Non tutti conoscono il metodo Six Sigma e soprattutto a cosa serve. Proveremo a spiegarlo in questo articolo.
La trasformazione digitale è diventata la parola d’ordine di questo decennio.
Nuove tecnologie e strumenti stanno supportando il percorso di trasformazione di organizzazioni grandi e piccole che competono per ottenere una fetta più grande di mercato in un ambiente estremamente competitivo.
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Sebbene la trasformazione digitale segua rapidamente la crescita di un’organizzazione, questa deve essere egualmente supportata da metodi gestionali di controllo della qualità e di trasformazione aziendale.
Seguendo i mercati e i processi emergenti, la società americana Motorola sviluppò un nuovo concetto di processo di gestione della qualità nel 1986.
Nel corso degli anni, questo processo è stato perfezionato in un processo definito finalizzato alla trasformazione aziendale.
Che cos’è Six Sigma?
Six Sigma è un insieme di strumenti e tecniche di gestione progettati per migliorare il business riducendo la probabilità di errore.
Si tratta di un approccio basato sui dati che utilizza una metodologia statistica per eliminare i difetti.
L’etimologia si basa sul simbolo greco “sigma” appunto – σ – un termine statistico che misura la deviazione del processo dalla media o dall’obiettivo del processo.
“Six Sigma” deriva dalla curva a campana utilizzata in statistica, in cui un Sigma simboleggia una singola deviazione standard dalla media.
Se il processo ha sei Sigma – Six Sigma -, tre sopra e tre sotto la media, il tasso di difetto è classificato come “estremamente basso”.
I 5 principi chiave di Six Sigma
Il concetto di Six Sigma ha un obiettivo semplice: fornire prodotti e servizi quasi perfetti considerando la trasformazione aziendale con l’obiettivo di una soddisfazione del cliente ottimale.
Six Sigma ha le sue basi in cinque principi chiave:
1. Focus sul cliente
L’obiettivo primario è quello di offrire il massimo beneficio al cliente. Per questo, un’organizzazione deve comprendere i propri clienti, le loro esigenze e ciò che guida le vendite e la fidelizzazione. Ciò richiede la definizione di standard di qualità definiti da ciò che il cliente o il mercato richiedono.
2. Misurare il flusso di valore e trovare il problema
Mappare i passaggi in un determinato processo per determinare le aree di rifiuto e raccogliere dati per scoprire l’area specifica del problema da affrontare.
3. Eliminare i difetti
Una volta identificato il problema, è necessario apportare modifiche al processo per eliminare le attività che non aggiungono valore, rimuovendo così i difetti.
4. Coinvolgere e formare gli stakeholder
Coinvolgere tutte le parti interessate e adottare un processo strutturato in cui il team contribuisce e collabora per la risoluzione dei problemi. I processi Six Sigma possono avere un grande impatto su un’organizzazione in generale, quindi il team deve essere competente nei principi e nelle metodologie utilizzate. Pertanto, sono necessarie formazione e conoscenze specialistiche per ridurre il rischio di errori e garantire che il processo funzioni in modo ottimale.
5. Garantire un ecosistema flessibile e reattivo
L’essenza di Six Sigma è la trasformazione e il cambiamento del business. Quando viene rimosso un processo difettoso o inefficiente, viene richiesto un cambiamento nella pratica del lavoro e/o nell’approccio dei dipendenti. Una cultura aziendale di flessibilità e reattività ai cambiamenti nelle procedure può garantire quindi un vantaggio. Le persone e i dipartimenti coinvolti dovrebbero essere in grado di adattarsi ai cambiamenti con facilità.
Six Sigma nel project management
La metodologia Six Sigma è generalmente utilizzata per la gestione dei progetti e comprende le seguenti fasi:
- Definire gli obiettivi e la portata del progetto. In questa fase vengono raccolte informazioni rilevanti sul processo e sul cliente.
- Misurare: vengono raccolti i dati sulla situazione attuale e le metriche di processo.
- Analizzare: i dati raccolti vengono analizzati per individuare le cause alla radice del problema.
- Migliorare: le soluzioni al problema vengono sviluppate e implementate.
- Controllare: le soluzioni implementate vengono valutate e, se l’esito è positivo, i meccanismi vengono implementati e standardizzati nel processo.
Critiche al Six Sigma
Il metodo Six Sigma presenta sicuramente numerosi vantaggi ma, come tutte le metodologie, esistono anche critiche nei suoi confronti. Ecco perché:
- Ambito: l’applicazione di Six Sigma nella gestione dell’ambito di progetto imporrebbe una chiara definizione dei requisiti e una rigorosa gestione delle modifiche. Il rischio potrebbe essere che questa applicazione possa inibire l’innovazione.
- Tempo: l’applicazione di Six Sigma nella gestione del tempo richiederebbe una migliore pianificazione, scadenze fisse, un attento monitoraggio dei progressi, una gestione dei rischi immobile e l’applicazione di una migliore gestione delle risorse. Il rischio potrebbe essere che questa applicazione possa incoraggiare un’ulteriore blocco della pianificazione e aumentare i buffer.
- Costo: l’applicazione di Six Sigma nella gestione dei costi implicherebbe budget assoluti, imposizione di controlli accurati sui costi e previsioni efficaci. Il rischio potrebbe essere che questa applicazione possa incoraggiare un budget “intoccabile”.
- Qualità: l’applicazione di Six Sigma nella gestione del progetto potrebbe imporre obiettivi di qualità incrollabili ed un’attenta selezione degli standard. Il rischio potrebbe essere che questa applicazione possa causare problemi nascosti e assegnare la colpa per difetti ad altri.
Alcuni ritengono che Six Sigma promuova un processo di miglioramenti incrementali, ostacolando e non tenendo conto il caso di miglioramenti radicali, come ad esempio nel caso di un’innovazione tecnologica importante.
Per questo, sembrerebbe non adattarsi bene nel caso di progetti o organizzazioni orientati alla ricerca di nuovi metodi e processi innovativi.
Inoltre, nella gestione dei progetti, il responsabile è il project manager. Per Six Sigma, generalmente è la persona cosiddetta “Black Belt”, cioè cintura nera.
Quando si tratta di eseguire progetti, questi due tipi di leader possono avere un focus diverso.
I project manager utilizzano strumenti della metodologia di gestione del progetto che si focalizzano sull’eseguire un progetto in tempo e nel rispetto del budget, allineandolo agli obiettivi aziendali generali.
I “black belt” invece, sono in genere più concentrati sul risolvere un problema specifico e trovare una soluzione nel modo più rapido ed efficiente possibile.
In generale, nessuno dei due approcci è la risposta perfetta in ogni scenario e molto dipende dalle persone coinvolte, dal tipo di progetto e dal tipo di organizzazione.
La gestione del progetto “tradizionale” e Six Sigma si focalizzano su cose diverse, ma ciò non significa che non funzionino bene insieme se usati nel modo giusto.
