New Twproject Release 7.2– Uso di calendari esterni e AI integrata

Siamo sicuri che questa ultima release di Twproject non passerà inosservata e che cambierà significativamente (in meglio, è ovvio) il tuo modo di lavorare.

Parliamo di un’ottimizzazione totale della gestione delle attività di lavoro: con questa novità integrerai le attività ancora più facilmente nei progetti e potrai sincronizzare varie operazioni in un colpo solo.

In parole semplici, parliamo di un’integrazione smart e in real-time con Google Calendar e Outlook Calendar, che consente in sostanza tre progressi fondamentali:

• Gestione unificata di tutti i calendari esterni
• Loro collegamento a più progetti
• Sincronizzazione degli eventi con carico di lavoro e worklog

Questo è solo una sintesi estrema, ma ora vogliamo guidarti e mostrarti nel dettaglio cosa cambia da oggi nell’Agenda di Twproject.

In coda all’articolo, poi, conoscerai un’altra interessante novità (spoiler: si parla di un servizio integrato, anch’esso in grado di farti risparmiare molto tempo).

L’Agenda di Twproject: cosa cambia con la sincronizzazione di calendari esterni

Come probabilmente saprai se sei un utente Twproject, l’Agenda integrata nel software consente di gestire le attività dei progetti in maniera più chiara e organizzata, pianificando meeting ed eventi, invitando membri del team e avendo una panoramica su attività e scadenze.

Sebbene l’Agenda di Twproject prevedesse già alcune funzioni di integrazione con i calendari esterni e con i client di posta elettronica, da oggi la sincronizzazione tra gli eventi dei vari calendari è totale e dialoga con le attività di progetto e i carichi.

Vedremo come l’agenda e i calendari esterni si possano sincronizzare in tempo reale, in entrambe le direzioni, riducendo in maniera netta i tempi di registrazione di eventi, attività, ore di lavoro eccetera e consentendo di monitorare il carico di lavoro più realisticamente.

Twproject si impegna anche in questo caso a semplificare e le attività di pianificazione e monitoraggio dei progetti, puntando su un concetto chiave che ne guida lo sviluppo: la centralizzazione.

Vediamo ora quali sono i principali passaggi da seguire per sfruttare al meglio le funzioni introdotte da questa release.

1. Settaggio dei calendari per una gestione unificata

Dalle opzioni dell’Agenda di Twproject, potrai settare la Configurazione dei calendari.

Segui poi questi semplici passaggi:

• Scegli quali calendari esterni collegare all’agenda di Twproject: attualmente sono disponibili il Calendario di Google e quello di Office365.

• Seleziona il servizio da sincronizzare ed effettua l’autenticazione. Vedrai in tempo reale il calendario esterno integrarsi all’interno dell’agenda settimanale o mensile di Twproject.

• È possibile inserire più di un calendario esterno, di una o entrambe le tipologie (Google e Office365), in modo da coordinare le attività registrate su più sistemi digitali.

• Successivamente, potrai selezionare quale calendario esterno è il calendario di default, al quale vengono inviate le attività registrate sull’agenda di Twproject.

A questo proposito è importante ribadire che non soltanto gli eventi dei calendari esterni approdano sull’agenda di Twproject, ma viceversa anche le attività programmate su Twproject vengono trasferite in automatico nel calendario esterno di default.

La sincronizzazione è bi-direzionale e dunque ottimizza i tempi di pianificazione del lavoro e consente di non tralasciare o scordare alcun impegno.

2. Collegamento ai progetti e influenza sul carico

Facciamo ora un passo ulteriore.

Quanti di noi utilizzano calendari diversi, magari associati ad account di posta distinti, per gestire più progetti o lavori diversi?

Se anche tu ti ritrovi ad avere diversi calendari, ognuno dei quali raccoglie e gestisce gli impegni legati a un diverso progetto lavorativo, grazie a Twproject puoi collegare questi calendari esterni ai progetti presenti sulla piattaforma.

Per farlo, segui questi passaggi:

• Dalla configurazione, seleziona un determinato calendario e associalo al progetto a cui è correlato.

• Così facendo, assegnerai le attività di un determinato ambito al loro progetto di riferimento.

• In questo modo trasformerai un semplice calendario di attività da svolgere in un vero e proprio calendario di progetto, grazie all’integrazione con le funzionalità del software di gestione dei progetti.

Infatti, qui arriva il bello: un’attività segnata su un calendario esterno associato a Twproject (ad esempio: un appuntamento, una call di cui si riceve l’invito a partecipare, un webinar a cui ci si iscrive…) viene automaticamente trasferita sul carico di lavoro della giornata.

Se il meeting di progetto prevede tre ore di presenza, il carico verrà ricalcolato sulla base di quell’informazione, con la classica ottimizzazione dei tempi garantita da Twproject.

Un ulteriore passo verso l’ottimizzazione dei processi di pianificazione: i dati vengono inseriti una sola volta e tutta la piattaforma è aggiornata.

In ultimo, non dimentichiamoci poi che Twproject è spesso utilizzato anche per la pianificazione dei progetti personali ed extra-lavorativi.

E dunque perché non associare anche il proprio calendario personale ad un progetto esterno al lavoro? Nell’Agenda di Twproject tutto è centralizzato e allo stesso tempo è possibile scindere i diversi piani per concentrarsi su un fronte specifico per volta.

3. Trasferimento automatico sulle ore lavorate

Un’ulteriore strategia per semplificare la registrazione delle attività lavorative è anche la possibilità di integrare gli eventi di calendario all’interno dei fogli di presenza, detti anche timesheet.

Se infatti abbiamo pianificato un qualunque evento con una precisa durata all’interno di un calendario (pensiamo ad esempio a una call o a una riunione pianificata), perché non trasferire direttamente queste attività nel timesheet?

Dato che i calendari esterni, una volta integrati in Twproject, sono legati a un determinato progetto, le ore degli eventi segnati su un calendario possono essere automaticamente registrate come worklog su quel progetto.

Quest’ultima è un’opzione di default che puoi settare molto facilmente:

• Vai sulle opzioni personali dell’utente corrente;
• Alla riga “Generare worklog da eventi conclusi” seleziona la voce “sempre” o “solo eventi creati da me”;
• Consentirai la registrazione automatica degli eventi di calendario come worklog sui tuoi progetti.

È facile capire perché questa opzione può essere d’aiuto a molti. Facciamo un esempio pratico.

Pensiamo ad esempio a un consulente aziendale. Il suo calendario sarà sicuramente fitto di: workshop o corsi di formazione, seminari, riunioni di progettazione con aziende clienti, e così via.

Se il calendario con questi eventi viene integrato nel worklog, l’attività di registrazione delle attività lavorative sarà notevolmente agevolata e il consulente in questione risparmierà tempo prezioso.

Ecco nella pratica come Twproject, con le sue continue innovazioni, migliora la vita aziendale delle aziende di consulenza e di tutte le altre.

Altra novità: Assistente AI

Ecco il secondo punto di questa release davvero densa di innovazioni: un assistente AI integrato all’interno di tutte le sezioni di Twproject.

Ecco cosa fa: un assistente AI integrato nel software di gestione dei progetti è una guida intelligente e sempre disponibile, che semplifica notevolmente l’esperienza dell’utente.

L’assistente AI di Twproject non si limita a rispondere genericamente, ma fornisce supporto contestuale in tempo reale. È possibile chiedere qualsisi dettaglio relativo all’uso di Twproject e maggiori dettagli su tutte le funzionalità.

In questo modo, l’utente non deve interrompere il flusso di lavoro per cercare documentazione o contattare l’assistenza: riceve risposte chiare e immediate direttamente all’interno della piattaforma.

Questo migliora la curva di apprendimento, riduce la frustrazione degli utenti meno esperti e aumenta la produttività complessiva, rendendo l’utilizzo di Twproject ancora più fluido e accessibile per tutti.

P.S. Piccola anticipazione: l’assistente AI è solo un primo passo verso un’integrazione con AI a 360°; a breve il chatbot sarà in grado di interagire con i dati inseriti dagli utenti e dunque aiutarti a essere informato sullo stato delle attività e segnalare potenziali problemi.

Prova subito le funzionalità della nuova release!

Come ogni release di Twproject sarà gratuita per tutti gli utenti.

Gli utenti cloud verranno aggiornati nelle prossime settimane.

Se vuoi sapere nel dettaglio tutti gli sviluppi che questa release e quelle precedenti hanno apportato al nostro software puoi consultare la pagina del changelog.

E se invece sei qui per caso e vuoi conoscere le innumerevoli funzionalità di Twproject per la semplificazione dei processi aziendali, puoi fare una prova gratuita oggi stesso e avvalerti dell’assistenza del nostro team di supporto inclusa nell’offerta.