Nelle agenzie di consulenza, la gestione multiprogetto è la norma, non l’eccezione. Per questo in un recente articolo abbiamo parlato di come affrontare la molteplicità dei progetti grazie a uno strumento come il Portfolio.
In questo caso vogliamo invece concentrarci sui problemi relativi alla gestione delle risorse, per offrire ai team di consulenza alcuni esempi pratici dei processi da mettere in atto per migliorare questo aspetto.
In un’agenzia di consulenza lo stesso team — spesso le stesse persone — lavora contemporaneamente su più commesse, con priorità che cambiano, scadenze che si sovrappongono e clienti che chiedono aggiornamenti in parallelo. In questo contesto, il rischio non è fare le cose male: è non accorgersi in tempo di dove stanno i colli di bottiglia.
Proveremo qui a rispondere, attraverso una serie di domande, alle difficoltà più comuni nell’assegnazione e bilanciamento delle risorse sui progetti.
INDICE
- Perché la gestione delle risorse su più progetti è così difficile?
- Come si assegnano le risorse fase per fase senza creare sovraccarichi?
- Come si controlla il carico di lavoro reale in tempo reale?
- Come si gestisce la priorità quando tutto sembra urgente?
- Un caso reale: Gap Studi e Consulenze
- Vuoi una visione chiara di chi sta facendo cosa?
Perché la gestione delle risorse su più progetti è così difficile?
Il problema non è solo assegnare la persona giusta al progetto. Ciò che è davvero difficile è sapere, in ogni momento, se quella persona ha effettivamente la capacità di fare ciò che gli è stato assegnato. Quando le informazioni sul carico di lavoro non sono visibili in tempo reale, i sintomi sono sempre gli stessi: ritardi improvvisi, team sotto pressione, PM che scoprono i problemi solo quando è troppo tardi per intervenire.
Dal punto di vista dell’allocazione delle risorse, i rischi più comuni nelle agenzie che gestiscono più commesse in parallelo sono:
- la sovrapposizione delle attività
- i picchi di carico insostenibili
- il conflitto tra priorità di progetti diversi
- la mancanza di visibilità sullo stato reale delle risorse.
Non si tratta di disorganizzazione: si tratta di complessità che cresce più velocemente degli strumenti usati per gestirla.
Come si assegnano le risorse fase per fase senza creare sovraccarichi?
La soluzione arriva con l’utilizzo di un software come Twproject, specificamente studiato per rispondere ai bisogni delle agenzie di consulenza.
Il punto di partenza in Twproject è strutturare ogni commessa in fasi e sottofasi sul Gantt interattivo, e assegnare le risorse a livello di fase — non solo di progetto. Questo cambia la logica di lavoro in modo significativo.
Dal punto di vista del PM, significa poter delegare con precisione: assegnare un’intera fase a un collaboratore che ne diventa responsabile, con visibilità sul proprio perimetro di lavoro e la capacità di gestirlo autonomamente.
Dal punto di vista della risorsa, significa potersi concentrare su un obiettivo circoscritto, senza dover tenere traccia dell’intero progetto. Quando la fase è completata, la risorsa può uscire dal progetto — il suo carico si libera e diventa disponibile per altre commesse.
Quando si crea o modifica un’assegnazione, Twproject mostra in tempo reale quanto quella risorsa è già impegnata su altri progetti: un indicatore visivo del carico attuale permette al PM di scegliere la persona giusta prima di assegnarla, non dopo aver creato un conflitto.
Come si controlla il carico di lavoro reale in tempo reale?
La vista del carico di lavoro in Twproject mostra, per ogni risorsa del team, una rappresentazione grafica del carico giornaliero: ogni colore corrisponde a un progetto o fase diversa, ed è possibile cliccare su qualsiasi colonna per vedere nel dettaglio da cosa è composta.
La vista è disponibile a settimana, due settimane, tre settimane o un mese, e si aggiorna automaticamente man mano che le risorse registrano le ore lavorate. L’algoritmo di Twproject non fa una semplice somma delle stime: distribuisce il carico tenendo conto delle ore effettivamente lavorate, della capacità giornaliera di ogni risorsa, di ferie e permessi, e del lavoro rimasto da fare.
Se una risorsa non ha rendicontato le ore previste per un giorno, il sistema redistribuisce automaticamente il carico sui giorni successivi — dando al PM un’immagine sempre aggiornata della situazione reale, non di quella pianificata mesi fa.
Per le agenzie che gestiscono team distribuiti o dipartimenti complessi, è possibile filtrare la vista per dipartimento e analizzare il carico aggregato, senza dover aprire ogni singolo progetto.
Come si gestisce la priorità quando tutto sembra urgente?
In un contesto multiprogetto, la priorità è una delle variabili più difficili da gestire. Twproject permette di impostare la priorità direttamente sulle assegnazioni: le risorse vedono chiaramente su cosa concentrarsi, e il PM può intervenire sulla sequenza delle attività senza dover convocare riunioni di allineamento.
Dal portfolio di progetto è inoltre possibile rimodulare le date e le allocazioni in base alla rilevanza strategica di ogni commessa, e usare la funzione di ottimizzazione automatica per ricalcolare le tempistiche in base alla capacità reale delle risorse. Il risultato è un piano che riflette la realtà — non uno schema ideale che smette di essere valido alla prima variazione.
Tutto questo è strettamente collegato al controllo dei costi di commessa e alla pianificazione delle tempistiche: una risorsa sovraccarica non è solo un problema operativo, è un alert finanziario. Su Twproject, queste dimensioni parlano tra loro sulla stessa piattaforma.
Un caso reale: Gap Studi e Consulenze
Gap Studi e Consulenze, specializzata nel controllo di gestione in outsourcing, gestisce un team distribuito su più progetti complessi. La sua necessità era avere uno strumento che permettesse di assegnare le risorse con precisione e monitorare l’avanzamento in modo trasparente e in Twproject ha trovato la soluzione.
Twproject include un Gantt interattivo che permette di assegnare puntualmente le risorse fase per fase. Grazie a questo approccio possiamo monitorare l’andamento del progetto in tutte le sue parti con trasparenza.
Le risorse rendicontano le ore direttamente sulle attività, da qualsiasi dispositivo, tenendo aggiornato in tempo reale sia il carico che il consuntivo di ogni commessa.
Vuoi una visione chiara di chi sta facendo cosa?
Distribuire il lavoro su più commesse senza creare colli di bottiglia richiede uno strumento configurato nel modo giusto fin dall’inizio. Guarda quanto è semplice farlo con Twproject.
Se hai bisogno di un esempio di funzionamento del software basato sul tuo caso specifico, i nostri tutor esperti di consulenza ti mostrano Twproject impostato sul tuo flusso reale: team, fasi, priorità e carico di lavoro già organizzati sulla struttura delle tue commesse.
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