Root cause analysis: analisi delle cause originarie

Un’analisi delle cause originarie, o root cause analysis, è una metodologia di gestione del progetto che tenta di arrivare alla radice di un problema per eliminarlo.

Anche se si realizzasse il piano di progetto perfetto e se lo stesso fosse eseguito in maniera esemplare, questo non eliminerebbe comunque tutti i rischi che potrebbero sorgere dall’esecuzione del progetto stesso.

I piani sono destinati inevitabilmente a cambiare per un motivo o per l’altro.

Le attività per la riduzione dei rischi del progetto

Durante le fasi di un progetto, ci sono tre attività principali focalizzate sulla riduzione del rischio del progetto.

1) La prima attività di riduzione del rischio si verifica durante la pianificazione del progetto.

Quando viene condotta una valutazione proattiva del rischio, i rischi identificati possono essere:

• mitigati o evitati, ad esempio, modificando il piano del progetto;
• trasferiti, ad esempio attraverso un’assicurazione;
• o accettati, ad esempio non facendo nulla.

2) La seconda attività è la valutazione continua del rischio durante tutto il progetto 

3) L’ultima attività di riduzione del rischio consiste nel raccogliere le “lezioni apprese” in maniera retrospettiva, cioè alla fine del progetto. Questa azione avrà il minore impatto sul progetto attuale ma servirà a beneficio degli altri in futuro.

Tuttavia, per i problemi imprevisti che si verificano nel corso di un progetto:

• la gestione del rischio è inutile, poiché è già stata completata,
• le lezioni apprese sono troppo in anticipo, poiché vengono condotte alla conclusione del progetto.

L’azione correttiva è quindi, in questo caso, un processo critico per affrontare i problemi ad-hoc incontrati durante i progetti.

Perchè è indispensabile una Root cause analysis

Sfortunatamente, le azioni intraprese per risolvere un problema spesso riguardano solo il problema stesso, non le sue cause sottostanti.

Vengono affrontate situazioni contingenti relative al problema e le risorse del progetto si dedicano a compensare lo stesso. Di fatto, però, non è possibile intraprendere azioni correttive reali.

In altre parole, le cause del problema rimangono sconosciute, il che significa che il problema potrebbe ripresentarsi più tardi nel progetto o durante progetti futuri.

E’ proprio in questi momenti diventa fondamentale l’analisi delle cause originarie, o root cause analysis. Come già esposto è una metodologia di gestione del progetto che tenta di arrivare alla radice di un problema per eradicarlo prima che nasca.

Una volta identificata la causa originaria, questo aiuterà ad eliminare e prevenire i problemi che si potranno verificare in futuro.

Quando si esegue un’analisi delle cause originarie si analizza l’errore di un prodotto o processo per determinare cosa è andato storto esattamente.

La prevenzione dei problemi è molto meno costosa per un’organizzazione rispetto alla risoluzione di un problema stesso, e performa notevolmente le attività di problem solving.

Come viene eseguita l’analisi delle cause originarie?

Fondamentalmente, una root cause analysis avviene quando si presenta la necessità di un progetto di miglioramento della qualità.

Ciò accade quando si è riscontrato un problema o un difetto (causal factor) o nella qualità di un processo o nella qualità di un prodotto.

Quando si inizia una root cause analysis (rca) è importante arrivare direttamente al cuore del problema.

Ecco i passaggi fondamentali da affrontare:

1. Definire il problema: cosa è successo, dove e quando è stato identificato, quando è iniziato e quanto è significativo?
2. Comprendere il processo: quali erano le fasi del processo che avrebbero dovuto essere eseguite prima che il problema venisse scoperto?
3. Identificare le possibili cause: se le cose non vanno come pianificate, quale delle fasi del processo potrebbe aver causato il problema?
4. Raccogliere dati: quali informazioni potrebbero indicare quale delle possibili cause si è effettivamente verificata in modo da creare il problema?
5. Analizzare i dati: quali dati indicano le possibili cause che hanno contribuito o meno?
6. Identificare possibili soluzioni: quali modifiche ai processi di pianificazione ed esecuzione del progetto potrebbero impedire a questi processi di fallire in futuro?
7. Selezionare soluzioni: quale delle possibili soluzioni identificate è la più praticabile?
8. Implementare soluzioni: pianificare ed eseguire le soluzioni selezionate.
9. Valutare gli effetti: sono state implementate le soluzioni e hanno funzionato?
10. Istituzionalizzare la modifica: aggiornare le linee guida e gli strumenti di gestione del progetto per garantire che i progetti futuri siano eseguiti in linea con i processi migliorati.

I passaggi da 1 a 5 vengono in genere eseguiti in modo ciclico, fino a quando le cause rilevate sono ad una profondità tale da impedirne la ricorrenza.

Naturalmente, non è necessario eseguire questo livello di investigazione e azione per ogni problema che si verifica durante un progetto.

Pertanto una componente importante del processo di azione correttiva è la valutazione del rischio e l’accordo su una linea d’azione ragionevole. Sono accordi che possono arrivare anche durante le stesse riunioni di stato avanzamento lavori

Cioè, per ogni problema che si verifica, è necessario considerare l’entità relativa e la probabilità come parte di una valutazione del rischio prima di confermare la necessitá di una root cause analysis.

Altri ostacoli per i project manager includono:

• La tendenza di un singolo individuo a provare a svolgere le indagini e a risolvere il problema senza aiuto. Un singolo individuo difficilmente conoscerà sufficientemente tutti i processi per essere in grado di valutarli in modo efficace e senza pregiudizi. Pertanto, i project manager devono assicurarsi di coinvolgere più attori nella diagnosi di problemi complessi.
• Nella fretta di risolvere i problemi, le persone fanno supposizioni e saltano alle cause o alle soluzioni. Tutto ciò senza avere i dati per sostenere le loro affermazioni. Ciò porta alla manomissione dei processi, che può causare ulteriori problemi. I project manager devono essere certi che siano disponibili informazioni adeguate prima di decidere quali azioni intraprendere.
• L’azione correttiva ha spesso una connotazione negativa nelle organizzazioni. Tuttavia, molti studi hanno dimostrato che gli uomini e le organizzazioni traggono maggiori informazioni ed insegnamenti dai loro fallimenti piuttosto che dai loro successi. L’azione correttiva deve essere quindi considerata semplicemente come un processo di apprendimento.
• L’azione correttiva è vista come qualcosa che si aggiunge al “lavoro normale”, piuttosto che come parte di una gestione aziendale efficace. In realtá, invece, si tratta di una parte integrante della gestione della qualità.
• Molte organizzazioni desiderano assegnare automaticamente la causa di tutti i problemi all’errore umano. Il problema è che non è sufficiente fornire l’identificazione delle soluzioni, poiché la causa di tale errore umano dovrebbe essere nota. Molte delle cause dell’errore umano si rivelano in carenze di informazioni, nelle attrezzature e nei processi di gestione. I project manager dovrebbero quindi concentrarsi sulle carenze del processo piuttosto che incolpare le persone.

Root couse analysis: Conclusioni

In conclusione, non sarà sempre necessario utilizzare la root cause analysis per risolvere ogni problema di progetto. Ma i problemi che sfidano la capacità di risolvere o problemi che non sono familiari si prestano sicuramente all’analisi delle cause originarie.

Ti è mai capitato di eseguire una root cause analysis? Raccontaci la tua esperienza.