Ottimizzazione dei processi aziendali – business process management

L’ottimizzazione dei processi aziendali rappresenta una grande sfida nella maggior parte delle organizzazioni.

I processi sono semplicemente il cuore di un’azienda e del lavoro che qui viene svolto, esistono in ogni reparto e team e sono fondamentali per il risultato delle operazioni.

I processi aziendali possono essere considerati come una mappa che definisce i percorsi e il flusso delle attività aziendali che si svolgono all’interno e tra le diverse funzioni aziendali.

Ma passare dal punto “A” al punto “B” lungo questi percorsi, e farlo nel modo più efficiente possibile, spesso rappresenta un grande sforzo.

Per farlo ci vogliono tempo, risorse e una buona pianificazione. Bisogna inoltre assicurarsi che i processi siano validi e che il lavoro funzioni senza intoppi.

È qui che entra in gioco la gestione aziendale e l’ottimizzazione dei processi aziendali.

Che cos’è l’ottimizzazione dei processi aziendali e quali sono i vantaggi?

L’ottimizzazione dei processi aziendali è la pratica che permette di aumentare l’efficienza organizzativa migliorando i processi.

Processi ottimizzati portano conseguentemente a obiettivi aziendali ottimizzati.

Alcuni esempi di ottimizzazione includono:

• Eliminazione dei licenziamenti
• Semplificazione dei flussi di lavoro
• Miglioramento della comunicazione

Tutte le organizzazioni, in qualsiasi settore, sono in costante competizione, affrontando regolarmente minacce provenienti da altre società, tecnologie dirompenti e cambiamenti nelle norme.

L’ottimizzazione dei processi aziendali offre numerosi vantaggi che possono aiutare le organizzazioni a rimanere a galla affrontando le grandi ondate di cambiamento, attraverso:

• Conformità al mercato
• Operazioni ottimizzate
• Rischi ridotti
• Risorse ben utilizzate
• Consistenza
• Qualità garantita
• Visibilità end-to-end

Quali sono i passaggi per implementare l’ottimizzazione dei processi aziendali?

La pianificazione è essenziale per ottenere il massimo dagli sforzi della gestione dei processi aziendali.

Ecco una breve guida dettagliata per realizzare un piano di ottimizzazione del processo.

• Identificare

Per avviare un efficace processo di ottimizzazione, è fondamentale esaminare lo stato attuale del processo individuando eventuali criticità e inefficienze che ne compromettono il funzionamento. È necessario selezionare il processo problematico su cui intervenire, definendone con chiarezza lo scopo e gli obiettivi. 

Un aspetto essenziale è la raccolta di dati affidabili, insieme ai feedback dei dipendenti direttamente coinvolti nelle operazioni quotidiane, al fine di comprendere appieno le difficoltà operative e individuare possibili soluzioni praticabili.

• Analizzare

Dopo aver individuato il processo su cui intervenire, è necessario valutarne le prestazioni rispetto agli obiettivi aziendali per comprendere il divario tra lo stato attuale e quello desiderato. 

È fondamentale identificare le cause principali di eventuali rallentamenti ed errori, analizzando in dettaglio il flusso di lavoro per individuare ridondanze o sprechi di risorse. Un’analisi approfondita consente di stimare i benefici potenziali derivanti dall’ottimizzazione, permettendo così di determinare l’efficacia delle modifiche da apportare e la loro sostenibilità nel lungo periodo.

• Implementare

Dopo aver analizzato le criticità del processo e individuato le soluzioni più efficaci, è necessario sviluppare un piano d’azione chiaro e dettagliato per la sua ristrutturazione. 

Questo può includere la rimozione di attività superflue, la semplificazione di passaggi complessi e l’adozione di nuove metodologie di lavoro. Inoltre, l’implementazione di strumenti tecnologici può facilitare l’automazione delle operazioni ripetitive, riducendo il margine di errore e migliorando la produttività complessiva. 

Un aspetto cruciale in questa fase è il coinvolgimento del personale, affinché la transizione avvenga in modo fluido e le nuove pratiche vengano adottate in maniera efficace e sostenibile nel tempo.

• Monitorare

Una volta implementate le modifiche, è fondamentale monitorare costantemente il processo per valutarne l’efficacia. 

È necessario tenere sotto controllo gli indicatori chiave di prestazione per misurare l’impatto dei cambiamenti introdotti e verificare che abbiano effettivamente portato i benefici attesi. 

Inoltre, è utile effettuare verifiche periodiche per identificare eventuali nuove criticità o inefficienze che potrebbero emergere nel tempo. Sulla base dei dati raccolti, si possono apportare ulteriori miglioramenti per perfezionare il processo e mantenerlo in linea con gli obiettivi aziendali. 

Solo attraverso un monitoraggio costante e un approccio iterativo è possibile garantire un’ottimizzazione efficace e duratura.

Come eseguire l’ottimizzazione dei processi aziendali

Come già accennato, possono esistere molti modi diversi per eseguire l’ottimizzazione dei processi aziendali.

Questo, ovviamente, dipende dal processo in questione: non esiste infatti una soluzione adatta a tutti i singoli scenari.

Nella maggior parte dei casi, tuttavia, l’ottimizzazione viene eseguita tramite uno dei seguenti metodi:

Miglioramento del processo o ristrutturazione

Questo è piuttosto semplice: tutto ciò che serve è una buona analisi dei processi aziendali.

L’idea generale è quella di identificare le aree di miglioramento nei processi aziendali:

• Uno spreco: ogni passaggio all’interno di un processo dovrebbe, in qualche modo, aggiungere un certo valore all’obiettivo finale. Il processo stesso dovrebbe portare valore aggiunto al contesto degli obiettivi organizzativi. A volte, tuttavia, si può scoprire che determinati passaggi o processi sono effettivamente inutili e senza alcun tipo di valore.
• Un’Inefficienza o un fattore migliorabile: ciò significa che un passaggio o un processo non è così efficiente come potrebbe essere. I processi di approvazione all’interno di un’organizzazione, ad esempio, tendono a rientrare spesso in questa categoria perché lenti e complessi.

Una volta individuati i processi o i passaggi che rientrano in queste categorie, è sufficiente intervenire su di esse per migliorare l’efficienza operativa..

Questo può essere fatto ristrutturando il processo, ad esempio cambiando i passaggi o il loro ordine, oppure eliminando i processi inutili, oppure ancora mischiando entrambe le strategie.

Automazione

A nessuno piace il lavoro manuale e, a volte, ci sono casi in cui quello che si sta facendo potrebbe benissimo essere rimpiazzato da un robot che lavora in automatico.

In questo caso tutto ciò che si deve fare è trovare lo strumento o il software giusto.

L’automazione dei processi aziendali può quindi ridurre gli sprechi e aiutare a eliminare qualsiasi lavoro manuale non necessario dal carico lavoro dei dipendenti, il che porta a un aumento della produttività e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.

Ecco un esempio comune:

Se si considera il settore del customer service, probabilmente esiste in quasi tutte le aziende un modulo di assistenza clienti reperibile sulla pagina web.

Supponiamo che a causa di un aggiornamento del prodotto, il 10% dei clienti cominci a riscontrare un difetto.

È probabile quindi che la casella di posta degli addetti al customer service cominci ad ostruirsi.

In questi casi, un software che permette l’invio automatico di una risposta in base al reclamo dell’utente, potrebbe alleggerire il carico di lavoro degli addetti del customer service che possono così guadagnare tempo prezioso per gestire le richieste più complicate.

Twproject include un algoritmo del calcolo ottimizzato del carico che consente all’azienda di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, e di avere una visione chiara delle competenze disponibili e delle assegnazioni di lavoro

Adozione di una nuova tecnologia e modifica completa del processo

Adottare la giusta tecnologia può davvero cambiare il modo di lavorare.

A differenza delle prime due opzioni, questa soluzione non ottimizza esattamente un processo, ma piuttosto lo cambia completamente.

Ad esempio, per gestire i task quotidiani che devono essere svolti all’interno di un’organizzazione, il management, invece che usare un foglio Excel, può decidere di adottare un nuovo software di gestione delle attività come Twproject.

Questo permette di ricordare le scadenze attraverso messaggi e notifiche automatiche, di creare nuove attività ed assegnarle ai dipendenti in automatico (piuttosto che inviare un’email), tenere automaticamente traccia dei flussi di lavoro, effettuare il monitoraggio e l’analisi delle attività in modo più celere e preciso, ecc.

In conclusione, l’ottimizzazione di un processo aziendale richiede uno sforzo maggiore rispetto al semplice acquisto di nuovo software.

L’ottimizzazione dei processi aziendali richiede infatti la pianificazione e l’identificazione del processo che richiede ottimizzazione e la definizione di obiettivi e scopi.

Strumenti come Twproject possono svolgere un ruolo cruciale in questo percorso, fornendo una piattaforma completa per la gestione delle attività, il monitoraggio dei progetti e l’ottimizzazione del flusso di lavoro.

Ciò consentirà quindi di valutare lo stato corrente del processo per determinarne le prestazioni e i fattori inutili o inefficienti.