Gestire le criticità di progetto

Le criticità in un progetto non mancano davvero mai e gestirle è quello che di norma un Project Manager deve saper fare con assoluta padronanza.

I project manager sono necessariamente multitasking e devono essere in grado di gestire contemporaneamente molti singoli elementi che compongono un progetto, tenendo tutto sotto controllo.

Ma anche nel caso di progetti condotti dai manager più efficienti, le criticità possono sorgere durante le fasi di pianificazione ed esecuzione del progetto. Sono problemi difficili da evitare, ma spesso facili da risolvere.

Per aiutare a capire e dare uno spunto su quali potrebbero essere le criticità più frequenti da gestire, in questo articolo forniremo una panoramica delle 7 principali sfide che i project manager possono trovarsi ad affrontare.

Gestire le criticità di progetto: Interruzione durante il processo di pianificazione

Un buon project manager sa che la pianificazione è una delle fasi più importanti nel processo di gestione dei progetti.

Tuttavia, a volte i project manager non trascorrono abbastanza tempo in questa fase e cercano di saltare immediatamente alla soluzione del problema. Piuttosto che pianificare e creare strategie più efficaci per evitare il problema, preferiscono risolverlo quando si presenta.

Una migliore pianificazione implica, invece, un maggiore controllo sul progetto e una maggiore serenità nella realizzazione.

Quindi, ascolta il consiglio, è importante non avviare mai un progetto prima di analizzare il problema, vagliare le possibili soluzioni, trovare quella migliore e pianificare tutte le attività e le risorse necessarie per risolvere la criticità.

Bisogna tenere sempre presente che alcuni rischi potrebbero influenzare il progetto in maniera importante e quindi trovare soluzioni alternative quando questi compaiono o si ha una certa certezza che questi compariranno.

Chiaramente esiste una differenza di pianificazione fra progetti più a lungo termine e progetti più brevi: tendenzialmente i primi richiedono una pianificazione dettagliata, mentre per i secondi è necessario un approccio più pratico e agile.

Gestire le criticità di progetto: Scope Creep

È molto importante avere un ambito chiaro del progetto prima di iniziare a eseguirlo. Anche quando, però, si è svolto un ottimo processo di pianificazione, l’ambito del progetto può cambiare durante l’esecuzione.

Questo cambiamento dell’ambito, o scope creep, può essere molto pericoloso perché può far deviare il progetto portando a non rispettare le scadenze e/o il budget.

Quando si presenta questa criticità, per gestirla è importante innanzitutto concentrarsi sugli obiettivi e sul reale bisogno al quale il progetto deve rispondere:

• Gli obiettivi sono cambiati?
• Era a causa della pianificazione o dell’esecuzione?
• È davvero necessario modificare l’ambito di applicazione?

Se la risposta a queste domande è affermativa, è necessario organizzare un incontro con tutti gli stakeholder di progetto in modo che tutti possano trovare la soluzione unanime più semplice e pratica.

In questa situazione è indispensabile prendersi il ​​tempo necessario per rifocalizzare il progetto, riallocare le risorse, creare nuove attività, riprogrammarle e far sapere a tutti cosa è successo.

Tutta la documentazione deve essere aggiornata in modo che tutti lavorino alle stesse condizioni e siano completamente informati su ogni aspetto.

Gestire le criticità di progetto: Il budget viene superato

Il progetto è stato pianificato, le risorse necessarie sono state definite e, di conseguenza, stabilito il budget finale del progetto.

Quindi, se tutti questi passi sono stati compiuti nella maniera corretta, perché malgrado una pianificazione così buona, il budget viene superato?

Ciò potrebbe accadere per tre motivi:

• Il processo di pianificazione non è stato così efficiente come si credeva,
• non c’è stato un efficiente processo di monitoraggio e controllo durante la fase di esecuzione
• il progetto è stato influenzato da fonti esterne (ambiente, legislazione, cambio nel cambio di valuta, ecc.) anche impreviste

Quando un progetto supera il budget, è necessario scoprire cosa è successo e provare a riallocare le risorse rimaste in modo da poter continuare a mantenere le stesse spese.

Una buona pratica durante la pianificazione del progetto è quella di definire un piccolo budget di “buffer” per le sorprese, cioè avere una riserva nel caso in cui emergano delle contingenze, fuori dal controllo del project manager.

Gestire le criticità di progetto: Mancanza o inefficiente comunicazione

Un cattivo o mancante piano di comunicazione porta a conflitti irrisolti, che potrebbero avere un effetto negativo sul progetto.

Un progetto è eseguito da un team di membri, ognuno responsabile di determinati compiti e scadenze.

Se un membro non è allineato e il resto del team o il project manager non se ne accorgono, il progetto subirà sicuramente dei ritardi. Nei casi peggiori, si verificheranno problemi più grandi se il gap persiste.

Avere meeting ricorrenti e verbali di queste riunioni inviati ai partecipanti e agli interessati è un’ottima idea per mantenere tutti sulla stessa pagina.

Gestire le criticità di progetto: Non rispettare le scadenze

In un progetto, le attività dipendono da altre sub-attività e molte di esse non possono essere avviate se un compito precedente non è stato ancora eseguito.

Quindi, in sostanza, una scadenza mancata potrebbe trasformarsi in 1.000 altre scadenze mancate in un effetto domino e, in conclusione, una consegna tardiva del risultato finale del progetto.

Ecco perché la gestione del tempo e delle scadenze è cruciale in un progetto.

Un buon software con un Gantt chiaro e facilmente leggibile aiuta tantissimo in questo aspetto.

Quando si verificano ritardi, è importante in primis analizzare se l’attività scaduta fa parte del percorso critico.

In caso contrario, si possono controllare altre attività collocate nel percorso critico che possono essere portate avanti e riallocare le risorse in modo da poter mantenere la stessa data finale.

Gestire le criticità di progetto: Mancanza di responsabilità

Ogni compito ha bisogno tendenzialmente di un unico responsabile, cioè una persona che si prenda in carico del compito specifico e tutto ciò che è coinvolto nel suo completamento.

Un project manager deve quindi definire chiaramente le responsabilità e il potere decisionale di ciascun membro del team e le aspettative degli stakeholder per quella determinata attività.

Gestire le criticità di progetto: Informazioni decentrate

È fondamentale tenere sempre tutti aggiornati sullo stato del progetto.

La mancanza di informazioni accessibili, disponibili e veritiere può comportare errori e ritardi nel progetto.

Inoltre, informazioni disorganizzate, come, ad esempio, più versioni del processo temporale, diverse cartelle per i documenti, molte e-mail, possono portare a informazioni decentralizzate che creano confusione per tutti i membri del team.

Una soluzione a questo problema è quella di disporre di un software di gestione dei progetti che aiuti a coordinare i dipendenti in più posizioni e, se il caso, anche in diversi fusi orari.

 

Un project manager acquisirà e svilupperà efficaci capacità di gestione dei progetti con una formazione di qualità e con l’esperienza diretta sul posto di lavoro.

Inoltre, il team di progetto non dovrà essere passivo ma nel migliore dei casi aiuterà proattivamente il project manager nella gestione dei vari progetti e delle loro criticità.