Gestire un progetto non è un’impresa facile, fasi progettuali e metodi di progettazione sono, infatti, passaggi richiesti indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata di un progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
Dalla pianificazione dei minimi dettagli alla gestione delle richieste dei clienti in continua evoluzione alla spedizione puntuale dei risultati, molte cose possono andare storte.
Quando si divide un progetto, complesso o meno che sia, in fasi più gestibili, ognuna con i propri obiettivi e risultati finali, è più facile controllare la qualità dell’output e il successo di un progetto.
Il metodo più conosciuto per la gestione dei progetti è quello del Project Management Cycle – PMC, cioè Ciclo Del Progetto, composto da 4 fasi:
- Fase di avvio
- Fase di definizione e pianificazione
- Fase di esecuzione
- Fase di valutazione e chiusura
Vediamo quindi in questo articolo le fasi progettuali e metodi di progettazione nel dettaglio.
Le 4 fasi progettuali del progetto
Si parla del ciclo del progetto perché queste fasi sono progressive, ciò significa che non è possibile iniziare la fase successiva se quella precedente non è stata completata.
Il PMC non è un metodo statico, ma può essere adattato alle esigenze dei vari contesti anche se, tendenzialmente, la struttura del ciclo non cambia.
1. Fase di avvio
Lo scopo di questa prima fase è identificare e capire quali sono gli obiettivi del progetto e di trasformare quindi un’idea astratta in qualcosa di più significativo.
In questa fase è necessario sviluppare un business case e definire il progetto a livello generale, le sue funzioni, scadenze, compiti e caratteristiche.
Inoltre, se il progetto richiede uno studio di fattibilità, è questo il momento per farlo. Questo studio permette di verificare se il progetto è fattibile considerando gli aspetti economici, legali, operativi e tecnici.
L’identificazione di eventuali criticità aiuterà ad analizzare se è possibile risolverli con soluzioni appropriate.
Al termine di questa fase viene redatto un piano di progetto che deve essere accettato dagli stakeholder e qui viene nominato ufficialmente un project manager che prenderà il controllo del progetto.
2. Fase di definizione e pianificazione
La fase di pianificazione è quella in cui la soluzione del progetto viene ulteriormente sviluppata nel modo più dettagliato possibile e vengono pianificati i passaggi necessari per raggiungere l’obiettivo del progetto.
Qui viene identificato tutto il lavoro da svolgere con le tempistiche e gli obiettivi intermedi.
Inoltre, viene preparato un budget di progetto fornendo stime dei costi di manodopera, attrezzature e materiali.
Una volta che le attività sono state identificate, il programma è stato preparato ed i costi sono stati stimati, le tre componenti fondamentali della fase di pianificazione sono completate.
Questo è un momento eccellente per identificare e cercare di affrontare tutto ciò che potrebbe rappresentare una minaccia per il completamento del progetto con successo; la cosiddetta gestione del rischio.
Nella gestione del rischio, i potenziali problemi, secondo i diversi gradi di minaccia, vengono identificati insieme all’azione che deve essere intrapresa, sia per ridurre la probabilità che il problema si verifichi sia per ridurre l’impatto negativo sul progetto nel caso in cui si verificasse.
Infine, si vorranno fissare obiettivi di qualità, garanzia e misure di controllo, insieme a un piano di accettazione, elencando i criteri da soddisfare per ottenere l’accettazione del cliente.
La fase di pianificazione del progetto richiede una diligenza completa poiché definisce la tabella di marcia del progetto.
A meno che non si opti per una moderna metodologia di gestione del progetto come la gestione Agile, è auspicabile che questa seconda fase del ciclo del progetto richiederà quasi la metà dell’intero arco di tempo del progetto.
3. Fase di esecuzione
Durante questa terza fase, quella di esecuzione, viene messo in moto il piano di progetto e viene eseguito – in pratica – il lavoro.
In qualsiasi progetto, un project manager trascorre la maggior parte del tempo in questa fase ed il suo compito è stabilire flussi di lavoro efficienti e monitorare attentamente i progressi del team.
Un’altra responsabilità del project manager durante questo stadio è quella di mantenere costantemente una collaborazione efficace tra le parti interessate del progetto.
Ciò garantisce che tutti rimangano sulla stessa lunghezza d’onda e che il progetto funzioni e vada avanti senza problemi.
In questa fase, l’utilizzo di un buon software di project management può aiutare largamente a gestire le attività ed il team di progetto, migliorando l’efficienza e aumentando la produttività.
Il successo della fase di esecuzione di un progetto dipende strettamente dal livello di efficacia con cui è stata eseguita la fase di pianificazione.
I rapporti sullo stato di progetto dovrebbero sempre enfatizzare il punto finale previsto in termini di costi, tempistiche e qualità dei risultati finali.
Ogni deliverable di progetto prodotto dovrebbe essere esaminato e misurato rispetto ai criteri di accettazione stabiliti nella fase di pianificazione.
Una volta che tutti gli output sono stati prodotti, il progetto è pronto per l’ultima fase, quella di chiusura.
4. Fase di valutazione e chiusura
Con molto tempo e sforzo investiti nella pianificazione del progetto, spesso si dimentica che la fase finale del ciclo di vita del progetto è altrettanto importante.
Prima della fase di chiusura stessa, avviene una fase di valutazione che può essere più o meno considerata come parte integrante dell’ultimo step.
In questo caso viene valutata la qualità dell’output rispetto ai requisiti stabiliti inizialmente e si constata se questi sono stati rispettati del tutto, in parte o il risultato non è stato raggiunto in maniera soddisfacente.
Durante la vera e propria fase di chiusura, o fase di completamento, l’accento è posto sul rilascio dei risultati finali al cliente, sulla consegna della documentazione del progetto all’azienda, sulla risoluzione dei contratti con i fornitori, sul rilascio delle risorse del progetto e sulla comunicazione della chiusura del progetto a tutte le parti interessate.
L’ultimo passaggio rimanente è condurre un’analisi per esaminare ciò che è andato bene e ciò che no e per individuare quelle che possono essere le best practice.
In questo modo, la saggezza dell’esperienza viene trasferita all’organizzazione e potrà aiutare i team che lavoreranno a progetti futuri.
È importante sottolineare che la fase di chiusura non avviene solamente nel caso del completamento di un progetto con successo; questa deve avvenire anche nel caso di un progetto andato incontro ad un fallimento appunto per capirne il perché ed evitare gli stessi errori in futuro.
Caratteristiche di un progetto
Un progetto presenta comunemente le seguenti caratteristiche:
- All’inizio, i livelli di costo e di personale sono bassi e raggiungono un picco quando il lavoro è in corso. Quando il progetto sta raggiungendo la conclusione questi iniziano nuovamente a calare rapidamente.
- La tipica curva dei costi e del personale non si applica a tutti i progetti. Le spese considerevoli assicurano le risorse essenziali all’inizio del progetto.
- Rischio e incertezza sono al loro culmine all’inizio del progetto. Questi fattori si riducono durante il ciclo di vita del progetto e soprattutto quando vengono accettati i risultati finali.
- La capacità di influenzare il prodotto finale del progetto senza incidere drasticamente sui costi è massima all’inizio del progetto e diminuisce man mano che il progetto avanza verso il completamento. È chiaro che il costo per apportare nuove modifiche e correggere gli errori aumenta man mano che il progetto si avvicina al completamento.
Queste caratteristiche sono presenti in quasi tutti i tipi di progetto, anche se in modi o gradi differenti.
Fasi progettuali e metodi di progettazione: monitoraggio ed efficientamento
Per concludere, indipendentemente dal tipo di progetto, è essenziale avere una conoscenza completa del ciclo, dei metodi e fasi di progettazione.
In questo modo sarà possibile gestire il progetto in maniera più efficiente individuando correttamente problemi, attività, risorse e soluzioni alternative.
Twproject, la prima piattaforma integrata italiana per il Project Management, semplifica la gestione dei metodi di progettazione e delle fasi progettuali.
È possibile tracciare l’avanzamento delle attività in tempo reale, monitorando
risorse, tempistiche e costi.
Gli strumenti di reportistica avanzata e le notifiche automatizzate aiutano a identificare rapidamente eventuali criticità, consentendo di intervenire tempestivamente per ottimizzare le prestazioni.
Twproject rende più efficiente la gestione complessiva del progetto, migliorando la collaborazione tra team e garantendo il rispetto degli obiettivi e delle scadenze stabilite.
Ti va di provarlo? Inizia subito e crea il tuo account gratuito.
