Liberati dal sovraccarico di dati: ottimizza le viste con i Filtri per i progetti

In un software di project management condiviso, uno dei problemi comuni è quello di perdersi tra le troppe informazioni presenti.

In un contesto di lavoro di squadra, ciascun membro ha bisogno di visualizzare solo determinate informazioni, senza dover passare attraverso dati non rilevanti.

La possibilità di personalizzare le visualizzazioni diventa quindi cruciale per lavorare in modo più efficiente.

Premessa: Il problema della dispersione delle informazioni

Quando tutte le informazioni sono sempre visibili, la vista può risultare caotica. Ciò può rallentare il flusso di lavoro, impedendo di concentrarsi sugli aspetti più importanti.

Twproject, uno dei più flessibili software di gestione progetti, affronta questo problema semplificando la visualizzazione delle informazioni e permettendo agli utenti di personalizzare le loro viste in base alle necessità specifiche.

Twproject mira a ridurre i tempi di monitoraggio e controllo dei progetti, e al contempo renderli più accurati.

Sembra una missione impossibile eppure Twproject riesce a farlo.

Vediamo ora nel dettaglio quante personalizzazioni si possono compiere grazie ai filtri di ricerca e di visualizzazione per i progetti.

1. Le liste filtrate: personalizzazione ed efficienza

L’uso dei filtri di ricerca è utile per gestire qualsiasi tipo di lista all’interno del software. Twproject ha sviluppato filtri che non solo sono facili da usare, ma anche altamente personalizzabili e precisi.

Per ogni lista Twproject propone un filtraggio di default, ma questa visualizzazione può essere cambiata e anche eventualmente salvata per il futuro.

Vediamo alcuni esempi di liste filtrabili:

1.1. Lista dei progetti

Nella lista dei progetti, i filtri di default mostrano i progetti aperti assegnati all’utente corrente.

barra di default filtri progetti

A partire da qui, potremo scegliere invece di visualizzare tutti i progetti con un altro status di lavorazione, e magari con un diverso assegnatario.

Le possibilità sono innumerevoli, e basterà cliccare sull’icona dedicata ai filtri ulteriori per visualizzare tutte le categorie disponibili per la ricerca.

1.2. To-Do list

In maniera analoga, Twproject permette di personalizzare le combinazioni di filtri nella lista dei ToDo. Alcuni filtri predefiniti utili includono:

  • ToDo scaduti
  • ToDo urgenti
  • ToDo inseriti dall’utente

Le attività quotidiane gestite attraverso i ToDo sono molteplici ed è dunque molto importante utilizzare strumenti che riducano il caos di informazioni e ci permettano di concentrarci su singoli aspetti in maniera ordinata.

1.3. Analisi del carico

Anche nella pagina dedicata all’analisi del carico di lavoro delle risorse i filtri sono un ottimo strumento di monitoraggio.

Per ottimizzare il carico di lavoro delle risorse, ad esempio puoi usare un filtro che combina risorse e periodi di lavoro. Questo è utile per aggiustare il carico degli operatori in base alla loro disponibilità.

2. Tipologie di Filtri nei progetti: personalizzazione avanzata

Finora abbiamo visto genericamente come cambiare la visualizzazione di base grazie all’uso dei filtri predefiniti.

Ma Twproject offre molte altre tipologie di filtri, suddivisi per Progetto, Date e Risorse, che potrai vedere all’interno delle finestra degli ulteriori filtri di ricerca.

filtri avanzati divisi per progetti, date e risorse

Ognuno di questi ambiti ha infatti diversi attributi che possono essere combinati tra loro per creare un filtro efficace per la visualizzazione che vogliamo ottenere.

Tra gli attributi di Progetto, possiamo ad esempio selezionare Progetto / Fase per decidere di visualizzare solo i nodi principali di progetto, oppure anche le sue sotto-fasi, personalizzando quindi la nostra WBS.

Possiamo ancora filtrare per Data in maniera altamente flessibile. Il sistema ci offre già degli archi temporali predefiniti (ultima settimana, ultimo mese, ecc.) ma ci permette anche di definire il lasso di tempo in maniera personalizzata.

Vediamo ora due funzionalità avanzate che ci consentiranno di svolgere ricerche e ottenere visualizzazioni totalmente personalizzate:

  • Query by Example (QBE):
    Il QBE è uno strumento utile per consentire all’utente di svolgere query in maniera semplificata. Twproject offre una guida d’uso pratica per applicarlo ai filtri di ricerca, che consente a chiunque di trovare gli elementi desiderati in base a criteri quali “contiene”, “ha un valore inferiore, uguale o superiore a…”, ecc.
Query By Example

Questa pratica guida è sempre disponibile cliccando sul punto di domanda presente all’interno della finestra degli ulteriori filtri di ricerca.

  • Filtro Team:
    un filtro speciale ti permette di selezionare il tuo team e renderlo un elemento di filtraggio che potrai utilizzare ogniqualvolta ci sia la possibilità di filtrare per risorsa. In questo modo potrai selezionare un gruppo di utenti di tuoi interesse e filtrare per ambiti in cui il gruppo è coinvolto.

Questo potrebbe essere utile ad esempio quando si pianifica il carico di lavoro e su assegnano i compiti. Il project manager potrebbe ad esempio poter vedere a che punto è il carico di lavoro dei graphic designer della sua azienda, in modo da poter affidare un lavoro di grafica a chi ha più tempo a disposizione nelle prossime settimane, e così via.

3. Combinazioni di Filtri: salvataggio e utilizzo rapido nei progetti

Come accennato, la vera forza dei filtri sta nella loro capacità di essere combinati tra loro.

combinazioni di filtri

Twproject offre già alcune combinazioni predefinite di filtri per i progetti, selezionabili attraverso il menu a tendina principale.

Queste combinazioni ti permettono di trovare in modo rapido alcune tipologie di progetti, come ad esempio:

  • Prossime aperture / Prossime chiusure: per visualizzare i progetti che iniziano o finiscono nel giro di una settimana.
  • Milestones in ritardo: per visualizzare i progetti con ritardi nelle milestone.
  • Budget sforato: per trovare rapidamente i progetti che hanno superato il budget.

Ma non è tutto: Twproject permette di salvare combinazioni di filtri da te impostate per un uso futuro. Le combinazioni salvate appariranno nel menu a tendina per essere facilmente richiamate.

Puoi anche salvare una combinazione come default, aggiungendo il prefisso “d:” al momento del salvataggio. In questo modo, la combinazione scelta sarà la visualizzazione predefinita ogni volta che consulterai la lista dei progetti.

4. Personalizzazione delle colonne: gestione delle informazioni

Sempre nell’ambito delle personalizzazioni delle liste, Twproject consente di personalizzare anche le informazioni visualizzate per ogni elemento di lista.

Grazie alla personalizzazione delle colonne è possibile visualizzare per ogni elemento di lista solo le informazioni di interesse, eliminando le superflue e aggiungendone altre rilevanti ai fini di chi guarda.

Dunque, nel caso della lista dei progetti, non solo potrai decidere quali progetti visualizzare, ma anche quali informazioni relative ai progetti mostrare (ad esempio, date di scadenza, stato, risorse assegnate).

Le visualizzazioni personalizzate possono essere esportate in vari formati, facilitando la condivisione con colleghi o clienti e supportando la preparazione di report per i meeting.

Conclusioni: una gestione più mirata grazie a Twproject

Abbiamo visto quanta flessibilità offre Twproject in termini di filtri di visualizzazione e personalizzazione dei dati dei progetti.

Un breve riepilogo di tutte queste funzionalità è disponibile in questo pratico tutorial:

Con questi strumenti, Twproject consente una gestione più organizzata e mirata dei progetti, migliorando l’efficienza del team e riducendo i tempi di controllo e monitoraggio.

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Risparmiare tempo e risorse grazie ai Template di progetto

Nell’era della digitalizzazione, le aziende sono costantemente alla ricerca di modi per ottimizzare le proprie risorse, sia in termini di tempo che di denaro.

Tra i compiti che richiedono un grande sforzo c’è il lavoro di pianificazione dei progetti, che necessita grande cura e attenzione.

Ottimizzare questo compito non significa solamente ridurre gli ostacoli che possono bloccare la sua efficienza, ma anche sfruttare l’esperienza acquisita per pianificare nuovi progetti in un secondo momento.

Una delle strategie più efficaci per raggiungere questo obiettivo è la creazione e l’uso di template predefiniti.

In questo articolo, esploreremo come i template possano semplificare il lavoro, migliorare la qualità dei progetti e contribuire a un significativo risparmio economico.

1. Vantaggi dell’utilizzo dei Template

Vediamo ora brevemente quali sono i benefici che otterremo sia a livello aziendale che a livello personale, se impariamo a utilizzare i Template con efficienza.

In un secondo momento affronteremo l’argomento dal punto di vista pratico, mostrandoti come gli strumenti digitali di gestione progetti possono aiutarti a svolgere questo compito.

1.1. Standardizzazione dei processi

I Template si caratterizzano per il loro formato standardizzato che può essere utilizzato da tutti i membri del team.

Questo non solo riduce il rischio di errori, ma assicura anche che tutte le informazioni necessarie siano incluse.

Infatti, una pianificazione coerente facilita la comprensione e la comunicazione tra i vari reparti.

1.2. Risparmio di tempo

Inserire gli stessi dati da zero per ogni nuovo progetto può essere un compito lungo e impegnativo.

I Template consentono di risparmiare tempo prezioso, poiché i capi progetto potranno concentrarsi sugli elementi di novità, invece che attardarsi a replicare strutture prevedibili e inserire dati noti.

Questo è particolarmente utile per la struttura dei progetti, i cronoprogrammi, e le assegnazioni.

1.3. Maggiore produttività

Con l’uso dei Template, il responsabile della pianificazione può concentrarsi sugli aspetti innovativi e strategici del lavoro, piuttosto che su quelli organizzativi.

Questo aumento della produttività si traduce in una maggiore efficienza operativa e, di conseguenza, in un miglioramento dei risultati aziendali.

1.4. Risparmio Economico

Investire in sistemi che permettano di creare template di alta qualità, che possono essere utilizzati ripetutamente, può portare a un notevole risparmio sui costi di programmazione e progettazione.

Inoltre, meno tempo speso nella compilazione di dati ripetuti significa anche possibilità di concentrarsi su aspetti legati al miglioramento della strategia finanziaria.

2. Gli strumenti di Twproject per la creazione e gestione dei Template

Twproject offre alcune pratiche soluzioni per raggiungere questi obiettivi e risparmiare tanto tempo prezioso con l’uso dei Template.

Innanzitutto, una premessa: Twproject consente di creare da zero dei template predefiniti da usare come modello, ma anche di utilizzare un progetto reale già inserito a sistema come base per progetti simili.

Anche in questo ambito, Twproject fa della flessibilità il suo punto di forza, adeguandosi al modo di lavorare di team diversi e rispondendo alle esigenze di ciascuno.

2.1. Creazione del Template di base

Partendo dalla pagina della Lista dei Progetti, è possibile aggiungere un nuovo Template.

Comparirà una finestra in cui inserire i dati anagrafici del modello che vogliamo creare, come il titolo, la durata, i partecipanti e altre eventuali informazioni.

creazione del template di progetto

In questo modo avremo creato un progetto con stato “indefinito” che non comparirà nella lista dei progetti, ma che potremo utilizzare svariate volte come punto di partenza per progetti con determinate caratteristiche.

Le personalizzazioni che possiamo applicare a questo modello sono molteplici. Vediamone alcune.

2.1.1. Definizione della WBS

Possiamo attribuire al nostro modello di progetto alcune fasi e sotto-fasi, a cui in seguito potremo assegnare le relative tempistiche.

definizione di una WBS per il template di progetto

La struttura di progetto, o WBS, può essere infatti ricorrente su vari progetti e se ottimizziamo la sua creazione otterremo un notevole risparmio di tempo, soprattutto per progetti complessi e strutturati.

Inoltre, non rischieremo di dimenticare nessuna fase e creeremo un protocollo predefinito da seguire per tutti i progetti futuri di una data tipologia.

2.1.2. Creazione del diagramma di Gantt

Il passaggio successivo alla definizione della WBS è la sua collocazione temporale.

Il settaggio del diagramma di Gantt consente di stabilire la durata di ciascuna fase e la correlazione temporale tra esse.

Il diagramma di Gantt di Twproject, inoltre è estremamente flessibile e ci offre la possibilità di settare diverse tipologie di dipendenze tra le fasi, con minore o maggiore elasticità di successione.

Quando utilizzeremo il template così creato per la pianificazione di un progetto reale, basterà cambiare la data di inizio e tutto il cronoprogramma si modellerà sulla base di quanto abbiamo programmato sul template.

2.1.3. Assegnazioni e ToDo

Come spesso accade, se un membro del team è tipicamente addetto a una certa fase di progetto, sarà utile assegnare quella risorsa a quella fase sin dalla creazione del template.

In un secondo momento potremo naturalmente aggiungere altri operatori o fare qualsiasi modifica necessaria.

Ma non è tutto: il template generato con Twproject consente anche di assegnare già dei compiti predefiniti per le risorse coinvolte, i cosiddetti ToDo di progetto.

L’assegnazione dei ToDo può essere un’incombenza ingente per il responsabile di progetto, se ci sono tante micro-attività da distribuire e da seguire.

Perciò, se ottimizziamo la compilazione di questi compiti, avremo una grossa accelerazione in fase di programmazione dei progetti realizzati attraverso il nostro template.

la lista dei ToDo

2.1.4. Costi e tanto altro

Come abbiamo visto, i template di progetto sono molto personalizzabili a seconda delle esigenze e ci permettono di inserire ogni tipo di dato che potrà tornare utile in futuro.

Tra questi dati da precompilare può esserci esserci ad esempio il budget per le spese accessorie già preventivate, che si inseriscono nel prospetto di gestione dei costi. O ancora i costi stimati sul lavoro del personale, attraverso i quali inizieremo a costituire il prospetto economico sin dalla redazione del template.

Ma possiamo pre-inserire anche: documentazione, link utili, informazioni generali, ricavi previsti e ogni sorta di altro dato che compare anche sui progetti classici.

Tutto questo sarà naturalmente modificabile in seguito, sia sul template stesso che direttamente sui progetti che da esso verranno generati.

2.2. Clonazione di un progetto esistente

Anche nel caso in cui non vogliamo creare dei template predefiniti, ma piuttosto preferiamo utilizzare un progetto già esistente come modello per un progetto futuro, Twproject ci viene incontro.

Clonare un progetto

Dalle opzioni del progetto di partenza, è possibile selezionare la funzione “Clona“: così facendo si aprirà una finestra di opzioni che permetterà di selezionare quali e quante informazioni copiare nel nuovo progetto di arrivo.

È facile immaginare quante semplificazioni può offrirci una simile funzionalità.

Basti pensare ai progetti ricorsivi che si ripetono con la stessa struttura temporale e di risorse umane di anno in anno. Clonare il progetto dell’anno precedente consentirà di risparmiare una notevole quantità di tempo prezioso.

Inoltre, sarà possibile anche convertire il progetto clonato in un Template, consentendoci di partire quindi da un modello con dati reali e poi tenerlo a disposizione per tutti i progetti futuri della stessa tipologia.

status del template di progetto

Basterà cambiare lo stato di progetto da “Attivo” a “Indefinito” e utilizzare il tag template.

Da quel momento in poi, il template potrà essere selezionato tra quelli a disposizione nel momento in cui si crea un nuovo progetto.

2.3. Creazione di un progetto da Template

Ed ecco infine come fare a utilizzare i template creati, sia che si sia partiti da un template vuoto, sia che si sia scelto di utilizzare un progetto già esistente.

Nel momento in cui creeremo un nuovo progetto, potremo selezionare la voce “Crea un progetto da template” che compare nel menu di scelta sul tasto “Aggiungi” della pagina di Lista dei progetti.

Il progetto così creato conterrà già tutti i dati precompilati inseriti nel Template di origine.

2.3.1 Creazione di una fase di progetto da Template

L’utilizzo dei template, inoltre, è possibile anche per la creazione di una singola fase di progetto.

Come nel caso dell’esempio qui utilizzato, si potrà in questo caso scegliere di utilizzare il template “Marketing” per gestire la fase di promozione di un progetto più grande.

Ed ecco che il nuovo progetto o la nuova fase conterrà già tutte le informazioni che abbiamo deciso di importare preventivamente, con un incredibile risparmio di tempo e fatica.

Conclusioni: Efficienza migliorata con i Template di Twproject

Possiamo sintetizzare affermando che con l’uso dei Template potrai migliorare l’efficienza nella gestione dei progetti per la tua azienda.

I template di Twproject consentono di inserire moltissimi dati di partenza, che riguardano l’intero ciclo di vita del progetto, dal cronoprogramma alla struttura organizzativa, ai costi e così via.

Tutto questo non incrinerà la flessibilità, che rimane tale come approccio di base in Twproject: modifiche e e aggiustamenti potranno essere fatti in un secondo momento, aiutandoti a gestire al meglio i tempi di pianificazione.

Se vuoi provare questa e tante altre funzionalità in Twproject, l’unico software di project management davvero completo, puoi fare una prova gratuita di 15 giorni durante i quali il nostro team di supporto sarà a tua disposizione per ogni dubbio o domanda.

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