L’esperienza di un team di progetto che lavora ad alte prestazioni è molto difficile da dimenticare. Se mai ti è capitato di far parte di un Team del genere conserverai sicuramente ricordi indelebili di quell’esperienza.
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In questo tipo di team, si instaura di solito un forte legame di fiducia. Le persone lavorano insieme in modo cooperativo per raggiungere gli obiettivi comuni e spesso il progetto ha ancora più successo di quanto il Project Manager e il cliente avrebbero potuto immaginare.
L’esperienza dei membri del Team è sicuramente una caratteristica dominante ma non è l’unica. Questi tipi di team hanno generalmente alcune caratteristiche chiave in comune che li rendono i team efficaci e ad alte prestazioni.
Fra queste caratteristiche possiamo trovare:
- Obiettivi chiaramente definiti
- Ruoli chiaramente definiti
- Comunicazione aperta e chiara
- Processo decisionale efficace
- Partecipazione equilibrata
- Accettazione delle diversità
- Gestione dei conflitti
- Atmosfera lavorativa positiva
- Relazioni di cooperazione
- Leadership partecipativa
Ma come creare una squadra efficace?
Il requisito più importante per un progetto di successo è la scelta del team che si prenderà in carico il lavoro.
L’insieme delle competenze apportate da ciascun individuo della squadra dovrebbe aggiungere un valore in più al team nel suo insieme.
Di solito ci sono due cose che devono essere valutate prima di selezionare un individuo per far parte di un team di progetto: innanzitutto, quali competenze sono necessarie per ricoprire la posizione nel team di progetto? E in secondo luogo, quali competenze ed esperienze può offrire questo nuovo membro?
Ogni progetto ha i propri requisiti e i ruoli vengono scelti di conseguenza in base ad esperienza, abilità, conoscenza, ecc. degli individui.
Questo è uno dei passi più importanti nella gestione dei progetti: raggruppare insieme professionisti efficienti ed efficaci.
I passaggi necessari per scegliere il giusto mix di individui per creare un team ideale sono:
- Identificare gli obiettivi da raggiungere: conoscendo gli obiettivi si possono capire i parametri delle attività da fare che a loro volta decidono il tipo di abilità e capacità richieste per portare a termine il progetto con successo.
- Selezionare i membri del team: da un pool di persone con differenze skills ed esperienze è necessario selezionare per il team coloro che hanno le competenze specifiche richieste per il progetto. Per costruire un team efficace, non bisogna concentrarsi solamente sulle abilità che un singolo membro del team deve possedere, ma anche sia sul pool di abilità che, in generale, l’intero team deve avere.
- Ottimizzare le prestazioni del team: non basta costruire un team e delegare compiti ai singoli individui. Per ottenere risultati è necessario calibrare le prestazioni e continuare a ricordare loro che devono lavorare come un’unica squadra per raggiungere l’obiettivo prestabilito.
Il membro del team perfetto
Le risorse umane disponibili influiscono sulla deliverability dei progetti, cioè più i membri sono informati ed esperti, maggiori saranno le probabilità di concludere un progetto con successo.
Quindi, cosa devono cercare i project manager quando vogliono trovare i perfetti membri per il team?
Ecco alcune caratteristiche:
- I membri del team dovrebbero essere disciplinati e organizzati; questo porta efficienza alla squadra.
- Dovrebbero essere grandi comunicatori che ascolteranno e affronteranno le preoccupazioni in modo efficace.
- Dovrebbero essere oggettivamente talentuosi nel loro campo.
- Dovrebbero essere intraprendenti.
- Dovrebbero essere di natura proattiva, ovvero dovrebbero essere in grado di intraprendere azioni da soli.
- E infine, dovrebbero avere un impegno totale e puro nei confronti del progetto e del proprio ruolo all’interno del team.
Cosa rende una squadra di successo?
Una volta visto come trovare i perfetti membri per un team di progetto efficiente, c’è però ancora un piccolo tassello che manca: il project manager.
Il project manager è infatti parte integrante del team di progetto e, per questo motivo, c’è bisogno di un project manager straordinario per gestire un gruppo di persone competenti che si impegnano per un unico obiettivo.
Non sempre però riunendo un manager che sa il fatto suo ed un team di progetto ben costruito, si ottiene un lavoro di successo; ci sono infatti alcune caratteristiche che misurano il successo di una squadra:
- I ruoli e gli obiettivi del team dovrebbero essere chiaramente definiti
- La partecipazione di tutti i membri dovrebbe essere equilibrata e ben definita
- La comunicazione tra i membri dovrebbe essere chiara e aperta
- Le relazioni tra i membri del team dovrebbero essere pienamente collaborative
- La diversità deve venire accettata
- Il project manager dovrebbe essere pienamente coinvolto nella gestione del compito e dei suoi risultati
- Conflitti e stress dovrebbero essere risolti rapidamente
- L’atmosfera generale del team di progetto dovrebbe essere positiva. Un’atmosfera positiva porta a condizioni di lavoro efficienti che a loro volta aumentano la produttività.
- Infine, l’utilizzo della tecnologia aiuterà a implementare tutte le caratteristiche di cui sopra con una comodità senza pari. Un buon strumento software di gestione progetti che racchiude diverse funzionalità potrà permettere di rimanere al passo con le attività di progetto e di gestire il team di progetto con precisione.
In generale, l’organizzazione del lavoro all’interno di un team di progetto richiede un’attenzione e uno sforzo speciali.
La distribuzione dei ruoli e l’assegnazione delle responsabilità è il primo passo verso gli obiettivi del progetto.
Costruire un team di progetto altamente produttivo può sembrare impegnativo.
Come identificare chi è la persona giusta per la squadra? Come distribuire i ruoli e assicurarsi che ognuno capisca la propria parte? E se un team di grandi esperti si rivelasse totalmente disfunzionale?
Sebbene parte della conoscenza che risponde a queste domande sia abbastanza intuitiva, ci sono regole da seguire che aiutano a creare un team di progetto efficiente.
La gestione dei progetti è un campo in cui le soluzioni personalizzate possono portare al successo e a un’esperienza del team di progetto positiva.
