Colli di bottiglia e ritardi nei progetti

Un collo di bottiglia è qualsiasi situazione in cui il lavoro viene ritardato.

Può trattarsi di un evento una tantum a causa di circostanze impreviste, come un membro del team che si ammala, oppure possono essere eventi che accadono regolarmente a causa di una pianificazione inadeguata o di una mancanza di risorse.

I metodi più diffusi per rimettere in moto le cose includono il lavoro straordinario, l’assunzione di ulteriore assistenza e la posticipa della data di consegna.

Il problema è che tutte queste soluzioni finiscono per intaccare, e a volte prosciugare, il budget del progetto, l’energia dei dipendenti e la pazienza del cliente.

Piuttosto che cercare una soluzione rapida, è importante affrontare il problema dei colli di bottiglia nei progetti prima che si presentino.

Ciò significa una forte dose di pianificazione futura, comunicazione eccellente con il team e non solo e gli strumenti giusti per il lavoro.

Che cos’è un collo di bottiglia e qual è la causa?

I colli di bottiglia nei progetti si verificano quando il team o un singolo dipendente non possono elaborare il proprio lavoro in tempo, causando un ritardo.

Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che un membro del team deve prendersi una pausa non pianificata, sorge un problema tecnico, si verifica un’interruzione della comunicazione o il manager ha sovrastimato quanto il proprio team potrebbe fare al massimo della capacità.

Sebbene sia difficile prevedere la malattia dei dipendenti e le strumentazioni rotte o fuori servizio, ci sono cose che è possibile fare per aiutare il team a continuare a muoversi a prescindere.

Come individuare un collo di bottiglia

Se si utilizza un foglio di calcolo come strumento di pianificazione, si dovrebbero identificare i colli di bottiglia laddove le ore di lavoro da svolgere in un giorno superano il numero di ore lavorative della giornata, sia per un individuo che per il team nel suo insieme.

Se si utilizza un software di gestione dei progetti, si possono utilizzare i diagrammi di Gantt come un modo visivo per organizzare le pianificazioni e individuare rapidamente i problemi.

Se si lavora seguendo il metodo Lean, è possibile tenere traccia del lavoro tramite le carte Kanban e vedere molto rapidamente dove c’è un accumulo: questo è un possibile segnale di un potenziale collo di bottiglia.

È importante però ricordare che non tutti i brevi ritardi sono indicativi di un collo di bottiglia.

In questo caso, si può misurare per quanto tempo il lavoro rimane in coda e prendere nota del numero di elementi in attesa.

Se le attività iniziano ad accumularsi più velocemente di quanto vengono elaborate, quasi sicuramente si sta andando incontro ad un collo di bottiglia.

Come fermare un collo di bottiglia prima che accada

Il modo più ovvio e più semplice per affrontare un collo di bottiglia è investire denaro e risorse, ma questo non è sempre necessario.

Ecco due delle tecniche più popolari per fermare un collo di bottiglia prima che sia troppo tardi:

Fermare un collo di bottiglia: Elaborare il percorso critico

Il Critical Path Method (CPM), o percorso critico, aiuta a identificare le attività più importanti e quindi a elaborare il modo più rapido per completare un progetto. Per elaborare il percorso critico di un progetto bisogna identificare il tratto più lungo di attività dipendenti. Questo dà una sorta di lasso di tempo “minimo indispensabile” che è possibile utilizzare per pianificare il progetto.

Fermare un collo di bottiglia: Distribuire le risorse – livellamento

Il livellamento delle risorse è, in semplici parole, l’atto di lavorare ad un progetto con persone assegnate a una serie di attività e farlo in modo che queste non debbano fare straordinari.

In sostanza, è un processo di mescolamento delle attività in modo che i membri del team possano lavorare sulle attività consecutivamente anziché simultaneamente, aiutando a evitare i colli di bottiglia.

Come limitare un collo di bottiglia una volta che si verifica

Non tutti i colli di bottiglia devono necessariamente tramutarsi in un disastro. Ecco alcune possibili soluzioni per limitare gli effetti di un collo di bottiglia una volta che questo si verifica:

Come limitare un collo di Bottiglia: Agire rapidamente

I colli di bottiglia hanno un effetto domino sul resto del flusso di lavoro, introducendo anche un elemento di caos. Quando gli orari cambiano, le scadenze possono essere ignorate e le emozioni possono prevalere sulla razionalità, portando a decisioni errate.

La chiave per contenere la ricaduta è agire rapidamente. Se un collo di bottiglia è già iniziato, bisogna affrontarlo immediatamente e non lasciargli spazio ulteriore.

Come limitare un collo di Bottiglia: Non compromettere la qualità

Nel caso di un collo di bottiglia, per guadagnare tempo un project manager potrebbe essere tentato di saltare determinati fasi non considerate così necessarie, come il controllo qualità. Ma questa è una cattiva idea.

Ogni fase di progetto è infatti necessaria e, se saltata, potrebbe sì far risparmiare tempo, ma portare a problemi più gravi in futuro.

Come limitare un collo di Bottiglia: Mantenere bassi i limiti WIP – Work in progress

Qui si intende limitare la quantità di lavoro che può essere trattenuta in fase di Work in Progress (WIP). Questo è anche meno scoraggiante e stressante per i membri del team di progetto.

Come limitare un collo di Bottiglia: Aumentare le risorse

Se si hanno persone disponibili ad aiutare perché non approfittarne? In questo modo sarà possibile portare a termine il lavoro in modo rapido ed efficiente. Una soluzione potrebbe essere quella di tenere una lista di freelance o collaboratori esterni fidati che lavorano a chiamata e che possano fungere da backup.

È anche una buona idea avere un piccolo budget da parte in caso di emergenza.

Come limitare un collo di Bottiglia: Prepararsi a tutte le eventualità

Il modo migliore per risolvere un collo di bottiglia è pianificarne uno prima che accada. In questo caso, investire in un buon software di gestione dei progetti permette di avere strumenti di tracciamento delle attività e grafici che aiutano il project manager ad individuare per tempo eventuali potenziali colli di bottiglia.

Un software come Twproject, per esempio, può aiutarti ad identificare risorse sovraccariche, in modo che tu possa intervenire ancor prima che un collo di bottiglia rappresenti un reale problema per il progetto.

I colli di bottiglia sono tra i motivi principali per cui i progetti subiscono ritardi, i budget vengono superati a causa dei costi aggiuntivi e l’intero processo diventa imprevedibile.

Prevenire è sempre meglio che curare, anche nel caso dei colli di bottiglia è sempre meglio avere un piano per evitare di andare incontro a questi blocchi, ma anche nel caso in cui si verificassero, con la giusta strategia è sempre possibile evitare problemi che vadano ad intaccare il successo del progetto.