Nelle aziende di produzione, i progetti non aspettano. Una commessa in ritardo, una risorsa sovraccarica, un costo che sfora il budget: in altre parole ogni problema che emerge tardi costa il doppio, in tempo e in denaro.
Eppure, in molte realtà, il monitoraggio avviene ancora a posteriori: riunioni di aggiornamento settimanali, strumenti e gestionali misti aggiornati a mano, email con allegati che nel frattempo sono già obsoleti.
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Anche se si possiedono dati e informazioni, questi sono sparsi, difficili da leggere e disponibili solo a chi sa dove cercarli. Il risultato è che i manager prendono decisioni con informazioni incomplete, e i team lavorano senza una visione chiara di dove si trova il progetto rispetto agli obiettivi.
Ciò si traduce in ritardi nelle consegne ma soprattutto in sprechi di denaro e risorse. Ciò che ti serve è un metodo di controllo e gestione, reso possibile da uno specifico strumento. Vediamolo insieme.
Chi sa davvero a che punto sono i progetti?
Se sei leader in un’azienda di produzione, sai bene che la complessità è la norma, in particolare per i seguenti motivi:
- le aziende gestiscono più commesse in parallelo
- le risorse all’interno dei progetti sono divise tra reparti diversi, con ritmi e orari diversi
- le fasi di lavorazione, anche se gestite da personale diverso, sono interdipendenti e richiedono visione d’insieme
- i clienti e gli stakeholder, infine, chiedono di essere aggiornati e di poter monitorare lo stato di avanzamento dei lavori.
In questo contesto, il rischio più comune non è che le cose vadano male, ma piuttosto che nessuno se ne accorga in tempo. Il nostro suggerimento qui è di dotarsi di un valido strumento che automatizzi le attività di accorpamento e analisi dei dati.
Twproject affronta questo problema con un sistema di dashboard personalizzabili — chiamate anche cruscotti — che diventano la home page di ogni utente al momento del login. Non si tratta di un report statico: è una vista in tempo reale, configurata sulle esigenze specifiche di chi la consulta.
Ogni ruolo ha la sua vista specializzata e personalizzabile. Eccone alcuni esempi:
| Ruolo | Cosa vede nella sua dashboard |
|---|---|
| Project Manager | Carico del team e stato dei progetti in gestione |
| Responsabile di produzione | Milestone imminenti e task in ritardo |
| Controller | Costi consuntivati rispetto al budget per ogni progetto |
Il PM vede il carico del suo team e lo stato dei progetti che gestisce. Il responsabile di produzione vede le milestone imminenti e i task in ritardo. Il responsabile dei costi di progetto vede i costi consuntivati rispetto al budget. Ognuno vede quello che gli serve, senza dover navigare tra schermate diverse o chiedere aggiornamenti ai colleghi.
Riunioni di avanzamento: da aggiornamenti estenuanti a momenti decisionali
Quante ore alla settimana vengono dedicate a riunioni di stato di avanzamento dei lavori in cui si raccolgono aggiornamenti che potrebbero essere già disponibili in un sistema? E quante decisioni vengono rinviate perché i dati non sono pronti, o non sono aggiornati, o non sono nella forma giusta per essere discussi?
Con le dashboard di Twproject, i dati di progetto sono sempre pronti e aggiornati in tempo reale man mano che le risorse registrano le ore, completano le attività e segnano i progressi.
Questo trasforma radicalmente le riunioni di avanzamento: non si passa più il tempo a raccogliere informazioni, ma bensì a discuterle e a prendere decisioni, risparmiando una mole notevole di tempo prezioso.
Se durante l’incontro emerge la necessità di ripianificare una fase o redistribuire le risorse, è possibile farlo direttamente sulla piattaforma, con l’impatto propagato automaticamente a tutto il team tramite notifiche.
In questo caso, la dashboard dedicata al Project Manager mostra in un colpo d’occhio il carico del team, i progetti aperti e un riepilogo di tutte le attività in corso. Quella per supervisor e stakeholder include un widget di riepilogo dei task aperti, quasi completati o in ritardo — esattamente il tipo di vista che serve per condurre una riunione efficace senza preparazioni elaborate.
A ogni ruolo le giuste informazioni: come configurare dashboard utili
Un operativo di reparto non ha bisogno di vedere il budget complessivo della commessa. Un direttore di produzione non ha bisogno di vedere i ToDo, ossia le micro attività. del singolo assemblatore. Eppure, in molti sistemi, tutti vedono tutto o in alternativa nessuno vede niente di utile.
Twproject permette di creare cruscotti dedicati per ogni profilo. Vediamone alcuni:
1. la pagina Get Things Done è pensata per chi lavora sulle attività operative e mostra i progetti aperti, i ToDo assegnati, l’agenda e le attività più recenti.
2. La pagina Project Manager aggiunge la vista del carico del team e il riepilogo delle cose da fare su più progetti.
3. La pagina Supervisor e Stakeholder offre una visione d’insieme sui task critici, con filtri per isolare quelli in ritardo o a rischio. Questa vista è fondamentale per chi non ha bisogno di conoscere i dettagli minuziosi dei progetti, ma di guardare la situazione di avanzamento e quella finanziaria dall’alto, traendone le fila.
Nota bene! Ogni cruscotto è personalizzabile: i widget possono essere aggiunti, rimossi e riposizionati secondo le preferenze di ogni utente. Gli amministratori possono inoltre bloccare alcuni widget comuni a tutti e ciò è utile per garantire che certe informazioni siano sempre visibili a prescindere dalle personalizzazioni individuali. Il risultato è un sistema in cui ogni persona trova, al momento del login, esattamente le informazioni di cui ha bisogno per iniziare a lavorare.
Un caso reale: Defremm S.p.A.
Defremm S.p.A. è un’azienda italiana di produzione specializzata nello stampaggio a freddo di pezzi in acciaio, alluminio, rame e ottone.
Prima di adottare Twproject, la gestione dei progetti avveniva su fogli Excel (!): il Gantt veniva aggiornato colorando le celle manualmente, e spesso le persone coinvolte dimenticavano di farlo. Il risultato era l’impossibilità di avere dati chiari e aggiornati, con riunioni che si trasformavano in sessioni di raccolta informazioni invece che di decisione.
Dopo l’adozione di Twproject, Defremm ha configurato modelli di progetto “master” per ogni tipologia di campionatura — strutture predefinite con assegnatari e fasi già impostate, personalizzabili in pochi click sulle nuove commesse.
Le dashboard hanno reso immediatamente visibili sforamenti di date, milestone in arrivo, budget e worklog in eccesso. Nelle parole di Luca Missaglia, Responsabile Ufficio Tecnico e PM:
«Twproject ci ha permesso di arrivare alle riunioni con maggior preparazione in termini di: tempi di lavoro ottimizzati, chiarezza nella pianificazione, stato di avanzamento, milestone chiave impostate, tempi stimati chiari e assegnazioni di risorse bilanciate.»
E ancora:
«Progressivamente, mentre i progetti si evolvono, grazie a Twproject, tutte le variazioni e le relative conseguenze sono disponibili in tempo reale a tutti e soggette a discussione istantanea, consentendoci di condurre piani dettagliati con precisione.»
Vuoi vedere come funziona sulla struttura dei tuoi progetti di produzione?
Per configurare le dashboard giuste è importante capire chi usa il sistema, con quale frequenza e per prendere quali decisioni.
Adottare lo strumento giusto è la chiave per iniziare a risparmiare sui tempi di monitoraggio delle attività, a tutti i livelli aziendali.
I nostri tutor esperti di produzione possono mostrarti come configurare Twproject sulla tua struttura reale: cruscotti già progettati per PM, responsabili di reparto e direzione, e ulteriormente personalizzabili con i widget più utili per il tuo contesto specifico.
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