Il time reporting è un componente critico del project management.
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Il monitoraggio del tempo consente di tenere traccia delle ore trascorse sulle singole attività e sul progetto nel suo insieme.
E il modo migliore per tenere traccia del tempo è attraverso un software di project management.
Vediamo in questo articolo di capire meglio come funziona.
Perché usare un software per il time reporting?
Come visto prima, il monitoraggio del tempo consente di tenere traccia delle ore impiegate per ogni singola attività e per il progetto in generale.
Questa visibilità aiuta a valutare l’accuratezza delle stime di lavoro e l’efficacia dei dipendenti.
Il time reporting all’interno di un software di gestione dei progetti dovrebbe consentire ai membri del team di aggiungere facilmente voci di tempo alle attività.
Dopo che il tempo è stato registrato, il software dovrebbe anche consentire di visualizzare e stampare i report sulle tempistiche.
Queste funzionalità consentiranno di tenere traccia del carico di lavoro dei membri del team e di comunicare informazioni precise alle parti interessate.
Un software permette di gestire il tempo in modo incredibilmente facile senza gravare con lavoro aggiuntivo e non solo… Sapevi ad esempio che è anche possibile non solo monitorare chi usa effettivamente il software, ma anche motivare con Gadget l’uso dello stesso?
Come funziona il time reporting in un software?
Sembrerà strano ma molte delle domande che ci arrivano da voi riguardano aspetti che per noi sono scontati, come: “ma per tenere conto del tempo devo fare tutto a mano?” oppure “Come faccio a capire velocemente se il progetto è in linea con le previsioni temporali?” (a chi ha fatto questa domanda potrebbe anche interessare questo articolo su come calcolare l’avanzamento dei progetti).
Vi chiediamo scusa se tante volte diamo per scontate queste risposte. Proviamo qui a spiegare in modo più semplice alcuni passaggi.
1. Aggiunta di voci di tempo
Idealmente, un software di project management consentirà di scegliere il modo di inserire voci di orario che più si adegua al modo di lavorare delle risorse, si potrà per esempio inserirle manualmente, utilizzare un tracker automatico, o un inserimento contestuale alla chiusura delle attività.
Ci sono pro e contro per ogni opzione, quindi la soluzione migliore dipende dal progetto e soprattutto dalla risorsa.
Il monitoraggio manuale del tempo consente ai dipendenti di selezionare un’attività e inserire a mano il numero di minuti o ore di lavoro trascorse su di essa.
Il grande vantaggio di questo metodo è che il time tracking può essere completato rapidamente e in qualsiasi momento, senza doversi ricordare di attivare e disattivare un timer.
L’alternativa è utilizzare un tracker per registrare automaticamente il tempo speso su ogni attività.
I dipendenti faranno semplicemente clic su un pulsante del software quando iniziano un’attività e quindi mettono in pausa o arrestano il timer ogni volta che interrompono il lavoro.
2. Tracciamento delle ore
Un software di project management dovrebbe essere in grado di mostrare le work hours in diversi modi:
- Per attività: questa visualizzazione consente di gestire il lavoro a un livello dettagliato e permette di individuare quali compiti stanno superando il budget o stanno subendo un ritardo.
- Per progetto: consente di vedere il quadro generale e permette di valutare rapidamente lo stato di avanzamento e le prestazioni del progetto.
- Per dipendente: permette di monitorare e valutare la produttività e il carico di lavoro a livello individuale. Soprattutto se i collaboratori sono pagati a ore, questa misura diventa particolarmente critica, ma è utile anche per i dipendenti stipendiati. Ad esempio, è possibile confrontare il tempo impiegato da due diversi dipendenti per completare attività simili. Se uno ha impiegato molto più tempo, potrebbe indicare che l’altro ha scoperto un modo migliore per fare le cose o che il primo dipendente ha bisogno di più formazione. E ancora, può essere usato per monitorare e snellire il carico di lavoro. Se uno dei dipendenti ha registrato 60 ore di lavoro e un altro solo 20 ore, potrebbe essere necessario ridistribuire le attività.
3. Creazione di report
Esistono due tipi di report che il software di gestione dei progetti dovrebbe essere in grado di creare:
- Schede attività
- Report temporali
Le schede attività consentono ai singoli dipendenti di avere una rapida panoramica delle attività su cui hanno lavorato durante una determinata settimana e delle work hours trascorse lavorando su ciascuna di esse.
Queste schede attività dovrebbero includere:
- Attività su cui il dipendente ha abilitato il monitoraggio del tempo durante la settimana selezionata,
- Compiti assegnati al dipendente, che erano programmati per la settimana selezionata,
- Qualsiasi attività che il dipendente sceglie di aggiungere manualmente alla scheda attività.
Il vantaggio di una scheda attività è che questa permette ad ogni singolo collaboratore di monitorare facilmente i propri progressi.
Inoltre, fornisce un luogo centralizzato per vedere su cosa devono concentrarsi ogni settimana e come stanno andando i loro progressi verso ciascuna di queste attività.
I report temporali sono un tipo di documentazione interessante per il project manager ed altre parti interessate.
Questi dovrebbero essere visualizzabili all’interno del software ed essere scaricabili come file CSV o PDF.
Inoltre, i report orari dovrebbero essere personalizzabili in modo da poterli distinguere per attività, progetti, dipendenti e/o periodi di tempo selezionati.
La scelta dello strumento giusto
A questo punto vi starete chiedendo perché usare un software di project management invece di un semplice time tracker.
La risposta è molto semplice, integrando l’inserimento del tempo nel software di gestione progetti, dove avrai inserito tutti i progetti aziendali, i costi di progetto, le attività, sarai in grado di avere una visione d’insieme di come stia andando il progetto.
Le ore lavorate sono il tassello ultimo che permette al project manager di capire, se budget e stime sono corrette o se un progetto per esempio richiede una ri-pianificazione.
Time monitoring non è semplicemente avere una dashboard bella da vedere, ma permette di osservare come il tempo di lavoro del team è distribuito.
Per scegliere lo strumento che soddisfi effettivamente le aspettative, è necessario sapere quali sono i requisiti di un progetto.
Ecco a quali domande bisogna rispondere:
- Cosa si sta cercando di ottenere?
- Il software mi da flessibilità di inserimento ma anche strumenti di monitoraggio e report?
Nella maggior parte delle organizzazioni, i software per il monitoraggio del tempo sono diventati strumenti vitali, in grado di fornire ai leader informazioni per rendere il lavoro più efficiente.
Sebbene il processo di avvio del rilevamento del tempo possa essere complicato inizialmente, i benefici a lungo termine diventeranno presto evidenti sia per i project manager che per i membri del team.
La semplicità di Twproject in relazione alla gestione dei timesheet ha aiutato l’adozione da parte degli utenti poiché il team di Advance ha trovato semplice tenere traccia del proprio tempo
In conclusione, il time reporting costituisce la base per aumentare la produttività sul lavoro poiché è possibile ottimizzare solo ciò che si misura.
Resta inteso che il modo migliore per capire è quello di provare a fare! Perché non provi Twproject gratuitamente?