Il tempo di consegna e il tempo di ciclo sono termini ampiamente utilizzati nel mondo di Kanban.
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Tuttavia, molto spesso le persone si confondono quando cercano di capire la differenza tra loro e la loro importanza.
Per eliminare in modo definitivo i dubbi in merito alla identificazione e la differenziazione tra i Tempi di Ciclo e i Tempi di Consegna abbiamo deciso di fare chiarezza in questo articolo.
Che cos’è il Cycle Time – tempo di ciclo?
Il tempo di ciclo è semplicemente la quantità di tempo necessaria a un’attività per passare da uno stato “In corso” a uno stato “Completato”.
L’orologio inizia a ticchettare sulla durata del ciclo non appena l’attività passa da uno stato “Pronto” a uno stato “In corso” e smette di ticchettare quando l’elemento di lavoro passa da uno stato “In corso” a uno “Completato”.
Quello che significano esattamente questi stati dipenderà dal lavoro e dal contesto.
Se l’elemento di lavoro si sposta avanti e indietro, ad esempio perché il cliente cambia idea o non accetta il lavoro e insiste che venga modificato o fatto di nuovo (a tal proposito potrebbe interessarti questo articolo su come gestire le richieste di modifica di un progetto), l’orologio non si azzera, ma continua a ticchettare.
Il tempo di ciclo è una metrica molto importante che descrive l’efficienza di un sistema nell’elaborazione di unità di lavoro.
Tuttavia, non ha nulla da dire su ciò che accade al di fuori di quel sistema, come la coda per inserire il lavoro in quel sistema. È qui che entra in gioco il tempo di consegna o Lead Time.
Che cos’è il Lead Time – tempo di consegna?
L’ambiente aziendale è dinamico e produce costantemente nuove richieste da parte dei clienti e queste richieste arrivano ad un’organizzazione sotto forma di richieste di lavoro.
Il tempo di consegna è il periodo che intercorre tra la comparsa di una nuova attività nel flusso di lavoro (stato “in coda”) e la sua uscita definitiva dal sistema (stato “completato”).
Il Lead Time è quindi necessariamente sempre più lungo del Cycle Time.
Esempio di Lead Time e Cycle Time
Se ancora i due concetti sembrano confusi, ecco un esempio per chiarire le idee.
Immaginiamo un bar con un barista, un cassiere e alcuni clienti. Non appena il cliente effettua un ordine per un caffè al cassiere, quel lavoro va in coda. Cioè, il cliente ha effettuato un ordine per un caffè e si aspetta un caffè al più presto. L’orologio del Lead Time ha iniziato quindi a ticchettare. Se non ci sono altri ordini nel sistema, il barista può iniziare subito a preparare il caffè. Non appena il barista inizia a lavorare a quel caffè, l’orologio del Cycle Time inizia a ticchettare.
Il tempo di ciclo è semplicemente il tempo impiegato dal barista per preparare un caffè. L’unico modo per migliorarlo è che il barista diventi più veloce nella preparazione del caffè.
Se il barista può iniziare a preparare un caffè nell’istante in cui viene effettuato un ordine, il tempo di consegna è uguale al tempo di ciclo.
Ma se gli ordini iniziano ad arrivare più velocemente di quanto un barista possa fare i caffè, allora si avrà un accumulo di ordini.
Se il barista può preparare un caffè in un minuto, ma un ordine di caffè arriva ogni 20 secondi, il tempo di ciclo rimane a un minuto, ma il tempo di consegna inizierà ad aumentare e continuerà ad aumentare man mano che gli ordini si accumulano.
Il professor John Little (Professore di istituto al MIT) ha concluso dopo varie ricerche che più lavoro si ha in corso, maggiore è il tempo di ciclo del sistema.
L’equazione è diventata famosa come la legge di Little:
Tempo di ciclo = lavoro in corso / produttività
Come ridurre il divario tra tempo di consegna e tempo di ciclo?
A volte, un’attività può trascorrere molto tempo in uno status di attesa prima che un membro del team abbia la capacità di iniziare a lavorarci.
Ciò causa un maggiore divario tra il tempo di consegna e il tempo di ciclo e di conseguenza, gli incarichi raggiungono la fase di completamento più lentamente.
Per trovare l’origine di questo problema, è possibile utilizzare due strumenti di analisi:
- Grafico a dispersione del tempo di ciclo
- Mappa termica.
Il Grafico a dispersione fornisce informazioni dettagliate sul tempo di ciclo di tutte le attività per un periodo di tempo predeterminato.
In questo modo, è possibile individuare le attività che hanno richiesto una maggiore quantità di tempo per essere completate.
La mappa termica mostra i dati per la quantità totale di tempo che le attività impiegano nelle diverse fasi del flusso di lavoro.
Può aiutare a capire dove le attività trascorrono la maggior parte del tempo mentre si progredisce nel flusso di lavoro.
Entrambi gli strumenti aiuteranno a individuare le parti problematiche di un processo di lavoro e ad agire per eliminarle.
È necessario ricordare che il lavoro è infatti un processo continuo e cambia costantemente.
Pertanto, è necessario monitorare regolarmente il flusso di lavoro e utilizzare gli strumenti analitici appropriati.
