Gestire progetti con la WBS è un’operazione molto più semplice di quanto si pensi, se fatto con gli strumenti giusti.
La WBS (Work Breakdown Structure) è una “una decomposizione gerarchica del lavoro che il team deve eseguire, orientata ai deliverable“, almeno così la definisce il PMBOK.
Con questo post proveremo a mostrarvi come è possibile condurre i progetti con la WBS in Twproject.
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Lo scopo principale di questa funzione è di consentire la gestione di progetti complessi partendo da un livello “macro”. Quindi, si andrà via via a scomporre ogni fase progettuale in elementi più semplici che consentiranno una maggiore precisione nella stima, nella gestione, nel controllo e nella verifica.
Non vogliamo qui entrare nel merito delle buone pratiche relative alla WBS, ma ci focalizzeremo su come usarla in Twproject. Per chi desiderasse approfondire troverà sul nostro blog diversi articoli al riguardo. Un buon inizio è Come scomporre un progetto: esempi di WBS.
Come creare un progetto con la WBS
Per rendere più semplici le cose, creeremo un progetto di esempio: “My Bycicle”. In questa fase non ci preoccuperemo di date, risorse, tipologie etc.
Twproject ci consente di creare un nuovo progetto in due click:
Twproject assegnerà al progetto un codice in automatico e definirà l’utente corrente come “project manager“.
La zona evidenziata in giallo conterrà la nostra WBS.
Tutto inizia cliccando sul “+” cerchiato in arancio nella immagine precedente. In pochi click la nostra struttura sarà pronta:
Possiamo scomporre il nostro progetto senza un limite predefinito, ma solitamente 4 o 5 livelli sono sufficienti anche per progetti molto complessi.
Questi livelli possono rappresentare i Work Package, o pacchetti di lavoro, che compongono il nostro progetto.
La WBS permette di “collassare”, come evidenziato, le fasi o work package su cui non stiamo lavorando, per focalizzarci sono sulle quelle di interesse.
La WBS ci consente anche la rimozione di fasi create per errore.
Come detto precedentemente in questa fase non ci siamo occupati di date, ma semplicemente della scomposizione logica.
La WBS per navigare il progetto
La potenza della WBS è che ci fornisce una struttura che possiamo utilizzare per organizzare documentazione, costi, micro attività (ToDo) ed anche la definizione dei permessi.
La WBS è lo scheletro del progetto!
Potrai utilizzare la WBS appena definita come un menù per navigare all’interno del progetto, con una praticità senza confronti.
Ma la WBS di Twproject non è un solo strumento di definizione del progetto, ma anche uno strumento di controllo rapido.
Infatti, una volta che il nostro progetto sarà partito ed alimentato con dati di pianificazione, lavoro svolto, documentazione, la nostra WBS si arricchirà di informazioni.
Ad esempio nel caso il nostro progetto non rispetti le date riceveremo degli alert sulle fasi incriminate.
È da notare il colore degli alert che per la fase “Frame set” è grigio mentre è rosso per quella “Braking system”.
Questo significa che “Frame set” non è direttamente in ritardo, ma continene una o più fasi che lo sono.
La stessa logica di alert si applica su:
- costi: in caso di sforamento del budget o dello stimato
- ricavi: in caso in cui le fatture siano inferiori alle stime
- assegnazioni: in caso sforamento della capacità lavorativa delle risorse
- ToDo: in caso di sforamento delle date pianificate
La WBS di Twproject è uno strumento potentissimo per la definizione, l’editing e il controllo di progetti anche complessi.
Puoi provare oggi stesso a gestire i tuoi progetti con la WBS di Twproject: avrai una prova gratuita di 14 giorni e l’assistenza del nostro team di supporto!
