Knowledge management: condividere le conoscenze del progetto con Twproject

Condividere le conoscenze del progetto permette di gestirlo in maniera efficace, tenendo traccia di tutti i passaggi, delle scelte fatte, delle motivazioni, dei cambiamenti e di ciò che non ha funzionato.

Questo know-how deve essere riassunto nella documentazione ufficiale di progetto che potrà essere utile per affrontare progetti simili in futuro, fare stime più accurate e, in generale, migliorare il modo di lavorare all’interno dell’organizzazione.

Tuttavia, in molte aziende, la condivisione delle conoscenze del progetto non viene presa seriamente come dovrebbe.

Se si definisce però un format standard e ci si avvale dell’aiuto di un software come Twproject, è possibile costruire un sistema di condivisione delle conoscenze, o knowledge management, che sarà estremamente utile per l’organizzazione a lungo termine.

Vediamo come in questo articolo.

Le migliori funzionalità di Twproject per condividere le conoscenze del progetto

Organizzazioni di tutte le dimensioni si sono rivolte a Twproject per gestire in maniera più efficiente:

• La pianificazione e la programmazione dei progetti
• L’allocazione e la gestione delle risorse
• La condivisione delle risorse aziendali rilevanti
• La collaborazione ed il monitoraggio del lavoro

Di seguito, ecco alcune funzionalità di Twproject per condividere le conoscenze e gestire un progetto al meglio:

1. Gestione delle risorse

• Facile collaborazione con i membri del team interni, esterni e remoti.
• Il luogo di lavoro virtuale incoraggia la pianificazione e i flussi di lavoro collaborativi.
• I calendari del progetto sono gestiti, condivisi e sincronizzati con i calendari personali.
• Gli elenchi di attività personali, i promemoria e le notifiche delle scadenze aiutano a mantenere gli impegni e rispettare le deadline.
• I membri del team condividono dati, documenti e contatti centralizzati.
• Le informazioni sul posto di lavoro virtuale e sul progetto sono accessibili da qualsiasi dispositivo.

2. Gestione delle attività

• Le priorità delle attività sono elencate e assegnate in base a scadenze e dipendenze.
• Gli elenchi di attività possono essere organizzati, monitorati, aggiornati.
• La gestione delle attività per i singoli membri del team può essere personalizzata.
• Facile individuazione di quali attività sono scadute, in corso e pianificate.
• Visualizzazione delle attività quotidiane e dei progressi tra team e progetti.
• Metodologia Waterfall o Agile
• Registrazione di workload mentre si lavora, senza sforzi aggiuntivi.

3. Pianificazione e programmazione

• Pianificazione di obiettivi e di come raggiungerli.
• Possibile creazione di team di progetto virtuali anche con membri geograficamente dispersi.
• Definizione e gestione dei requisiti del progetto.
• Pianificazione della durata delle attività, delle pietre miliari e delle scadenze.
• Visualizzazione della pianificazione, delle attività e delle dipendenze del progetto con diagrammi di Gantt complessi – grazie a Gantt editor – o liste personalizzate prioritizzate.
• Costruzione roadmap per strategie di lavoro a lungo termine

4. Gestione tempi di lavoro

• Panoramica degli impegni di lavoro attuali e futuri tra team e progetti.
• Assegnazione dei membri del team e allocazione delle risorse in base alla disponibilità e alla capacità.
• Facile individuazione di chi sta lavorando a cosa, chi è sovraccarico e di chi non è disponibile permettendo così di bilanciare il carico di lavoro.
• Alert sulle pagine e-mail settimanali per una gestione corretta del worklog.
• Potente sistema di ricerca del worklog secondo persona, progetto, cliente, data e molto altro.

5. Gestione dei documenti

• Condivisione sicura dei file tra tutti i membri del team da più dispositivi.
• Gestione e archivio della documentazione in un unico posto sicuro, strutturato, accessibile.
• Storico della documentazione con controllo della versione, rilevamento delle modifiche e cronologia dei documenti.
• Software che può essere connesso ad altri servizi di archiviazione di documenti.
• Indicizzazione dei documenti per una ricerca più facile e rapida.

6. Issue management

• Traccia dei problemi.
• Analisi e gestione dei rischi.
• Sistema di bug tracking intuitivo.
• Sistema di gestione dei ticket che permette di essere più vicino ai clienti.
• Customizzazione degli stati di issue secondo necessità.
• Potenti filtri per trovare gli issue secondo stato, progetto, cliente, data.

7. Gestione costi

• Assegnazione di budget sia al progetto che alla risorsa.
• Analisi del budget, del costo attuale e del risultato previsto per progetto.
• Gestione delle risorse in uso e pianificate in base al costo di utilizzo.
• Minimizzazione dell’effort dei task

8. Soluzioni Enterprise

• Servizio affidabile per la gestione dei progetti installato sul server o su cloud a seconda delle esigenze.
• Campi e form personalizzati in modo semplice e veloce.
• Report customizzati che possono essere esportati.
• Sistema di feedback direttamente dai clienti senza costi aggiuntivi.
• Database di facile lettura.
• Dati analitici avanzati che includono anche tutti i cambiamenti avvenuti durante il ciclo di vita di un progetto.
• Modello di sicurezza evoluto che protegge la riservatezza, la disponibilità e l’integrità dei dati.
• Ruoli, permessi, diritti di lettura e scrittura personalizzabili.
• Interfaccia semplice ed intuitiva.
• Disponibile anche in inglese.
• Periodo di prova gratuito e prezzi trasparenti.

In conclusione, il knowledge management deve essere una delle risorse strategiche essenziali per sostenere un vantaggio competitivo e senza il supporto di strumenti che permettono di condividere conoscenza, questa può facilmente venire persa.

Twproject è uno dei migliori software di project management che esistono sul mercato per incentivare il knowledge management dei progetti, per promuovere la collaborazione nel team e fra i team e per migliorare in generale le prestazioni di un’organizzazione.

Le ampie funzionalità di questo strumento permettono una pianificazione e programmazione efficiente che semplificano i flussi di lavoro e i processi di gestione di un progetto.

Sono già molte le aziende ed i project manager che hanno scelto Twproject per la gestione dei loro progetti e per la condivisione della conoscenza, essenza della loro cultura aziendale.

Prova tu stesso tutte le funzionalità di Twproject gratuitamente cliccando sul pulsante qui sotto.