Un master plan, o piano generale, è un documento di pianificazione dinamico a lungo termine che fornisce un layout concettuale per guidare la crescita e lo sviluppo di un progetto.
I project manager di successo sono maestri nella creazione di piani di progetto dettagliati che specificano l’ambito del progetto, il costo, la pianificazione, le attività e le risorse di un progetto.
Il Master Plan rappresenta, appunto, una visione che viene stabilita nelle fasi iniziali di un progetto ed ha l’obiettivo di portare tutti sulla stessa pagina e di muoversi tutti nella stessa direzione.
INDICE DEI CONTENUTI
Il master plan definisce le aspettative per tutto ciò che verrà fatto durante il ciclo di vita del progetto.
Tuttavia, alcune persone non ritengono che il master plan abbia un reale valore e lo considerano più un lusso anziché una necessità, soprattutto di questi tempi in cui si cerca di ottimizzare al massimo le tempistiche di lavoro.
Ma un buon piano generale è fondamentale per qualsiasi progetto a lungo termine. Ecco perché:
- Il master planning fornisce una road map per tutte le future decisioni di sviluppo di un progetto.
- Anche se da alcuni è visto come un costo addizionale, Il master plan può alla fine portare ad un risparmio nel lungo periodo.
- Consente il contributo di tutte le parti coinvolte in anticipo e definisce le aspettative su come si svilupperanno le varie attività ed i task.
- L’approvazione di un master plan crea “buy-in” da parte dei principali stakeholder in un progetto. Se tutti danno la loro “benedizione” già all’inizio, ci saranno molte meno possibilità di fare domande o passi indietro in seguito.
- Un master plan consente di stimare i costi prima che inizi il lavoro vero e proprio. Ciò consente anche di raccogliere fondi per un periodo di tempo più lungo per finanziare il progetto.
- La pianificazione generale può creare visibilità e credibilità per un progetto. Se la visione di un progetto può essere mostrata ai suoi potenziali utenti, spesso genera entusiasmo per il suo potenziale e questo spesso dà impulso a un progetto e lo aiuta a realizzarsi prima.
- I progetti con un master plan pianificato hanno generalmente un tasso di completamento più elevato rispetto ai progetti non pianificati.
Il processo di sviluppo di un master plan
Ecco quali sono alcuni denominatori comuni per un buon master plan di progetto:
Studio di fattibilità
Lo studio di fattibilità è una revisione oggettiva delle opzioni disponibili per lo sviluppo di un progetto.
Indica l’obiettivo previsto è raggiungibile, tenendo conto degli aspetti finanziari, sociali e ambientali.
Lo studio di fattibilità è importante per:
- Identificare rischi e opportunità
- Fornisce una base per prendere decisioni informate
- Aiuta a pianificare e allocare risorse in modo efficiente
- Migliora le possibilità di ottenere finanziamenti e supporto dagli stakeholder.
Quadro strategico
Il quadro strategico accompagna il piano generale e pone le basi per stabilire le informazioni di base relative alle eventuali opportunità e vincoli.
Nella fase di pianificazione strategica, il team determina anche quali competenze chiave sono necessarie per sviluppare il progetto in generale.
Scope del progetto
Il master plan di un progetto è sviluppato per garantire che la linea di base dell’ambito del progetto sia mantenuta e coerente.
L’ambito stabilito non dovrà essere alterato o modificato inavvertitamente.
Sebbene l’obiettivo sia quello di apportare modifiche minime o nulle all’ambito del progetto, alcune modifiche potrebbero comunque essere necessarie.
In questo caso, le modifiche verranno identificate tramite il processo di controllo delle modifiche stabilito sempre nel master plan.
Work Breakdown Structure
La Work Breakdown Structure, WBS, è una scomposizione gerarchica del lavoro e delle attività che devono essere eseguite dal team per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i deliverable richiesti.
La WBS organizza e definisce la portata totale del progetto e suddivide il lavoro in parti di lavoro più piccole e più gestibili.
La WBS facilita la gestione del progetto in diversi modi:
Suddividendo il progetto in componenti gestibili, la WBS facilita l’assegnazione di responsabilità e il monitoraggio dei progressi.
Ogni pacchetto di lavoro è chiaramente definito, con obiettivi specifici, il che aiuta il team a concentrarsi sulle attività critiche. Questo approccio migliora la chiarezza e il focus, rendendo più semplice stimare i costi associati a ciascun componente e monitorare le spese durante l’esecuzione del progetto.
La WBS aiuta anche a identificare le risorse necessarie per ciascun pacchetto di lavoro, facilitando una distribuzione efficiente delle risorse umane e materiali.
Con una struttura ben organizzata, è più facile tracciare i progressi del progetto e identificare eventuali ritardi o problemi. Inoltre, la WBS serve come base per gestire le modifiche al progetto, valutando l’impatto di ogni cambiamento proposto.
Con Twproject, ad esempio, i team possono creare e gestire facilmente una WBS, suddividendo il progetto in attività e sotto-attività gestibili.
La piattaforma organizza queste attività in una struttura gerarchica chiara, migliorando la comprensione e la comunicazione tra i membri del team, particolarmente utile in progetti complessi.
Twproject consente, inoltre, di assegnare responsabilità chiaramente, monitorare l’avanzamento in tempo reale e gestire efficacemente le risorse.
Facilita la gestione delle modifiche, valutando e approvando le richieste in modo strutturato, migliorando così la pianificazione, l’esecuzione e il controllo del progetto, assicurando il successo e il completamento nei tempi previsti.
Chiusura delle fasi e lezioni apprese
Alla fine di ogni fase del ciclo di vita del progetto, il project manager prepara un rapporto sulle lezioni apprese.
Ciò include un’analisi degli obiettivi del progetto raggiunti e del successo di ogni fase completata.
Queste best practice potranno poi essere utilizzate per altri progetti similari e identificare aree per azioni di miglioramento del processo.
Le attività di chiusura includono la revisione di tutti gli scopi e gli obiettivi della fase e la chiusura dei problemi e dei rischi relativi.
Conclusioni
In conclusione, possiamo dire che il master planning è il primo passo fondamentale in qualsiasi processo di progettazione; è la creazione di un quadro in cui si inserirà il lavoro dell’intero progetto.
Nei progetti su larga scala, la collaborazione tra numerosi individui e team può diventare complessa e portare a confusioni che compromettono il successo del progetto.
Un master plan ben elaborato con strumenti avanzati come Twproject, elimina questi ostacoli, fornendo un punto di riferimento univoco che tutti possono seguire.
Questo approccio non solo facilita la comunicazione e la collaborazione, ma aumenta significativamente le probabilità di successo, assicurando che tutti i membri del team siano allineati e lavorino verso un obiettivo comune.
