. Con il tempo, i template si affinano: ogni progetto completato è un’occasione per migliorare il modello di partenza e incorporare le lezioni apprese.

Quando la stagionalità non ammette errori: il caso Alpego

Ti offriamo ora l’esempio di un caso reale, basato sull’intervista svolta ad Alpego, un’azienda di produzione che utilizza Twproject per strutturare e gestire i suoi progetti.

All’inizio l’azienda, leader nella produzione di macchinari agricoli, si trovava a gestire una sfida ricorrente: la stagionalità elevata rendeva ogni ritardo potenzialmente devastante. Prima di Twproject, la mancanza di una visione integrata tra planning e consuntivo rendeva impossibile fare stime precise.

Perdere una stagione significava accumulare ritardi e compromettere gli obiettivi a lungo termine. Per questo motivo i responsabili dell’ufficio tecnico cercavano una soluzione che offrisse una visione chiara e integrata.

Con Twproject, Alpego ha definito strutture di progetto con fasi precise e scadenze chiare, estendendo progressivamente l’uso del tool dalla fase di progettazione a quella di industrializzazione. Il risultato è stato una pianificazione più accurata, risorse meglio distribuite e reparti allineati in modo continuo:

La struttura di progetto ben definita, come mostra questa esperienza, è anche la base per tutto il resto: il monitoraggio dei costi, il controllo del carico di lavoro e la visibilità in tempo reale, tutti temi fondamentali per la gestione dei progetti nelle aziende di produzione.

Inizia dal progetto pilota, non dall’intera azienda

Introdurre una nuova modalità di strutturazione dei progetti nella tua azienda di produzione non richiede di cambiare tutto dall’oggi al domani. Il modo più efficace è partire da un progetto rappresentativo — una commessa con la complessità tipica della tua realtà — e configurarlo su Twproject con il supporto di un tutor esperto del settore.

I nostri tutor conoscono le sfide specifiche delle aziende di produzione: stagionalità, reparti multipli, risorse condivise, commesse ricorrenti. Prenotando una dimostrazione gratuita, ti insegneranno a configurare Twproject sulla struttura reale dei tuoi progetti: WBS, template, responsabilità e dipendenze: con noi potrai impostarle agilmente e specificamente per il tuo contesto.

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