Come suggerisce il nome, un comitato direttivo o di coordinamento aiuta a guidare e coordinare un progetto dall’inizio alla fine.
A volte, il comitato è formato interamente dal team dell’organizzazione che si occupa direttamente di sviluppare e attuare il progetto.
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Più spesso, però, il comitato direttivo o di coordinamento è composto da rappresentanti di organizzazioni chiave che sono partner nel progetto e/o che hanno una particolare esperienza in merito al settore del progetto ovvero i cui clienti sono gli utenti dell’output di progetto.
In generale, è molto importante e utile includere almeno un cliente o potenziale utente dell’output del progetto che si sta sviluppando. I loro feedback, infatti, possono essere utili per il successo del progetto.
Un comitato direttivo deve risultare utile al project manager e non rappresentare una distrazione o un motivo di disturbo, per questo motivo i membri che ne dovranno far parte andranno considerati attentamente.
Qual è il ruolo di un comitato direttivo?
Il ruolo del comitato direttivo è di fornire consulenza ed assicurare il raggiungimento e la consegna dei risultati del progetto.
Questo può includere attività come:
- Fornire input allo sviluppo del progetto, inclusa la strategia di valutazione;
- Fornire consulenza sul budget di progetto;
- Definire e aiutare a raggiungere i risultati del progetto;
- Identificare le priorità nel progetto, cioè le attività dove la maggior parte dell’energia deve essere diretta;
- Identificare e monitorare i potenziali rischi del progetto;
- Monitorare la qualità del progetto man mano che si sviluppa;
- Dare consigli, e se necessario prendere decisioni, sulle modifiche di progetto
Il comitato direttivo, in poche parole, fornisce supporto, guida e supervisione dei progressi.
Di norma, il project manager parteciperà alle riunioni del comitato direttivo per riferire ed informare sulla progressione del progetto e per rispondere a qualsiasi domanda sollevata dai membri del comitato.
Che ruolo svolgono i singoli membri del comitato direttivo?
I membri del comitato direttivo non sono direttamente responsabili della gestione del progetto e delle attività, ma forniscono supporto e guida per coloro che lo sono, cioè il team di progetto.
I membri del comitato dovrebbero:
- Comprendere l’obiettivo, la strategia e i risultati previsti del progetto;
- Apprezzare l’importanza del progetto per la propria organizzazione e i propri clienti;
- Essere sinceramente interessati al progetto e ai risultati desiderati;
- Essere un sostenitore del progetto facendo tutto il possibile per promuovere i risultati;
- Avere una comprensione ampia dei problemi di gestione dei progetti.
In pratica significa che i membri del comitato direttivo dovrebbero:
- Assicurare che la strategia pianificata corrisponda allo scopo del progetto;
- Rivedere i progressi del progetto rispetto alle pietre miliari;
- Considerare idee e problemi sollevati;
- Fornire indicazioni al team di progetto;
- Aiutare a bilanciare priorità e risorse in conflitto;
- Promuovere una comunicazione positiva al di fuori del comitato per quanto riguarda i progetti
- Promuovere attivamente gli output del progetto;
- Contribuire alla valutazione del progetto.
Spesso si procede anche alla nomina di un Presidente del comitato direttivo. Si tratterà di un membro stesso del comitato che modererà e garantirà che gli incontri procedano senza intoppi.
E’ da sottolineare quindi che la prima responsabilità dei membri è il raggiungimento del successo del progetto e solamente in secondo luogo troveremo gli interessi dell’organizzazione in generale.
Per questo motivo, i membri che hanno esperienza in una particolare area, dovrebbero evitare di focalizzarsi solamente sulla loro parte. Dovranno invece ricordarsi che lavorano al supporto del progetto nella sua interezza.
A volte è utile che il project manager prepari una semplice descrizione dei ruoli dei membri del comitato direttivo, in cui vengono definite le aspettative e l’impegno che sarà loro richiesto.
Quante volte dovrebbe incontrarsi un comitato direttivo?
La frequenza degli incontri del Comitato viene determinata dalla dimensione e dalla scala del progetto.
Di solito per i progetti più piccoli è sufficiente fissare un incontro in fase di pianificazione, un altro intorno a metà progetto per monitorare i progressi e un ultimo incontro alla fine per valutare i risultati del progetto e contribuire alla sua valutazione.
Per i progetti più grandi, il comitato dovrebbe invece pianificare gli incontri in coincidenza con le tappe fondamentali del progetto.
È una buona prassi fissare in anticipo le date per le riunioni e assicurarsi così l’impegno dei membri del comitato ad essere presenti.
Comitato direttivo: le riunioni
Almeno una settimana prima dell’incontro, il Project Manager dovrebbe distribuire i documenti necessari per il meeting a tutti i membri del comitato.
Questi dovrebbero includere:
- Un ordine del giorno, incluso il tempo previsto per la riunione, in modo che i membri possano organizzarsi di conseguenza.
- Un report dell’ultima riunione, incluso un elenco di azioni aggiornato.
- Una relazione sullo stato del progetto.
- Eventuali altri documenti da considerare in occasione della riunione
Il presidente del comitato condurrà l’incontro secondo l’ordine del giorno, assicurandosi che tutti i membri siano incoraggiati a fornire input durante l’incontro.
È importante controllare l’elenco degli elementi di azione concordati nella riunione precedente (se c’è stata), confermare l’azione intrapresa ed i problemi risolti e trovare un accordo su come procedere con le azioni che non sono state ancora completate.
Il prima possibile dopo l’incontro, e non più tardi di una settimana, dovrebbe essere inviata ai membri una copia del verbale della riunione.
Questo è importante per far sì che i membri passino all’azione concordata tempestivamente.
Il verbale dovrebbe infatti includere l’elenco delle azioni concordate durante la riunione, contrassegnate con il nome del responsabile e la tempistica prevista per la sua implementazione.
Dovrebbero essere incluse anche copie di qualsiasi documentazione aggiuntiva discussa o prodotta durante il meeting.
Inoltre, i dettagli della riunione successiva dovrebbero essere indicati.
Per concludere va fatta una considerazione che viene fuori in maniera abbastanza chiara anche da questo articolo.
Un comitato direttivo non ha il compito di eseguire il progetto al posto del project manager; se però i membri sono stati selezionati ed informati adeguatamente, il loro coinvolgimento e la loro esperienza avranno un impatto molto positivo sul raggiungimento dell’obiettivo del progetto. Se si ha ben presente questo passaggio, si può comprendere come questo organo possa divenire fondamentale nell’economia del progetto.
