Gestire le risorse di progetto: come farlo in modo efficace

Gestire le risorse del progetto in modo efficace è uno degli aspetti più importanti del lavoro per la realizzazione degli obiettivi prefissati. Senza risorse adeguate, infatti, il progetto non potrà mai essere completato.

Fondamentalmente abbiamo già parlato di quali sono le risorse di un progetto, e sappiamo che “Le risorse sono persone, attrezzature, luoghi, denaro o qualsiasi altra cosa di cui ha bisogno un progetto per essere svolto”.

L’elemento predominante però è l’elemento umano e pertanto possiamo definire che: le risorse sono un gruppo di persone che lavorano insieme – utilizzando magari altre risorse materiali – verso un obiettivo comune.

Sembra una definizione semplice, ma una gestione efficace delle risorse non accade solo riunendo alcune persone e chiamandole “squadra” o Team. A tal proposito puoi anche leggere questo articolo che spiega come realizzare un team.

Quando le risorse sono disponibili e monitorate adeguatamente, i risultati del progetto possono essere preparati con cognizione di causa e consegnati rispettando tempo e budget.

Che si tratti di risorse del team, risorse materiali o entrambe, tutte devono essere gestite in modo efficace.

Ecco, quindi, i nostri 8 suggerimenti per gestire le risorse di progetto in modo efficace.

Gestire le risorse di progetto: Centralizzare le risorse in un unico pool

Questo centralizzare tutte le risorse in un unico pool quando si lavora su più progetti o più dimensioni di un singolo progetto aiuta il project manager ad avere la panoramica delle risorse ogni volta che ne ha bisogno con grande comodità.

Inoltre, quando si dispone di un pool di risorse centralizzato, il project manager ed il team possono determinare i limiti delle risorse e ciò evita che queste vengano sprecate o utilizzate in modo eccessivo.

In questo modo, avere un pool centralizzato di risorse è un modo efficiente di gestire le risorse piuttosto che creare un centro risorse separato per ogni progetto o ogni piccola attività di un singolo progetto.

Gestire le risorse di progetto: Determinare le competenze necessarie delle risorse

Prima di assumere un team, è necessario sottolineare un insieme di competenze che fungano da parametro per l’assunzione di persone per il progetto.

Se le risorse hanno infatti conoscenze limitate o competenze inadeguate, il team sarà più difficile da gestire.

Gestire le risorse di progetto: Incentivare la collaborazione per aumentare la produttività

Per aumentare la produttività del team, è necessario aumentare l’interazione e la collaborazione tra i membri della squadra stessa.

Per far questo, è possibile utilizzare vari strumenti di collaborazione.

Una volta che i membri del team sono affiliati tra loro, possono di conseguenza affiliarsi meglio al progetto.

Al fine di aumentare la collaborazione nel Team, potrebbe essere utile organizzare varie sessioni interattive e riunioni in cui tutti possono contribuire con le proprie idee e piani.

Ottenere un feedback da ogni membro del team favorisce la creatività e la produttività; inoltre, aiuta i membri del team a conoscere meglio la mentalità e l’approccio di pensiero reciproco.

Gestire le risorse di progetto: Assicurarsi di lavorare su un obiettivo comune

Garantire che tutti lavorino per un obiettivo comune, consente di aumentare la fiducia tra i membri del team e di assicurare che il processo sia trasparente per tutti.

Inoltre, un obiettivo comune aiuta a tenere una discussione aperta riguardo a potenziali rischi del progetto o incertezze che possono influenzare le risorse del progetto.

E ciò porta a una gestione efficace delle risorse del progetto.

Un’altra cosa con cui un obiettivo comune aiuta è la definizione delle priorità delle attività: quando ogni membro ha un traguardo comune, sa a cosa è necessario dare la priorità per raggiungere tale obiettivo.

Quindi, è importante che il project manager si assicuri che ogni membro del suo team sappia cosa è importante in modo che possa essere chiaro nella definizione delle priorità delle attività.

Gestire le risorse di progetto: Costruire una strategia adeguata

Quando si costruisce una strategia adeguata, si ha una base su cui pianificare le azioni e implementarle.

Poiché ci sono molte risorse in un progetto, spesso diventa difficile gestirle senza una sana strategia.

Per costruire una “strategia efficace”/”un piano di gestione delle risorse”, è necessario determinare tutte le risorse importanti, il periodo di tempo per il quale saranno richieste e la quantità di lavoro che può essere svolto con esse.

Il compito rimanente è mantenere la strategia per tutto il progetto e non esitare ad apportare modifiche se si vede qualcosa che non va.

Spesso, i project manager e il team pensano che sia sufficiente documentare la strategia e non si concentrano sulla sua implementazione in concreto.

Gestire le risorse di progetto: Usare la tecnologia dove possibile

Per mantenere un buon controllo sulla strategia, sui piani e sui processi di gestione delle risorse, la tecnologia può venire in aiuto.

Un software di project management può evitare gli errori umani rendendo efficienti l’intero processo di gestione delle risorse.

L’uso della tecnologia può far risparmiare tempo e migliorare la precisione, in modo che i membri del team abbiano la possibilità di concentrarsi su altri task.

Su Twproject, ad esempio, si riesce immediatamente ad avere una visione del Team e del carico di lavoro che sta svolgendo.

Puoi trovare maggiori informazioni in questa pagina.

L’uso della tecnologia contribuisce notevolmente ad accelerare e semplificare i processi in modo significativo. Qualsiasi caratteristica del progetto che può essere completata utilizzando la tecnologia dovrebbe essere automatizzata. Ciò a sua volta ridurrà al minimo il rischio di errori e libererà personale che potrà poi essere riassegnato ad altri progetti.

Eventuali processi automatizzati devono essere inizialmente provati e testati per garantire che non ci siano difetti, poiché gli errori aggiungeranno un costo elevato lungo il ciclo di vita del progetto.

L’equilibrio tra tecnologia e gestione delle risorse è una parte fondamentale dello sviluppo aziendale che consente di lavorare a più progetti contemporaneamente in maniera efficiente.

Gestire le risorse di progetto: Prepararsi al peggio

Sfortunatamente, potrebbe capitare di trovarsi di fronte a potenziali rischi o incertezze nella gestione delle risorse.

Anticipare potenziali disastri e disporre di procedure per ripararli nel caso si verificassero è, quindi, importante per il successo di qualsiasi progetto.

Sebbene sia meglio avere le risorse necessarie a portata di mano per risolvere ogni potenziale problema, una soluzione è anche quella di avere un sistema che consenta di reperire risorse esterne rapidamente.

Un piano B aiuta a rimanere fiduciosi e, a volte, questo da solo è un aspetto sufficiente per gestire le risorse in modo tranquillo ed efficace.

Gestire le risorse di progetto: Rendere felice il team di progetto

Il team di progetto è ciò che fa funzionare un progetto e, in generale, un’organizzazione e le persone di solito danno il meglio quando sono appassionate del loro lavoro.

Il project manager dovrebbe quindi sapere cosa i dipendenti amano fare e cosa li motiva di più.

La corrispondenza di una risorsa con un’attività è infatti più produttiva dell’assegnazione di un’attività a una risorsa.

Mantenere la squadra motivata e felice aiuta ad evitare un elevato turnover dei dipendenti.

Avere personale a lungo termine a bordo aumenta la probabilità che ogni progetto intrapreso vada a buon fine.

Inoltre, per riconoscere l’importanza degli sforzi dei membri del team, è importante introdurre un sistema di incentivi per un lavoro ben fatto e premiarli quando si raggiungono traguardi chiave.

Una parte fondamentale per un’efficiente gestione delle risorse è riconoscere che un elevato utilizzo delle risorse non è sempre indice di una buona gestione delle risorse.

Pertanto, gli 8 potenti suggerimenti elencati in questo articolo possono aiutare ogni project manager nel gestire in maniera efficace le risorse del progetto.

Un project manager ha bisogno delle risorse per consegnare un progetto, ma sta in lui gestirle in maniera efficace.