Liberati dal sovraccarico di dati: ottimizza le viste con i Filtri per i progetti

In un software di project management condiviso, uno dei problemi comuni è quello di perdersi tra le troppe informazioni presenti.

In un contesto di lavoro di squadra, ciascun membro ha bisogno di visualizzare solo determinate informazioni, senza dover passare attraverso dati non rilevanti.

La possibilità di personalizzare le visualizzazioni diventa quindi cruciale per lavorare in modo più efficiente.

Premessa: Il problema della dispersione delle informazioni

Quando tutte le informazioni sono sempre visibili, la vista può risultare caotica. Ciò può rallentare il flusso di lavoro, impedendo di concentrarsi sugli aspetti più importanti.

Twproject, uno dei più flessibili software di gestione progetti, affronta questo problema semplificando la visualizzazione delle informazioni e permettendo agli utenti di personalizzare le loro viste in base alle necessità specifiche.

Twproject mira a ridurre i tempi di monitoraggio e controllo dei progetti, e al contempo renderli più accurati.

Sembra una missione impossibile eppure Twproject riesce a farlo.

Vediamo ora nel dettaglio quante personalizzazioni si possono compiere grazie ai filtri di ricerca e di visualizzazione per i progetti.

1. Le liste filtrate: personalizzazione ed efficienza

L’uso dei filtri di ricerca è utile per gestire qualsiasi tipo di lista all’interno del software. Twproject ha sviluppato filtri che non solo sono facili da usare, ma anche altamente personalizzabili e precisi.

Per ogni lista Twproject propone un filtraggio di default, ma questa visualizzazione può essere cambiata e anche eventualmente salvata per il futuro.

Vediamo alcuni esempi di liste filtrabili:

1.1. Lista dei progetti

Nella lista dei progetti, i filtri di default mostrano i progetti aperti assegnati all’utente corrente.

A partire da qui, potremo scegliere invece di visualizzare tutti i progetti con un altro status di lavorazione, e magari con un diverso assegnatario.

Le possibilità sono innumerevoli, e basterà cliccare sull’icona dedicata ai filtri ulteriori per visualizzare tutte le categorie disponibili per la ricerca.

1.2. To-Do list

In maniera analoga, Twproject permette di personalizzare le combinazioni di filtri nella lista dei ToDo. Alcuni filtri predefiniti utili includono:

• ToDo scaduti
• ToDo urgenti
• ToDo inseriti dall’utente

Le attività quotidiane gestite attraverso i ToDo sono molteplici ed è dunque molto importante utilizzare strumenti che riducano il caos di informazioni e ci permettano di concentrarci su singoli aspetti in maniera ordinata.

1.3. Analisi del carico

Anche nella pagina dedicata all’analisi del carico di lavoro delle risorse i filtri sono un ottimo strumento di monitoraggio.

Per ottimizzare il carico di lavoro delle risorse, ad esempio puoi usare un filtro che combina risorse e periodi di lavoro. Questo è utile per aggiustare il carico degli operatori in base alla loro disponibilità.

2. Tipologie di Filtri nei progetti: personalizzazione avanzata

Finora abbiamo visto genericamente come cambiare la visualizzazione di base grazie all’uso dei filtri predefiniti.

Ma Twproject offre molte altre tipologie di filtri, suddivisi per Progetto, Date e Risorse, che potrai vedere all’interno delle finestra degli ulteriori filtri di ricerca.

Ognuno di questi ambiti ha infatti diversi attributi che possono essere combinati tra loro per creare un filtro efficace per la visualizzazione che vogliamo ottenere.

Tra gli attributi di Progetto, possiamo ad esempio selezionare Progetto / Fase per decidere di visualizzare solo i nodi principali di progetto, oppure anche le sue sotto-fasi, personalizzando quindi la nostra WBS.

Possiamo ancora filtrare per Data in maniera altamente flessibile. Il sistema ci offre già degli archi temporali predefiniti (ultima settimana, ultimo mese, ecc.) ma ci permette anche di definire il lasso di tempo in maniera personalizzata.

Vediamo ora due funzionalità avanzate che ci consentiranno di svolgere ricerche e ottenere visualizzazioni totalmente personalizzate:

• Query by Example (QBE):
  Il QBE è uno strumento utile per consentire all’utente di svolgere query in maniera semplificata. Twproject offre una guida d’uso pratica per applicarlo ai filtri di ricerca, che consente a chiunque di trovare gli elementi desiderati in base a criteri quali “contiene”, “ha un valore inferiore, uguale o superiore a…”, ecc.

Questa pratica guida è sempre disponibile cliccando sul punto di domanda presente all’interno della finestra degli ulteriori filtri di ricerca.

• Filtro Team:
  un filtro speciale ti permette di selezionare il tuo team e renderlo un elemento di filtraggio che potrai utilizzare ogniqualvolta ci sia la possibilità di filtrare per risorsa. In questo modo potrai selezionare un gruppo di utenti di tuoi interesse e filtrare per ambiti in cui il gruppo è coinvolto.

Questo potrebbe essere utile ad esempio quando si pianifica il carico di lavoro e su assegnano i compiti. Il project manager potrebbe ad esempio poter vedere a che punto è il carico di lavoro dei graphic designer della sua azienda, in modo da poter affidare un lavoro di grafica a chi ha più tempo a disposizione nelle prossime settimane, e così via.

3. Combinazioni di Filtri: salvataggio e utilizzo rapido nei progetti

Come accennato, la vera forza dei filtri sta nella loro capacità di essere combinati tra loro.

Twproject offre già alcune combinazioni predefinite di filtri per i progetti, selezionabili attraverso il menu a tendina principale.

Queste combinazioni ti permettono di trovare in modo rapido alcune tipologie di progetti, come ad esempio:

• Prossime aperture / Prossime chiusure: per visualizzare i progetti che iniziano o finiscono nel giro di una settimana.
• Milestones in ritardo: per visualizzare i progetti con ritardi nelle milestone.
• Budget sforato: per trovare rapidamente i progetti che hanno superato il budget.

Ma non è tutto: Twproject permette di salvare combinazioni di filtri da te impostate per un uso futuro. Le combinazioni salvate appariranno nel menu a tendina per essere facilmente richiamate.

Puoi anche salvare una combinazione come default, aggiungendo il prefisso “d:” al momento del salvataggio. In questo modo, la combinazione scelta sarà la visualizzazione predefinita ogni volta che consulterai la lista dei progetti.

4. Personalizzazione delle colonne: gestione delle informazioni

Sempre nell’ambito delle personalizzazioni delle liste, Twproject consente di personalizzare anche le informazioni visualizzate per ogni elemento di lista.

Grazie alla personalizzazione delle colonne è possibile visualizzare per ogni elemento di lista solo le informazioni di interesse, eliminando le superflue e aggiungendone altre rilevanti ai fini di chi guarda.

Dunque, nel caso della lista dei progetti, non solo potrai decidere quali progetti visualizzare, ma anche quali informazioni relative ai progetti mostrare (ad esempio, date di scadenza, stato, risorse assegnate).

Le visualizzazioni personalizzate possono essere esportate in vari formati, facilitando la condivisione con colleghi o clienti e supportando la preparazione di report per i meeting.

Conclusioni: una gestione più mirata grazie a Twproject

Abbiamo visto quanta flessibilità offre Twproject in termini di filtri di visualizzazione e personalizzazione dei dati dei progetti.

Un breve riepilogo di tutte queste funzionalità è disponibile in questo pratico tutorial:

Con questi strumenti, Twproject consente una gestione più organizzata e mirata dei progetti, migliorando l’efficienza del team e riducendo i tempi di controllo e monitoraggio.

Ancora non conosci Twproject e vuoi provare gratuitamente questa e tutte le sue altre funzionalità per la gestione dei progetti? Hai modo di farlo qui.

Non esitare e ottimizza il controllo dei progetti con semplicità e soddisfazione!