Dal primo contatto alla rendicontazione: come le agenzie di consulenza gestiscono i clienti senza perdere il filo

Per chi lavora nel campo della consulenza, acquisire un nuovo cliente è solo l’inizio. La vera sfida è gestire la relazione con i clienti nel tempo in modo strutturato – dalla prima presa di contatto fino alla rendicontazione dei progetti in corso.

Quando queste informazioni sono sparse tra email, fogli di calcolo e strumenti separati, il rischio è perdere dati preziosi, mancare follow-up importanti e presentarsi ai clienti in modo poco professionale.

Oggi proveremo a spiegare quali sono le pratiche più efficaci per affrontare alcuni punti critici nella gestione del portafoglio clienti delle agenzie di consulenza, e di come offrire al team mezzi pratici per non perdere il filo nelle attività.

Come si organizza l’anagrafica clienti senza perdere informazioni?

Innanzitutto, avere una buona gestione dell’anagrafica dei potenziali clienti è il primo punto da seguire e richiede un metodo univoco, condiviso da tutto il team.

Ogni dettaglio acquisito durante i primi contatti — una preferenza espressa, un riferimento a un progetto passato, un interlocutore specifico — può rivelarsi prezioso in futuro. Ma senza uno strumento adeguato queste informazioni tendono a disperdersi.

Twproject permette di gestire l’anagrafica clienti direttamente all’interno della piattaforma: è possibile inserire un numero illimitato di contatti e risorse esterne senza login, che non vengono quindi conteggiate tra le licenze.

I contatti sono strutturabili gerarchicamente — per azienda, dipartimento, referente — e inquadrabili in gruppi di lavoro, rendendo immediata la navigazione anche su portafogli clienti ampi. Tutto è taggabile e ricercabile in full-text: trovare una conversazione, un documento o un’attività legata a uno specifico cliente richiede pochi secondi, non ore di ricerca nelle email.

Come si gestisce la fase di pre-vendita senza che vada persa?

Altro problema cruciale è capire come considerare, e di conseguenza rendicontare, la fase di pre-vendita, e soprattutto far sì che tutto il team segua un iter condiviso.

La fase che precede l’avvio formale di un progetto — riunioni esplorative, proposte, negoziazioni, preventivi — è spesso la meno tracciata. Eppure è quella in cui si definiscono aspettative, scope e budget: tutto ciò che poi determinerà se la commessa sarà profittevole o no.

Con Twproject hai a portata di mano una soluzione semplice a questo problema: puoi gestire le attività di pre-sale attraverso i ToDo. Con i ToDo avanzati di Twproject ogni attività è provvista di:

• un assegnatario, ossia la persona che si occupa del caso, che è naturalmente anche auto-assegnabile;
• una scadenza opzionale;
• un livello di priorità;
• eventuali tag per identificare ad esempio la fase (il pre-sale in questo caso);
• commenti e menzioni per tenere aggiornata ogni persona coinvolta;
• tutta la documentazione correlata, in modo da non dover più cercare il materiale dappertutto.

Inoltre, il vantaggio di usare i ToDo rispetto alle funzioni di un CRM tradizionale è che queste attività non vivono in un sistema separato dal resto: quando il cliente firma e il progetto parte, tutto il lavoro preparatorio è già all’interno della stessa piattaforma, direttamente trasferibile e rendicontabile. Non si ricomincia da zero, non si perde la storia pregressa e tutto rientra nei costi di progetto.

Come si trasmettono i dati di progetto ai clienti in modo efficiente?

Una volta avviata la commessa, il cliente vuole aggiornamenti. Prepararli manualmente — estrarre dati, costruire report, inviarli per email — è un’attività che consuma tempo senza generare valore.

E spesso i dati arrivano in ritardo, quando il progetto ha già preso una direzione diversa. Twproject risolve questo in due modi.

1. La reportistica integrata: la piattaforma monitora in tempo reale stato di avanzamento, costi, ore lavorate e scostamenti rispetto al piano. Estrarre un report aggiornato è un’operazione semplice che puoi fare da qualunque vista di progetto, applicando tutti i filtri che desideri, e che non necessita di rielaborazioni manuali successive.
   
2. La pagina pubblica di progetto: in questo modo dai ai clienti un ruolo di osservazione diretta sui progetti. Il cliente accede a una pagina pubblica in cui sono raccolte le informazioni sul progetto — che il PM seleziona da una lista in base a ciò che intende condividere — e può seguire l’avanzamento in tempo reale. Dalla pagina pubblica il cliente può anche inviare richieste dirette che si trasformano automaticamente in ToDo che poi il PM smisterà e assegnerà ai diretti interessati. Tutto ciò aumenta la trasparenza, riduce le richieste di aggiornamento e rafforza la fiducia nella relazione tra agenzia e clienti.

Prendi esempio da un caso reale: Advance

Advance è una società di consulenza IT che gestisce simultaneamente progetti molto diversi tra loro, dallo sviluppo software all’implementazione di infrastrutture. Prima di Twproject, le informazioni sui clienti e sui progetti erano disperse tra email, Slack e note manuali.

Dopo l’adozione di Twproject, dati e attività sono centralizzati e ricercabili in un unico posto. Nelle parole del Managing Director:

Il team ha ridotto il tempo dedicato agli aspetti amministrativi della gestione clienti e può concentrarsi sulle attività che generano valore — senza rincorrere dati o aggiornamenti.

E ora vuoi vedere come funziona sulla struttura delle tue commesse?

Gestire clienti, pre-sale e reportistica su un’unica piattaforma non è complicato – se questa è impostata nel modo giusto fin dall’inizio ed è una buona pratica per ottenere:

• Continuità della relazione col cliente: avere uno storico completo di ogni cliente permette di non ricominciare da zero a ogni nuovo contatto.
• Conservazione di tutte le informazioni: dettagli apparentemente irrilevanti possono rivelarsi utili in seguito ed è bene poterli ritrovare facilmente.
• Maggiore collaborazione interna: quando le informazioni sono centralizzate, in caso di turn over la presa in carico di un cliente è molto più facile.
• Tracciabilità delle attività di pre-sale: le ore dedicate alla fase commerciale possono così rientrare nel calcolo della redditività complessiva del progetto.
• Trasparenza verso il cliente: i report e le informazioni condivise permettono di rispondere con precisione alle richieste del cliente senza dover ricostruire i dati ogni volta.

Se vuoi vedere come questi processi si applicano al tuo team di consulenza, i nostri tutor specializzati nel tuo settore ti mostrano Twproject configurato sul tuo flusso reale: anagrafica, attività pre-sale e report clienti già pronti per il tuo contesto.

👉 Prenota ora la tua demo gratuita e personalizzata