Risparmiare tempo e risorse grazie ai Template di progetto

Nell’era della digitalizzazione, le aziende sono costantemente alla ricerca di modi per ottimizzare le proprie risorse, sia in termini di tempo che di denaro.

Tra i compiti che richiedono un grande sforzo c’è il lavoro di pianificazione dei progetti, che necessita grande cura e attenzione.

Ottimizzare questo compito non significa solamente ridurre gli ostacoli che possono bloccare la sua efficienza, ma anche sfruttare l’esperienza acquisita per pianificare nuovi progetti in un secondo momento.

Una delle strategie più efficaci per raggiungere questo obiettivo è la creazione e l’uso di template predefiniti.

In questo articolo, esploreremo come i template possano semplificare il lavoro, migliorare la qualità dei progetti e contribuire a un significativo risparmio economico.

1. Vantaggi dell’utilizzo dei Template

Vediamo ora brevemente quali sono i benefici che otterremo sia a livello aziendale che a livello personale, se impariamo a utilizzare i Template con efficienza.

In un secondo momento affronteremo l’argomento dal punto di vista pratico, mostrandoti come gli strumenti digitali di gestione progetti possono aiutarti a svolgere questo compito.

1.1. Standardizzazione dei processi

I Template si caratterizzano per il loro formato standardizzato che può essere utilizzato da tutti i membri del team.

Questo non solo riduce il rischio di errori, ma assicura anche che tutte le informazioni necessarie siano incluse.

Infatti, una pianificazione coerente facilita la comprensione e la comunicazione tra i vari reparti.

1.2. Risparmio di tempo

Inserire gli stessi dati da zero per ogni nuovo progetto può essere un compito lungo e impegnativo.

I Template consentono di risparmiare tempo prezioso, poiché i capi progetto potranno concentrarsi sugli elementi di novità, invece che attardarsi a replicare strutture prevedibili e inserire dati noti.

Questo è particolarmente utile per la struttura dei progetti, i cronoprogrammi, e le assegnazioni.

1.3. Maggiore produttività

Con l’uso dei Template, il responsabile della pianificazione può concentrarsi sugli aspetti innovativi e strategici del lavoro, piuttosto che su quelli organizzativi.

Questo aumento della produttività si traduce in una maggiore efficienza operativa e, di conseguenza, in un miglioramento dei risultati aziendali.

1.4. Risparmio Economico

Investire in sistemi che permettano di creare template di alta qualità, che possono essere utilizzati ripetutamente, può portare a un notevole risparmio sui costi di programmazione e progettazione.

Inoltre, meno tempo speso nella compilazione di dati ripetuti significa anche possibilità di concentrarsi su aspetti legati al miglioramento della strategia finanziaria.

2. Gli strumenti di Twproject per la creazione e gestione dei Template

Twproject offre alcune pratiche soluzioni per raggiungere questi obiettivi e risparmiare tanto tempo prezioso con l’uso dei Template.

Innanzitutto, una premessa: Twproject consente di creare da zero dei template predefiniti da usare come modello, ma anche di utilizzare un progetto reale già inserito a sistema come base per progetti simili.

Anche in questo ambito, Twproject fa della flessibilità il suo punto di forza, adeguandosi al modo di lavorare di team diversi e rispondendo alle esigenze di ciascuno.

2.1. Creazione del Template di base

Partendo dalla pagina della Lista dei Progetti, è possibile aggiungere un nuovo Template.

Comparirà una finestra in cui inserire i dati anagrafici del modello che vogliamo creare, come il titolo, la durata, i partecipanti e altre eventuali informazioni.

In questo modo avremo creato un progetto con stato “indefinito” che non comparirà nella lista dei progetti, ma che potremo utilizzare svariate volte come punto di partenza per progetti con determinate caratteristiche.

Le personalizzazioni che possiamo applicare a questo modello sono molteplici. Vediamone alcune.

2.1.1. Definizione della WBS

Possiamo attribuire al nostro modello di progetto alcune fasi e sotto-fasi, a cui in seguito potremo assegnare le relative tempistiche.

La struttura di progetto, o WBS, può essere infatti ricorrente su vari progetti e se ottimizziamo la sua creazione otterremo un notevole risparmio di tempo, soprattutto per progetti complessi e strutturati.

Inoltre, non rischieremo di dimenticare nessuna fase e creeremo un protocollo predefinito da seguire per tutti i progetti futuri di una data tipologia.

2.1.2. Creazione del diagramma di Gantt

Il passaggio successivo alla definizione della WBS è la sua collocazione temporale.

Il settaggio del diagramma di Gantt consente di stabilire la durata di ciascuna fase e la correlazione temporale tra esse.

Il diagramma di Gantt di Twproject, inoltre è estremamente flessibile e ci offre la possibilità di settare diverse tipologie di dipendenze tra le fasi, con minore o maggiore elasticità di successione.

Quando utilizzeremo il template così creato per la pianificazione di un progetto reale, basterà cambiare la data di inizio e tutto il cronoprogramma si modellerà sulla base di quanto abbiamo programmato sul template.

2.1.3. Assegnazioni e ToDo

Come spesso accade, se un membro del team è tipicamente addetto a una certa fase di progetto, sarà utile assegnare quella risorsa a quella fase sin dalla creazione del template.

In un secondo momento potremo naturalmente aggiungere altri operatori o fare qualsiasi modifica necessaria.

Ma non è tutto: il template generato con Twproject consente anche di assegnare già dei compiti predefiniti per le risorse coinvolte, i cosiddetti ToDo di progetto.

L’assegnazione dei ToDo può essere un’incombenza ingente per il responsabile di progetto, se ci sono tante micro-attività da distribuire e da seguire.

Perciò, se ottimizziamo la compilazione di questi compiti, avremo una grossa accelerazione in fase di programmazione dei progetti realizzati attraverso il nostro template.

2.1.4. Costi e tanto altro

Come abbiamo visto, i template di progetto sono molto personalizzabili a seconda delle esigenze e ci permettono di inserire ogni tipo di dato che potrà tornare utile in futuro.

Tra questi dati da precompilare può esserci esserci ad esempio il budget per le spese accessorie già preventivate, che si inseriscono nel prospetto di gestione dei costi. O ancora i costi stimati sul lavoro del personale, attraverso i quali inizieremo a costituire il prospetto economico sin dalla redazione del template.

Ma possiamo pre-inserire anche: documentazione, link utili, informazioni generali, ricavi previsti e ogni sorta di altro dato che compare anche sui progetti classici.

Tutto questo sarà naturalmente modificabile in seguito, sia sul template stesso che direttamente sui progetti che da esso verranno generati.

2.2. Clonazione di un progetto esistente

Anche nel caso in cui non vogliamo creare dei template predefiniti, ma piuttosto preferiamo utilizzare un progetto già esistente come modello per un progetto futuro, Twproject ci viene incontro.

Dalle opzioni del progetto di partenza, è possibile selezionare la funzione “Clona“: così facendo si aprirà una finestra di opzioni che permetterà di selezionare quali e quante informazioni copiare nel nuovo progetto di arrivo.

È facile immaginare quante semplificazioni può offrirci una simile funzionalità.

Basti pensare ai progetti ricorsivi che si ripetono con la stessa struttura temporale e di risorse umane di anno in anno. Clonare il progetto dell’anno precedente consentirà di risparmiare una notevole quantità di tempo prezioso.

Inoltre, sarà possibile anche convertire il progetto clonato in un Template, consentendoci di partire quindi da un modello con dati reali e poi tenerlo a disposizione per tutti i progetti futuri della stessa tipologia.

Basterà cambiare lo stato di progetto da “Attivo” a “Indefinito” e utilizzare il tag template.

Da quel momento in poi, il template potrà essere selezionato tra quelli a disposizione nel momento in cui si crea un nuovo progetto.

2.3. Creazione di un progetto da Template

Ed ecco infine come fare a utilizzare i template creati, sia che si sia partiti da un template vuoto, sia che si sia scelto di utilizzare un progetto già esistente.

Nel momento in cui creeremo un nuovo progetto, potremo selezionare la voce “Crea un progetto da template” che compare nel menu di scelta sul tasto “Aggiungi” della pagina di Lista dei progetti.

Il progetto così creato conterrà già tutti i dati precompilati inseriti nel Template di origine.

2.3.1 Creazione di una fase di progetto da Template

L’utilizzo dei template, inoltre, è possibile anche per la creazione di una singola fase di progetto.

Come nel caso dell’esempio qui utilizzato, si potrà in questo caso scegliere di utilizzare il template “Marketing” per gestire la fase di promozione di un progetto più grande.

Ed ecco che il nuovo progetto o la nuova fase conterrà già tutte le informazioni che abbiamo deciso di importare preventivamente, con un incredibile risparmio di tempo e fatica.

Conclusioni: Efficienza migliorata con i Template di Twproject

Possiamo sintetizzare affermando che con l’uso dei Template potrai migliorare l’efficienza nella gestione dei progetti per la tua azienda.

I template di Twproject consentono di inserire moltissimi dati di partenza, che riguardano l’intero ciclo di vita del progetto, dal cronoprogramma alla struttura organizzativa, ai costi e così via.

Tutto questo non incrinerà la flessibilità, che rimane tale come approccio di base in Twproject: modifiche e e aggiustamenti potranno essere fatti in un secondo momento, aiutandoti a gestire al meglio i tempi di pianificazione.

Se vuoi provare questa e tante altre funzionalità in Twproject, l’unico software di project management davvero completo, puoi fare una prova gratuita di 15 giorni durante i quali il nostro team di supporto sarà a tua disposizione per ogni dubbio o domanda.