Il monitoraggio progetti è una componente critica nel project management, poiché consente alle organizzazioni di monitorare i progressi, valutare l’efficacia delle iniziative e prendere decisioni informate.
Vediamo in questo articolo di fare chiarezza discutendo strumenti e metodi di valutazioni più diffusi.
INDICE
Cosa sono monitoraggio e valutazione di progetto?
Il monitoraggio e la valutazione del progetto sono processi sistematici che implicano la raccolta, l’analisi e l’utilizzo di dati e informazioni per tenere traccia dei progressi di un progetto e valutarne le prestazioni.
Il monitoraggio di un progetto permette quindi al project manager di assicurarsi che i lavori rimangano in carreggiata.
Il monitoraggio svolge un ruolo fondamentale nel raggiungimento dei risultati desiderati e pianificati nel piano di progetto.
Pertanto, il project manager deve prestare molta attenzione a tutte le fasi del monitoraggio del progetto, assicurandosi che le attività vengano eseguite correttamente e che eventuali dubbi o ostacoli possano essere risolti in tempo.
Monitoraggio progetti: come avviene?
Un piano di monitoraggio progetti efficace può avvenire solamente attraverso un le seguenti azioni:
- Stabilire obiettivi chiari: obiettivi chiari significa con indicatori specifici, misurabili e con limiti di tempo. Questi indicatori fungono da parametri di riferimento per misurare il progresso e il successo.
- Raccolta dati: i dati sono la spina dorsale del monitoraggio progetti. Durante l’implementazione del progetto, i dati vengono raccolti attraverso vari metodi, come sondaggi, meeting, focus group, osservazioni e revisioni di documenti. Questi dati possono includere informazioni sia quantitative che qualitative.
- Analisi dei dati: una volta raccolti, i dati vengono analizzati per valutare le prestazioni e l’impatto del progetto. L’ analisi dei dati può coinvolgere tecniche statistiche, codifica qualitativa e valutazioni comparative.
- Reporting e feedback: i risultati dell’analisi dei dati vengono utilizzati per creare report. Questi documenti forniscono informazioni dettagliate su cosa funziona e cosa no durante il ciclo di vita di un progetto.
- Apprendimento e adattamento: il monitoraggio progetti non riguarda solo la valutazione delle prestazioni passate, ma anche l’utilizzo di tale conoscenza per apportare miglioramenti in futuro le cosiddette “lessons learned”: il project manager e le parti interessate dovrebbero essere pronti ad adattare le loro strategie sulla base dei risultati ottenuti.
Monitoraggio progetti: 10 tecniche più utlizzate
È possibile utilizzare molte tecniche per il monitoraggio del progetto.
Eccone alcune:
1. Work breakdown structure (WBS): un modo attraverso il quale il lavoro può essere scomposto ed organizzato in pezzi più piccoli. Include una rappresentazione visiva di tutte le attività del progetto e può essere usato non solo per suddividere le attività, ma anche i budget.
2. Diagramma di Gantt: è un altro modo di rappresentare visivamente i dati. Tuttavia, è probabilmente più completo rispetto al metodo precedente e fornisce più informazioni ad un project manager. Un diagramma di Gantt permette di avere una rappresentazione grafica dell’attività rispetto al tempo ed aiuta i project manager a monitorare i progressi in tempo reale.
3. Grafico o diagramma di PERT: PERT sta per “Project Evaluation and Review Technique” che significa tecnica di revisione della valutazione del programma.
Si tratta di un diagramma simile a quello di Gantt, ma strutturato in maniera diversa.
Questo grafico permette di individuare ed evidenziare le interdipendenze fra le attività del progetto ed identificare possibili colli di bottiglia.
4. Metodo del percorso critico (CPM): questo strumento identifica le attività più importanti di un progetto ed il tempo stimato per completarle. Utilizzando queste informazioni, il project manager può capire quali attività devono iniziare prima e quali influiscono sulla pianificazione complessiva del progetto.
5. Dashboard del progetto: le dashboard forniscono una panoramica visiva e in tempo reale dello stato del progetto, compresi i KPI (Key Performance Indicators), i progressi verso gli obiettivi, i rischi, le questioni aperte e le milestone.
Sono strumenti potenti per i project manager perché consentono di catturare rapidamente lo stato del progetto e di comunicarlo efficacemente a stakeholder e team.
6. Monitoraggio dei rischi: questa tecnica prevede l’identificazione, l’analisi e la risposta ai rischi del progetto. Include la valutazione della probabilità e dell’impatto dei rischi, la definizione di strategie di mitigazione e la continua sorveglianza dei rischi nel corso del progetto per gestire eventuali cambiamenti.
7. KPI: i KPI sono metriche specifiche utilizzate per misurare il successo di vari aspetti di un progetto. Possono includere tempi di completamento delle attività, costi, qualità del lavoro, soddisfazione del cliente e altri. Misurando regolarmente questi indicatori, i project manager possono valutare se il progetto è in linea con gli obiettivi prefissati.
8. Revisioni e audit del progetto: questi sono controlli formali condotti durante e alla fine del progetto per assicurarsi che tutto proceda secondo il piano. Le revisioni possono includere l’analisi della conformità agli standard di qualità, la verifica del rispetto dei budget e delle tempistiche, e la valutazione dell’efficacia della gestione del progetto.
9. Tecniche di feedback dei team: incoraggiare il feedback regolare dai membri del team può fornire spunti preziosi sul progresso del progetto. Questo può avvenire attraverso riunioni di aggiornamento, sondaggi o sessioni di retrospettiva, dove i team discutono ciò che sta funzionando bene e cosa può essere migliorato.
10. Analisi dei trend: questa tecnica implica l’osservazione delle performance del progetto nel tempo per identificare tendenze, prevedere potenziali problemi e intervenire proattivamente. L’analisi dei trend può aiutare a prevedere se il progetto è sulla strada giusta per raggiungere gli obiettivi o se sono necessarie correzioni di rotta.
Utilizzando una combinazione di queste tecniche, i project manager possono ottenere una comprensione dettagliata del progresso del progetto, identificare e risolvere i problemi tempestivamente, e guidare il progetto verso una conclusione di successo.
L’identificazione precoce dei problemi consente l’implementazione di azioni correttive prima che questi diventino più significativi e costosi da risolvere. Inoltre, un’attenta valutazione dei potenziali rischi ad ogni fase del progetto permette di sviluppare strategie di mitigazione e piani di contingenza efficaci.
Le azioni correttive possono includere l’aggiustamento delle timeline, la riallocazione delle risorse, la modifica degli obiettivi o la revisione delle strategie di esecuzione.
Queste azioni sono fondamentali per mantenere il progetto in linea con i suoi obiettivi iniziali e per garantire la sua realizzazione entro i termini e i budget previsti.
In ogni progetto, è essenziale stabilire un processo strutturato per il monitoraggio e la gestione dei potenziali rischi. Questo processo inizia con l’identificazione dei rischi, seguita dalla loro valutazione in termini di probabilità di occorrenza e impatto sul progetto.
Successivamente, è necessario pianificare e implementare azioni per mitigare i rischi identificati, monitorando costantemente l’efficacia di tali misure.
Monitoraggio progetti: l’utilizzo di Twproject
Nel paragrafo precedente abbiamo visto varie tecniche utilizzate per il monitoraggio dei progetti.
L’utilizzo di questi grafici può essere semplificato grazie a Twproject, il miglior software di project management presente sul mercato.
Twproject consente di pianificare, programmare, assegnare e aggiornare attività, risorse e risultati finali.
Fornisce inoltre dashboard, report e avvisi personalizzabili che mostrano lo stato, i problemi e i rischi di un progetto.
Grazie alla raccolta di dati e aggiornamenti in un unico luogo, il reporting e la valutazione dei progetti diventano, quindi, molto semplici.
Tutte le informazioni rilevanti e attuali relative ad un progetto sono così accessibili dal project manager, dai membri del team e dalle parti interessate, sempre e ovunque.
Quando si tratta di monitoraggio progetti, le seguenti funzionalità di Twproject lo rendono il software ideale:
- Assegnazione e pianificazione delle attività: aiuta a scomporre i progetti in attività, definire scadenze e specificare i tempi di prestazione lavorativa.
- Allocazione delle risorse: assegna e alloca le risorse sia umane che materiali.
- Strumenti di collaborazione: promuove la comunicazione e il lavoro di squadra tra i membri del team e le parti interessate.
- Condivisione e gestione dei documenti: facilita l’archiviazione, la gestione e la condivisione centralizzata della documentazione di progetto.
- Monitoraggio del tempo: consente di tenere traccia del tempo impiegato in attività e progetti per l’analisi delle prestazioni.
- Reporting e analisi: offre informazioni approfondite sulle prestazioni del progetto tramite report personalizzabili e visualizzazioni dashboard.
- Scalabilità: può variare in base alle dimensioni e alla complessità dei progetti e crescere insieme al business.
- Interfaccia intuitiva: se lo strumento è comodo da usare, l’adattamento del team ad esso è facilitato e i problemi associati al processo di apprendimento sono ridotti al minimo.
- Funzionalità di integrazione: facilità di integrazione con altri strumenti aziendali per facilitare l’efficienza del flusso di lavoro e ridurre al minimo le ridondanze.
Il monitoraggio e la valutazione del progetto sono passi fondamentali per il successo di un progetto.
La scelta di un software completo come Twproject permetterà di massimizzare l’efficienza, ottimizzare le risorse e guidare il team verso risultati sorprendenti.
