Sei alla ricerca di un software che ti aiuti nella gestione e monitoraggio dei tempi di lavoro del tuo team? Ecco una lista che fa al caso tuo.
Il monitoraggio del tempo è la principale risorsa strategica nella gestione di qualsiasi progetto.
Tuttavia, il time management non è mai una sfida semplice, né nella vita quotidiana né nel contesto aziendale.
Per i project manager e i team leader, la capacità di monitorare non solo il proprio tempo, ma anche quello delle risorse coinvolte nei vari task e deliverable, è essenziale. Un approccio strutturato alla gestione del tempo permette di ottimizzare i processi, migliorare il workflow e ridurre i colli di bottiglia operativi.
I benefici di un efficace monitoraggio dei tempi di lavoro sono molteplici:
- Aumento della produttività grazie alla riduzione del time waste e alla corretta allocazione delle risorse.
- Rispetto delle milestone e delle deadline, evitando slittamenti e garantendo un project delivery puntuale.
- Maggiore consapevolezza del valore delle attività, facilitando il resource management e la prioritizzazione dei task.
- Pianificazione più accurata, con stime dei tempi di esecuzione basate su dati reali e non su supposizioni.
- Migliore collaborazione e accountability, assicurando trasparenza sulle responsabilità e sulle performance del team.
E se questi vantaggi non bastano, considera che una gestione efficace del tempo è il pilastro fondamentale di qualsiasi metodologia di project management, dal Waterfall all’Agile, fino al Kanban o allo Scrum.
In definitiva, il controllo delle tempistiche non è solo un’attività operativa, ma un vero e proprio asset strategico per garantire il successo e la sostenibilità di qualsiasi azienda, indipendentemente dalla sua dimensione o settore.
INDICE
Tuttavia il monitoraggio dei tempi di progetto presenta una sfida critica: la costanza.
Spesso, la mancanza di un framework strutturato porta all’adozione di strumenti inadeguati o di soluzioni frammentarie, compromettendo l’efficacia del workflow management.
Per un monitoraggio dei tempi di lavoro efficace, è fondamentale che tutto il team si impegni nella registrazione accurata dei tempi, integrandola nei processi quotidiani senza impattare negativamente sulle operazioni.
L’analisi regolare dei dati raccolti consente di individuare inefficienze e migliorare la pianificazione, mentre la capacità di adattarsi e modificare la strategia, quando necessario, permette di ottimizzare il metodo di lavoro e massimizzare la produttività.
Un software di time management non è solo uno strumento di registrazione, ma un vero alleato del project manager. Oltre a tracciare il tempo, fornisce insight strategici per l’allocazione delle risorse e di conseguenza la fattibilità tecnica dei progetti.
Tuttavia, non tutti i software funzionano allo stesso modo: sperimentarne diversi è essenziale per individuare quello che meglio si adatta alle esigenze specifiche del team e della metodologia adottata.
Le diverse tipologie dei software di monitoraggio dei tempi
Le piattaforme per il monitoraggio delle tempistiche e la creazione dei timesheet si distinguono principalmente in due categorie: da un lato, esistono strumenti basilari che consentono esclusivamente la registrazione del tempo impiegato nelle attività; dall’altro, ci sono soluzioni più avanzate che integrano il tracciamento delle ore di lavoro con funzionalità di project management, come la pianificazione delle attività, l’allocazione delle risorse e l’analisi delle performance.
La scelta ideale è quella di adottare un software di time management che si integri con strumenti di project planning, così da ottenere una visione completa dell’andamento dei progetti.
Questo approccio permette di coinvolgere tutte le parti interessate e di trasformare la gestione dei tempi in un tassello fondamentale per l’ottimizzazione del workflow complessivo.
Un caso concreto? L’utilizzo dei timesheet storici per stimare con precisione i costi delle attività future e definire in modo accurato il budget di progetto.
La classifica dei software di monitoraggio dei tempi del 2025
Quali sono dunque gli strumenti che rispondono all’esigenza di combinare il monitoraggio dei tempi con altri aspetti di gestione dei progetti? Quali hanno inoltre un’altra caratteristica vantaggiosa, ossia la flessibilità?
Abbiamo provato diversi dei software più rinomati sul mercato, focalizzati sulla registrazione e il monitoraggio dei tempi di lavoro nei progetti, e abbiamo creato una classifica basata sulle loro performance.
1. Twproject
Twproject è uno strumento che si distingue per la sua flessibilità nella gestione dei timesheet, offrendo diverse modalità di registrazione per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni utente.
La piattaforma consente di monitorare continuamente i worklog in tempo reale, identificando eventuali scostamenti rispetto ai tempi pianificati e permettendo di apportare modifiche in modo rapido.
I dati registrati sono facilmente esportabili, consentendo di selezionare informazioni per persona, progetto, cliente, date e altro, per una gestione dettagliata.
Questi dati si integrano perfettamente con ogni fase del ciclo di vita del progetto in Twproject, dalla pianificazione all’esecuzione, fino alla fase finale di fatturazione dei lavori svolti.
Inoltre, Twproject dispone di un sistema di notifiche che aiuta a ricordare di registrare i propri worklog, garantendo che nessuna informazione venga trascurata.
Caratteristiche principali:
- Modalità di registrazione: Inserisci le ore con fogli presenza, cronometro o ToDo assegnati.
- Accesso alla registrazione: Registra worklog da qualsiasi pagina, inclusi dashboard, progetti, fasi e ToDo.
- Calendario: Personalizzabile per intervalli settimanali, bisettimanali o mensili, integrato con i timesheet.
- ToDo: Facile da usare, consente l’inserimento manuale o con timer delle ore per ogni attività.
- Costi: Budgeting automatico con ore di lavoro sulle fasi della WBS, confronto tra lavoro stimato e svolto.
- Ricavi: Differenzia tra ricavi stimati e fatturati, consente il salvataggio dei documenti di fatturazione.
- Gestione dei worklog: Visualizzazione e approvazione dei worklog da parte del project manager.
- Carico di lavoro: Pianificazione anticipata in base ai worklog, disponibilità e assenze, con rimodulazione delle assegnazioni.
- Pianificazione progetti: Le ore lavorate contribuiscono alla pianificazione per progetti simili. Dettaglia le fasi del progetto e le attività assegnate.
- Gantt interattivo: Pianifica fasi, scadenze e milestone tramite diagramma di Gantt.
- Statistiche: Grafici sui worklog inseriti, correlati ai costi e visibili in qualsiasi momento del progetto.
Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.
Pro: Twproject è la piattaforma collaborativa ideale, integrando il monitoraggio dei tempi in un contesto più ampio. Offre ai manager il controllo su budget, carico di lavoro, statistiche, e permette ai lavoratori di monitorare costantemente l’uso del loro tempo. Si adatta perfettamente a qualsiasi team.
Contro: Nessun contro, solo vantaggi!
Il software collaborativo più completo e flessibile per il monitoraggio dei tempi di lavoro: si adatta a ogni esigenza e combina gestione tempistiche e progetti.
2. Toggl
Toggl è un software di monitoraggio dei tempi adatta per chi cerca una gestione del tempo agile ma efficace.
Il suo obiettivo principale è fornire una visione delle ore lavorate su vari progetti, aiutando le aziende a comprendere meglio la distribuzione delle risorse e a ottimizzare la gestione dei carichi di lavoro.
Questo strumento è molto apprezzato per la sua interfaccia pulita, ma può risultare un po’ complesso per chi è alle prime armi, specialmente se non si è già abituati all’uso di software per il time tracking.
In particolare, Toggl offre una panoramica dettagliata delle attività svolte e un sistema di report avanzato che facilita l’analisi della produttività e l’identificazione delle aree di miglioramento.
Caratteristiche principali:
- Timer semplice per il tracking delle ore
- Report personalizzati per analizzare l’uso delle risorse
- Integrazioni con altre piattaforme di project management (come Trello e Asana)
- Pianificazione visiva con una dashboard chiara
- Esportazione dei dati per analisi esterne
Prezzo: A partire da 9 $ utente / mese.
Pro: Toggl è ideale per team e freelancer che cercano una soluzione semplice e veloce per il monitoraggio dei tempi. La sua dashboard ben progettata offre una chiara visione del tempo impiegato in ogni attività, facilitando l’ottimizzazione delle risorse.
Contro: Sebbene l’interfaccia sia buona, l’esperienza di navigazione potrebbe risultare un po’ lenta in alcune funzioni. Inoltre, manca di strumenti avanzati per la pianificazione futura dei progetti.
Uno strumento utile per chi cerca una gestione snella dei tempi, ma che potrebbe richiedere un po’ di esperienza per sfruttarne appieno le potenzialità.
3. Timey App
Timey App è una piattaforma disponibile sia come app web che mobile, pensata per il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti in modo collaborativo.
Progettata per supportare sia singoli utenti che team, permette di tenere traccia del tempo impiegato su varie attività e progetti, oltre a facilitare l’organizzazione e la gestione efficiente delle attività. Tuttavia, potrebbe risultare un po’ limitata in termini di funzionalità avanzate per team più grandi o con esigenze particolarmente complesse.
Caratteristiche principali:
- Monitoraggio tempi: registra facilmente ingressi, uscite e pause per una gestione precisa del lavoro.
- Gestione progetti Kanban: visualizza e sposta i progetti tra le fasi “in attesa”, “in corso” e “completata”.
- Panoramica progetto: centralizza tutte le informazioni del progetto, monitorando attività, orari e traguardi.
- Pianificazione ferie: gestisci le richieste di ferie, permessi e malattia del team.
- Fatturazione: crea e invia fatture, monitora pagamenti e aggiungi sconti o tasse.
Prezzo: licenza unica a 6 $ utente/mese.
Pro: Timey rende facile il monitoraggio del tempo, migliorando l’efficienza per singoli utenti e team. La sua interfaccia semplice e la compatibilità mobile garantiscono un processo fluido e preciso.
Contro: Pur essendo uno strumento valido, potrebbe richiedere un po’ di tempo per chi è alle prime armi con questo tipo di software. Per sfruttarlo al meglio, potrebbero essere utili tutorial o sessioni di formazione.
Una soluzione software per aziende o professionisti esperti che necessitano di monitorare il tempo e gestire attività o progetti.
4. Clockify
Clockify è un’applicazione per il monitoraggio del tempo e la creazione di timesheet, che consente di gestire e rendere fatturabili le ore lavorate su diversi progetti. È uno strumento utile per singoli utenti e team che desiderano ottimizzare la gestione del tempo e ottenere report dettagliati sulle prestazioni.
Offre funzionalità aggiuntive come l’integrazione con i calendari, la gestione delle ferie, e la possibilità di monitorare i movimenti degli utenti sul territorio. Con il suo sistema di report personalizzabili, permette di raccogliere e analizzare i dati relativi al lavoro svolto..
Caratteristiche principali:
- Time tracker: cronometro o manuale per registrare le ore lavorate e segnare come fatturabili.
- Calendario: integrazione con Google e Microsoft Calendar, gestione ferie con approvazione.
- Funzione “chiosco”: log-in per monitorare i tempi di lavoro su progetti specifici.
- Dashboard: visualizzazione delle statistiche di utilizzo del tempo del team.
- Report: esportazione dei dati in base a diversi criteri.
- Gestione progetti: assegnazione task e vista semplificata del carico lavoro.
- Budget: inserimento spese aggiuntive e creazione di ricevute per i clienti.
- Mappe: monitoraggio degli spostamenti degli utenti sul territorio per team in mobilità.
Prezzo: piano base a partire da 3.99 $ utente/mese.
Pro: Facile da usare, accessibile su più dispositivi, buona app mobile.
Contro: Poche opzioni di personalizzazione, non adatto a team grandi o con più dipartimenti; assente il Gantt.
Uno strumento nato con la sola funzione di tracciare i tempi di lavoro e successivamente ampliatasi verso alcune funzioni basiche di project management.
5. Harvest
Harvest è un software per la gestione dei timesheet, progettato principalmente per integrarsi con la gestione del budget e la fatturazione. Le sue funzionalità principali si concentrano sul monitoraggio del tempo e la creazione di report, ma molte altre caratteristiche sono ottenibili tramite integrazioni con altri sistemi.
È una soluzione ideale per liberi professionisti o piccoli team che necessitano di un tool semplice e efficace per gestire i propri progetti e le relative finanze.
Sebbene non offra un ampio supporto per la gestione del carico di lavoro, fornisce strumenti di analisi per monitorare il progresso dei progetti e tenere traccia dei budget e delle spese.
Caratteristiche principali:
- Progetti: crea progetti per cliente, suddivisi in tre tipi: a consumo, con costo fisso e non fatturabili.
- Registrazione tempo: timer o registrazione manuale tramite planner settimanale.
- Budget: imposta il budget per progetto in ore o denaro, con aggiunta di spese extra.
- Invoicing: crea fatture dalle ore lavorate sui progetti.
- Grafici: visualizza l’andamento delle entrate, uscite e ore lavorate (fatturabili e non).
- Gestione team: riepilogo delle ore svolte e monitoraggio degli sforamenti, ma senza funzioni di riallocazione compiti.
Prezzo: unica licenza pro 10.80 $ utente/mese.
Pro: Offre analisi dettagliate e scenari “what-if” per una reportistica avanzata.
Contro: La gestione dei progetti è strettamente legata ai clienti, limitando la flessibilità per team che lavorano in modo diverso. Inoltre, non consente di segnare le ore a più livelli (ad esempio, per fasi o per l’intero progetto).
Un software adatto a chi punta su una dettagliata reportistica cronologica e finanziaria, pur peccando in rigidità.
6. ActiveCollab
ActiveCollab è uno strumento di gestione progetti con time tracking che consente di monitorare i tempi di lavoro suddivisi per progetto, cliente, ambito e assegnatario, offrendo una panoramica completa delle attività. È ideale per chi desidera tracciare ogni fase di lavoro, dal singolo task al budget complessivo.
Il sistema consente di creare progetti con descrizione, categoria e cliente, oltre a gestire task assegnati e monitorare i tempi con un cronometro attivabile dal project manager. È possibile aggiungere ore al timesheet in un secondo momento, mentre il sistema fornisce report dettagliati, anche se poco personalizzabili, sui progressi e un budget che distingue tra ore lavorate e stimate.
Caratteristiche principali:
- Gestione progetti: crea progetti con cliente, descrizione e categoria. Possibilità di nascondere attività ai clienti.
- Gestione task: assegnazione di task con scadenze.
- Cronometro: attivabile dal project manager per il monitoraggio delle ore.
- Timesheet: aggiunta manuale delle ore e visualizzazione delle ore in eccesso o in difetto.
- Gestione risorse: creazione di profili con costi orari personalizzati.
- Report: filtrabili per periodo, cliente o tipo di progetto.
- Budget: confronto tra ore lavorate e stimate e calcolo del totale fatturabile.
Prezzo: licenza pro a partire da 8 $ utente/mese.
Pro: Piattaforma con strumenti completi e facili da usare.
Contro: Report e interfacce non molto personalizzabili. Mancanza di dashboard principale.
Uno strumento adatto a diverse tipologie di professionisti e aziende. La sua poca flessibilità è compensata dalla varietà di funzionalità.
7. Sunsama
Sunsama è un software progettato per la gestione dei task, basato su metodologia agile. Si concentra sulla pianificazione e sul tracciamento delle attività utilizzando principalmente la kanban board, integrando le tempistiche all’interno di un flusso di lavoro altamente personalizzabile.
Le sue funzionalità principali offrono una gestione dei task versatile, inclusa la possibilità di assegnare e pianificare attività a lungo termine, mentre il carico degli operatori viene monitorato per evitare sovraccarichi. Sunsama si distingue per l’attenzione al benessere degli utenti e una gestione equilibrata dei tempi di lavoro.
Caratteristiche principali:
- Personalizzazione: opzioni di pianificazione e gestione dei tempi altamente adattabili.
- Task management: aggiunta e assegnazione di task con opzioni di vista kanban, incluse attività routinarie.
- Date di inizio e fine: impostabili a piacere per ogni task.
- Channels: aree di lavoro per organizzare i task, con possibilità di sub-channels.
- Archivio: personalizzabile o automatico per il salvataggio delle attività passate.
- Carico operatori: segnalazione di sovraccarico in caso di superamento delle ore previste.
- Review settimanale: analisi degli obiettivi raggiunti.
Prezzo: unica licenza a partire da 20 $ utente/mese.
Pro: Buon tool per una gestione personale dei tempi di lavoro e il benessere dell’utente.
Contro: Meno adatto per progetti complessi di gruppo e collaborazione su larga scala.
Un’applicazione che si ispira alla filosofia agile sia dal punto di vista grafico che da quello della personalizzazione dei contenuti.
Conclusioni
Abbiamo esplorato diversi strumenti utili per manager e dipendenti, che permettono di monitorare il tempo impiegato in compiti, progetti e altre attività. La scelta giusta è fondamentale per migliorare le decisioni aziendali, aumentando così produttività e profittabilità.
L’obiettivo è individuare uno strumento che si adatti alle necessità individuali, tenendo conto delle specifiche necessità e, al contempo, integrandosi perfettamente nei processi aziendali, in modo che il monitoraggio del tempo non resti un’attività isolata.
Speriamo di aver dimostrato che il time management non è una corsa contro il tempo, ma un processo di apprendimento continuo, che porta a una gestione sempre più efficace delle risorse.
Con Twproject, ogni risorsa può seguire il proprio metodo di registrazione, mentre il project manager può facilmente raccogliere e analizzare i dati, poiché sono già completamente integrati nella gestione del progetto.
Se pensi che anche questa sia la tua esigenza principale, prova Twproject gratuitamente per 15 giorni e scopri come ottimizzare la tua gestione dei tempi di lavoro.
