Tecnica del timeboxing: vantaggi e controindicazioni

Per comprendere cos’è il timeboxing è necessario fare delle riflessioni e rivolgere il nostro pensiero ad una normale giornata di lavoro.

Qual è l’approccio standard quando si ha una lista di cose da fare?

La maggior parte delle persone, così come la maggior parte dei project manager, sceglie un’attività con cui iniziare e ci lavora fino al completamento.

Non è permesso passare a nient’altro fino a quando quel primo compito non sarà terminato con successo.

Solo in seguito si sceglierà un’altra attività e si ripeterà nuovamente il processo.

Questo è il metodo standard di fare le cose, ma è davvero sempre il più efficace?

Che cosa succede se, per esempio, una delle attività nell’elenco delle cose da fare è così ampia e complessa che non si avrà la possibilità di lavorare a nient’altro durante un determinato periodo di tempo?

In questa situazione, la tecnica del timeboxing può aiutare a gestire meglio il tempo.

Che cosa è esattamente il timeboxing?

Già più volte abbiamo parlato della gestione del tempo nei progetti come ad esempio a proposito del metodo GTD oppure a proposito del time management o ancora quando parlammo dello smoothing, ma non abbiamo mai parlato della tecnica del timeboxing.

Il timeboxing è una tecnica molto semplice per gestire il tempo e diventare più produttivi.

L’idea è di assegnare un determinato periodo di tempo a un’attività in anticipo e quindi completare questa attività entro tale intervallo di tempo.

Un esempio concreto è pianificare un’agenda della riunione e determinare in anticipo per quanto tempo si vuole lavorare su ciascun argomento.

Durante la riunione si imposta quindi un timer e quando il tempo è scaduto, si passa all’argomento successivo.

Cosa rende efficace il timeboxing?

Il timeboxing è una tattica progettata per aiutare a rimanere concentrati e a compiere progressi significativi concentrandosi sul tempo anziché sulle attività stesse.

Questa tecnica è basata sul principio psicologico chiamato “Legge di Parkinson” che afferma che il lavoro si espande per riempire il tempo per il suo completamento.

Un esempio: se ci si concede una settimana per completare un’attività di due ore, questa attività aumenterà in maniera tale da riempire la settimana intera.

Potrebbe anche non riempire i tempi supplementari con più lavoro, ma solo con stress e tensione derivati dal doverlo fare.

Ecco perché ponendosi un limite di tempo, ci si concentra solo e solamente sullo svolgere l’attività.

Quali sono i vantaggi del timeboxing?

Ovviamente, il senso di urgenza autoimposto accennato sopra è uno dei maggiori vantaggi legati al timeboxing, ma questo approccio porta anche una serie di altri aspetti positivi, tra cui:

• Focus maggiore: il timeboxing aumenta il livello di attenzione quando si svolge un’attività. Le distrazioni non avranno spazio e la produttività aumenterà.
• Frequenti opportunità di rivalutazione: la maggior parte delle persone non si prende il tempo per valutare le proprie prestazioni fino alla fine della giornata lavorativa, nel momento in cui si guarda alla propria lista di cose da fare e si vede chiaramente quante ancora ne rimangono. Il timeboxing permette di analizzare e valutare il proprio lavoro quando il tempo è scaduto.
• Progetti meno stressanti: quando si ha a che fare con un progetto particolarmente complesso e ricco di attività, il lavoro può diventare intimidatorio. Il progetto sembra allungarsi infinitamente e ci si sente sopraffatti. Ecco come il timeboxing diventa utile in questi casi: è molto più facile pensare: “Lavorerò a quest’attività per un’ora”, piuttosto che pensare, “Lavorerò a quest’attività fino a quando non sarà finita”.

 Quanto è difficile implementare il Timeboxing?

Soprattutto quando si un metodo di lavoro che si concentra sulle attività piuttosto che il tempo, quanto sarà difficile capovolgere la prospettiva e utilizzare la tecnica del timeboxing?

Ecco i consigli per iniziare ad applicare il timeboxing nel proprio lavoro e, perché no, anche nella vita di tutti i giorni:

• Invece di iniziare con un progetto scoraggiante, selezionare un’attività o un lavoro relativamente piccolo e semplice, qualcosa che si può completare in un breve lasso di tempo e senza troppo stress. Nessuno infatti corre una maratona senza prima allenarsi in maniera incrementale.
• Allo stesso modo, impostare brevi intervalli di tempo quando si inizia ad adottare questa tecnica. La raccomandazione è di iniziare con 15 o 20 minuti per un’attività e, se possibile, di iniziare nella fase in cui si è più attenti, concentrati ed energici.
• Impostare un timer sul telefono o sul computer e, quando scade il tempo, rispettarlo e concludere il lavoro.
• Concentrarsi e forzarsi a lavorare, senza alcuna interruzione, per quel lasso di tempo predeterminato. Questa è probabilmente la parte più difficile e significa, in concreto, non rispondere al telefono, non guardare le mail, non navigare in internet e niente small talk con i colleghi.

Al termine, è importante valutare come sono andate le cose e apportare le dovute modifiche per la volta successiva.

Forse è davvero necessario controllare le mail durante l’attività? Forse rispondere al telefono è obbligatorio vista il ruolo aziendale ricoperto?

Seguendo questi passaggi e perfezionandoli con il tempo, sarà possibile implementare efficacemente la tecnica del timeboxing al proprio lavoro.

E’ importante però anche sottolineare che il timeboxing non è una cura miracolosa e non renderà automaticamente più produttivi ed efficienti.

Inoltre, non è adatto a tutti i tipi di attività o riunioni. Ad esempio, quando si tratta di attività creative o brainstorming, è necessario del tempo che spesso non può essere così limitato come nel caso del timeboxing.

È anche importante prestare sempre attenzione alla qualità dei risultati.

Non importa se con o senza timeboxing, l’obiettivo di ogni project manager, team di progetto ed organizzazione in generale, dovrebbe essere sempre un lavoro di alta qualità.