Ciò che non può mancare in un sano project management è la stima dei costi, elemento essenziale per il successo di un progetto, anche se spesso ingiustamente trascurato.
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Un budget mal progettato porta infatti a un’allocazione impropria delle risorse, aspettative irrealistiche e, potenzialmente, al fallimento.
Inoltre, la natura stessa di un progetto comporta rischi e i rischi a loro volta comportano costi imprevisti e problemi di gestione.
Per questo dunque appare chiaro che la stima dei costi nel project management è un compito arduo, e tuttavia una sfida interessante in cui cimentarsi.
Vediamo dunque di cosa si tratta e alcune tecniche per semplificarla.
Che cos’è la stima dei costi nel project management?
Nel campo della gestione dei progetti, la stima dei costi è il processo di previsione delle risorse finanziarie necessarie per completare un progetto entro un ambito definito.
Le stime iniziali vengono spesso utilizzate nella prima fase di pianificazione e possono determinare se un progetto verrà portato avanti o meno.
Una volta che un progetto è stato approvato, diventano necessarie stime dei costi più dettagliate per la determinazione del budget che sia in grado di allocare in modo appropriato le varie risorse durante il ciclo di vita.
Una stima completa dei costi dovrebbe includere sia i costi diretti che quelli indiretti.
Mettere insieme un budget che riduca i costi al minimo, massimizzando la qualità e la portata del progetto può essere difficile.
E tuttavia è importante compiere questa operazione con esattezza, e qui ti veniamo incontro con alcune tecniche da sfruttare.
4 tecniche di stima dei costi di progetto
Il modo esatto in cui i project manager completano una stima dei costi dipende da una serie di fattori.
Alcune organizzazioni, ad esempio, richiedono che tutti i progetti siano preventivati in base a politiche molto specifiche, mentre altri possono affidarsi all’esperienza stessa del project manager.
Di seguito, ecco quattro delle tecniche più comuni di stima dei costi nel project management:
1. Stima analoga
Attraverso la tecnica della stima analoga, un project manager calcola i costi previsti di un progetto in base ai costi noti associati a un progetto simile che è stato completato in passato.
Questo metodo di stima si basa su una combinazione di dati storici e del giudizio degli esperti che lavorano al progetto.
Poiché non esistono due progetti esattamente uguali, una stima analoga ha i suoi limiti.
In quanto tale, questa tecnica viene spesso utilizzata nelle prime fasi di pianificazione del progetto, quando una stima approssimativa può essere sufficiente.
O ancora, la stima analoga può essere utilizzata quando non sono disponibili molte informazioni dettagliate sul progetto in corso.
2. Stima parametrica
La tecnica di stima parametrica utilizza i dati storici e la modellazione statistica per assegnare un valore monetario a determinate risorse di progetto.
È un metodo molto più accurato della stima analoga vista precedentemente, ma richiede più dati iniziali per valutare accuratamente i costi.
Questa tecnica viene spesso utilizzata nel settore delle costruzioni e dell’edilizia.
Ad esempio: un direttore edile esperto potrebbe sapere che, mediamente, il metro quadrato di una nuova struttura costa un determinato importo.
Una volta che questo costo medio è noto, così come il margine di errore e la metratura del nuovo progetto, la stima parametrica consentirà di identificare un budget relativamente certo.
Attenzione però che in questo caso la fonte dei dati deve essere accurata altrimenti l’intera stima sarà erronea.
3. Stima bottom-up
Nella stima bottom-up, o dal basso verso l’alto, un progetto più ampio è suddiviso in una serie di componenti più piccole.
Il project manager stima quindi i costi in modo specifico per ciascuno di questi pacchetti di lavoro più piccoli.
Ad esempio, se un progetto include un lavoro che verrà suddiviso tra più reparti all’interno di un’organizzazione, i costi potrebbero essere suddivisi per dipartimento.
Una volta che tutti i costi sono stati stimati, questi vengono conteggiati e sommati in un’unica stima dei costi più ampia per il progetto nel suo insieme.
Poiché la stima dal basso verso l’alto consente a un project manager di esaminare in modo più dettagliato le singole attività all’interno di un progetto, questa tecnica consente generalmente un processo di stima molto accurato.
4. Stima a tre punti
Nella stima a tre punti, in base alle esperienze di progetti similari passati, si identificano tre stime separate per i costi associati a un progetto:
- Una stima “ottimista” (a), in cui idealmente il lavoro viene svolto spendendo i fondi nel modo più efficiente possibile;
- Una stima “pessimistica” (b), il caso peggiore, dove si lavora e si spendono i fondi nel modo meno efficiente in assoluto;
- Lo scenario “più probabile” (m), che in genere cade da qualche parte nel mezzo e rappresenta la stima più realistica.
Da questi tre numeri, attraverso formule precise, si ricavano la media ponderata e la deviazione standard:
E = (a + 4m + b) / 6
DS = (b – a) / 6
La deviazione standard viene utilizzata per stimare la probabilità.
Questa tecnica, se utilizzata correttamente, permette una stima molto accurata e, di conseguenza, una pianificazione dei costi di successo.
Con Twproject possiamo gestire e avere il controllo su tutti i nostri progetti incluso i costi preventivati in confronto ai costi finali realizzati
Appare dunque evidente, dopo queste considerazioni, quanto la stima dei costi sia un elemento chiave nella gestione dei progetti.
Non solo il budget viene considerato nel momento in cui si decide se un progetto deve essere avviato o no, ma deve anche essere regolarmente monitorato affinché il lavoro possa tradursi in un successo.
Quando si stimano e monitorano i costi di un progetto, è importante disporre di buoni strumenti per calcolare un budget di progetto più accurato.
Twproject permette di mantenere la gestione dei costi di un progetto grazie alle sue diverse funzionalità, dando un supporto essenziale al lavoro di un project manager.
