Gestire attività senza stress: strategie per PM e team

Gestire attività e progetti può essere una carriera molto stressante.

I project manager sono infatti responsabili della consegna dei progetti in tempo, nel rispetto del budget e delle tempistiche e della gestione di risorse limitate.

Alti livelli di stress possono influire sulle prestazioni cognitive e comportamentali di un individuo. Per questo motivo la gestione dello stress per PM ed il suo team diventa fondamentale.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono le strategie per gestire attività di progetto senza stress.

Gestire attività: 8 strategie per affrontare al meglio ansia e stress

Gestire le attività senza stress può sembrare un’impresa impossibile. Tra scadenze imminenti, flussi di lavoro complessi è facile sentirsi sopraffatti.

Tuttavia, con le giuste strategie, sia i project manager che i team possono imparare a gestire le attività in modo efficiente e senza stress.

1. Pianificazione e organizzazione

La chiave per una gestione del lavoro senza stress è una pianificazione e un’organizzazione efficaci. 

Ciò significa creare una chiara roadmap del progetto, suddividere le attività in compiti gestibili e assegnare le responsabilità ai membri del team. 

Utilizzare strumenti di project management come Twproject può aiutare a tenere traccia delle attività e delle scadenze.

2. Praticare mindfulness

La mindfulness è una forma di meditazione che richiede di concentrarsi sul momento presente, in modo da ridurre e controllare le emozioni negative.

Il termine mindfulness significa “consapevolezza” e si focalizza appunto sulla consapevolezza di sé e del qui ed ora. La pratica della mindfulness può aiutare a rimanere concentrati e calmi, a focalizzarsi sulla realtà presente senza farsi controllare dalla negatività e, di conseguenza, a ridurre lo stress.

3. Dare priorità e delegare i compiti

La maggior parte dei project manager si sente sopraffatta dal carico di lavoro.

Valutando quali attività sono più importanti e urgenti, permette di delegare quei compiti con priorità inferiore ad altri membri del team.

La strategia in questo caso è creare una to do list e di stabilirne le priorità. Inutile dire che portando a termine le attività urgenti il prima possibile, il resto della giornata sarà più piacevole e tranquilla. Inoltre, dare priorità e delegare i compiti può favorire il lavoro di squadra e la fiducia tra i membri del team.

4. Comunicare e collaborare

Quando una persona si sente stressata ed ansiosa, è più probabile che agisca con impazienza. Di conseguenza, le capacità comunicative potrebbero risentirne.

Chi sta provando emozioni intense può avere difficoltà ad esprimersi in modo appropriato con gli altri.

Un modo per evitare stress e ansia è quindi la comunicazione aperta. Invece di aspettare fino all’esaurimento, un project manager o i membri del team dovrebbero far sapere quando qualcosa non sta andando nel verso giusto.  

Ciò significa comunicare eventuali problemi o ritardi il prima possibile e chiedere chiarimenti quando necessario. Una comunicazione proattiva aiuterà a prevenire fraintendimenti e a mantenere il progetto in carreggiata.

Problemi e criticità possono essere risolti in maniera obiettiva, senza farsi prendere dalle emozioni e dalla fretta. Check-in regolari, aggiornamenti di stato e ascolto attivo devono essere implementati in ogni progetto.

5. Gestione del tempo

Una buona gestione del tempo è fondamentale sia per il pm che per il team. Ciò significa creare un programma di lavoro realistico, priorizzare le attività e concentrarsi su un compito alla volta. 

È anche importante fare delle pause regolari per evitare il burnout.

6. Stabilire obiettivi realistici

A volte la quantità di lavoro che un project manager ed il team devono svolgere sembra essere molto più grande di quanto non sia in realtà. Definendo gli obiettivi secondo il metodo SMART rende possibile vedere in maniera più chiara cosa deve essere fatto.

Il framework SMART aiuta infatti a stabilire obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

7. Intelligenza emotiva

Essere consapevoli delle proprie emozioni e di quelle degli altri può aiutare a comunicare in modo più efficace. Inoltre, aiuta a risolvere i conflitti e a creare fiducia. Soprattutto per un project manager, migliorare l’intelligenza emotiva può aiutare a diventare un leader migliore.

Le persone che presentano livelli più elevati di intelligenza emotiva sono più robuste e resistenti e hanno meno probabilità di esaurirsi o di soffrire di disperazione.

Sviluppare capacità di autoregolamentazione e autogestione non garantisce che non si proverà rabbia o altre emozioni forti, ma permette di non lasciare che le proprie azioni siano dettate dai sentimenti in maniera incontrollata.

8. Gestione efficace del team

Una gestione efficace del team non è solo fondamentale per il successo di un progetto o di un’organizzazione, ma può anche aiutare i project manager a gestire lo stress e l’ansia.

Il ruolo di un project manager può essere stressante e la pressione per fornire risultati può portare al burnout e ad altri problemi di salute mentale. Tuttavia, con una gestione efficace del team, è possibile creare un ambiente di squadra positivo che supporti il benessere mentale di tutti.

L’importanza di un software di project manager per gestire attività senza stress

Un software di project management come Twproject è uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager che desideri gestire le attività in modo efficiente e mantenere lo stress al minimo.

In particolare, permette di pianificare e monitorare ogni fase del progetto garantendo una visione d’insieme chiara e organizzata.

L’accesso a funzionalità come la creazione di cronoprogrammi, l’assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la gestione dei rischi consente di avere un controllo totale su tutte le attività.

Inoltre, la possibilità di integrare comunicazioni e documentazione all’interno dello stesso software riduce la necessità di passare da uno strumento all’altro, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano e riducendo il rischio di perdere importanti informazioni.

La trasparenza e la facilità d’uso offerti da Twproject permettono di anticipare e risolvere rapidamente eventuali problematiche, evitando così che lo stress si accumuli.

In definitiva, un ottimo software di project management come Twproject non solo facilita la gestione operativa del progetto, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo riducendo l’ansia e lo stress.