Ahorra tiempo y recursos con una plantilla de proyecto

En la era de la digitalización, las empresas buscan constantemente formas de optimizar sus recursos, tanto en términos de tiempo como de dinero.

Entre las tareas que requieren un gran esfuerzo se encuentra el trabajo de planificación de proyectos, que requiere mucho cuidado y atención.

Optimizar esta tarea no solo significa reducir los obstáculos que pueden dificultar su eficiencia, sino también utilizar la experiencia adquirida para planificar nuevos proyectos en una etapa posterior.

Una de las estrategias más efectivas para lograr esto es la creación y el uso de plantillas predefinidas.

En este artículo, exploraremos cómo las Plantillas pueden simplificar el trabajo, mejorar la calidad del proyecto y contribuir a ahorros significativos en costos.

1. Ventajas de usar una Plantilla de proyecto

Veamos ahora brevemente qué beneficios obtendremos tanto a nivel corporativo como personal si aprendemos a usar las Plantillas de manera eficiente.

En un segundo paso, abordaremos el tema desde un punto de vista práctico, mostrándote cómo las herramientas digitales de gestión de proyectos pueden ayudarte con esta tarea.

1.1. Estandarización de procesos

Las Plantillas se caracterizan por su formato estandarizado que puede ser utilizado por todos los miembros del equipo.

Esto no solo reduce los errores potenciales, sino que también asegura que toda la información necesaria esté incluida.

De hecho, una planificación consistente facilita la comprensión y la comunicación entre departamentos.

1.2. Ahorro de tiempo

Ingresar los mismos datos desde cero para cada nuevo proyecto puede ser una tarea que consume mucho tiempo y es exigente.

Las plantillas ahorran tiempo valioso, ya que los líderes de proyecto podrán concentrarse en los nuevos elementos, en lugar de detenerse en replicar estructuras predecibles e ingresar datos conocidos.

Esto es particularmente útil para la estructura del proyecto, los cronogramas y las asignaciones.

1.3. Mayor productividad

Con el uso de plantillas, el gerente de planificación puede enfocarse en los aspectos innovadores y estratégicos del proyecto en lugar de los organizativos.

Este aumento de la productividad se traduce en una mayor eficiencia operativa y, en consecuencia, en mejores resultados empresariales.

1.4. Ahorro de dinero

Una inversión en sistemas que permiten la creación de plantillas de alta calidad que pueden utilizarse repetidamente puede generar un ahorro considerable en los costos de programación y planificación.

Además, dedicar menos tiempo a la compilación recurrente de datos también significa la posibilidad de enfocarse en mejorar la estrategia financiera.

2. Herramientas de Twproject para crear y gestionar plantillas

Twproject ofrece algunas soluciones prácticas para lograr estos objetivos y ahorrar mucho tiempo valioso con el uso de plantillas.

Un punto preliminar: Twproject te permite crear plantillas predefinidas desde cero para usarlas como modelo, pero también utilizar un proyecto real ya ingresado en el sistema como base para proyectos similares.

Incluso en este aspecto, Twproject hace de la flexibilidad su punto fuerte, adaptándose a la forma en que trabajan los diferentes equipos y respondiendo a las necesidades de cada uno.

2.1. Creación de la plantilla básica del proyecto

Desde la página de Lista de proyectos, se puede agregar una nueva plantilla.

Aparecerá una ventana en la que podrás ingresar los datos maestros del modelo que deseas crear, como el título, la duración, los participantes y otra información adicional.

De esta manera, crearías un proyecto con estado ‘indefinido’ que no aparecería en la lista de proyectos, pero que podrías usar varias veces como punto de partida para proyectos con ciertas características.

Hay muchas personalizaciones que podemos aplicar a este modelo. Veamos algunas de ellas.

2.1.1. Configuración de la WBS

Puedes asignar ciertas fases y subfases a tu modelo de proyecto, a las cuales luego podrás asignar los plazos correspondientes.

La estructura del proyecto, o WBS, de hecho puede ser recurrente en varios proyectos, y si optimizamos su creación lograremos un considerable ahorro de tiempo, especialmente para proyectos complejos y estructurados.

Además, no correremos el riesgo de olvidar ninguna etapa y crearemos un protocolo predefinido que deberá seguirse para todos los futuros proyectos de un tipo determinado.

2.1.2. Creación del diagrama de Gantt

El siguiente paso después de la definición de la WBS es su programación.

La configuración del diagrama de Gantt permite establecer la duración de cada fase y la correlación temporal entre ellas.

El diagrama de Gantt de Twproject también es extremadamente flexible y nos ofrece la posibilidad de configurar diferentes tipos de dependencias entre fases, con menor o mayor elasticidad en la progresión.

Cuando utilizamos la plantilla así creada para la planificación de un proyecto real, solo tenemos que cambiar la fecha de inicio y todo el cronograma se modelará según lo que hayamos planificado en la plantilla.

2.1.3. Asignaciones y tareas pendientes

Como suele ocurrir, si un miembro del equipo suele estar asignado a una determinada fase de un proyecto, será útil asignar ese recurso a esa fase desde el momento en que se crea la plantilla.

En una etapa posterior, por supuesto, podemos agregar otros operadores o realizar los cambios necesarios.

Pero eso no es todo: la plantilla generada con Twproject también permite asignar tareas predefinidas, las llamadas ToDo’s del proyecto, a los recursos involucrados.

Asignar ToDo’s puede ser una tarea enorme para el gerente de proyecto si hay tantas microtareas para distribuir y hacer seguimiento.

Por lo tanto, si optimizamos la cumplimentación de estas tareas, tendremos una gran aceleración en la fase de programación de los proyectos realizados a través de nuestra plantilla.

2.1.4. Costos y mucho más

Como hemos visto, las plantillas de proyecto son muy personalizables según nuestras necesidades y nos permiten insertar todo tipo de datos que puedan ser útiles en el futuro.

Estos datos para completar previamente pueden incluir, por ejemplo, el presupuesto para gastos auxiliares previstos, que ingresamos en el informe de gestión de costos. O incluso los costos estimados para el trabajo del personal, a través de los cuales comenzaremos a elaborar el estado de costos tan pronto como se cree la plantilla.

Pero también podemos preinsertar: documentación, enlaces útiles, información general, ingresos esperados y todo tipo de datos que también aparecen en los proyectos clásicos.

Por supuesto, todo será editable más tarde, tanto en la propia plantilla como directamente en los proyectos que resulten de ella.

2.2. Clonar un proyecto existente

Incluso en el caso de que no quieras crear plantillas predefinidas, sino que prefieras utilizar un proyecto existente como plantilla para un proyecto futuro, Twproject viene en tu ayuda.

Desde las opciones del proyecto original, puedes seleccionar la función ‘Clonar’: esto abrirá una ventana de opciones que te permitirá seleccionar qué información y cuánta copiar al nuevo proyecto de destino.

Es fácil imaginar cuántas mejoras puede ofrecernos una funcionalidad de este tipo.

Solo piensa en los proyectos recurrentes que se repiten año tras año con la misma estructura de tiempos y recursos humanos. Clonar el proyecto del año anterior te ahorrará una cantidad considerable de tiempo valioso.

Además, también será posible convertir el proyecto clonado en una Plantilla, lo que te permitirá partir de un modelo con datos reales y mantenerlo disponible para todos los futuros proyectos del mismo tipo.

Todo lo que necesitas hacer es cambiar el estado del proyecto de ‘Activo’ a ‘Sin definir’ y utilizar la etiqueta Plantilla.

A partir de ese momento, la plantilla podrá seleccionarse entre las disponibles al crear un nuevo proyecto.

2.3. Crear un proyecto desde una plantilla

Y finalmente, aquí te explicamos cómo usar las plantillas creadas, ya sea que hayas comenzado desde una plantilla vacía o hayas elegido usar un proyecto existente.

Al crear un nuevo proyecto, puedes seleccionar la opción ‘Crear un proyecto desde una plantilla’ que aparece en el menú de selección del botón ‘Agregar’ en la página de Lista de proyectos.

El proyecto creado de esta manera ya contendrá todos los datos prellenados que ingresaste en la plantilla de origen.

2.3.1. Crear una fase de proyecto desde una plantilla

El uso de plantillas también está disponible para la creación de una sola fase de proyecto.

Como en el ejemplo utilizado aquí, en este caso puedes elegir usar la plantilla ‘Marketing’ para gestionar la fase de promoción de un proyecto más grande.

Y el nuevo proyecto o fase ya contendrá toda la información que decidiste importar previamente, ahorrándote una cantidad increíble de tiempo y esfuerzo.

En resumen: Mejora la eficiencia con las plantillas de Twproject

Podemos resumir diciendo que con el uso de plantillas puedes mejorar la eficiencia de la gestión de proyectos para tu empresa.

Las plantillas de Twproject te permiten ingresar una gran cantidad de datos de origen, cubriendo todo el ciclo de vida del proyecto, desde el cronograma hasta la estructura organizativa, costos, etc.

Todo esto no comprometerá la flexibilidad que sigue siendo un enfoque básico en Twproject: los cambios y ajustes se pueden realizar en una fecha posterior, ayudándote a gestionar mejor tu tiempo de planificación.

Si deseas probar esta y muchas otras funciones en Twproject, el único software de gestión de proyectos verdaderamente completo, puedes hacer una prueba gratuita de 15 días durante la cual nuestro equipo de soporte estará a tu disposición para cualquier duda o pregunta.