La programación de tiempo generalmente se refiere a las habilidades, herramientas y técnicas utilizadas por el Project Manager para gestionar el tiempo al ejecutar proyectos para alcanzar objetivos específicos.
ÍNDICE DE CONTENIDO
- Por qué necesitas planificar el tiempo para un proyecto
- La programación de tiempo: cómo estructurar la rutina de planificación del proyecto
- 1. Planificación del proyecto semanal
- 2. Planificación del proyecto diario
- Cómo obtener una programación
- ¿Cuáles son los beneficios de usar una programación de tiempo?
Una programación de tiempo debe adaptarse a un período de tiempo determinado y utilizar recursos disponibles con las habilidades adecuadas.
Dadas las muchas incertidumbres y variables, y la posibilidad de que cambie la disponibilidad de recursos o el alcance de un proyecto, es difícil para el Project Manager crear una programación que permanezca estable desde el inicio hasta el final.
Por qué necesitas planificar el tiempo para un proyecto
Al principio de cada proyecto, es necesario saber cómo se organizarán los eventos y las actividades durante el tiempo.
Y no olvides que durante el ciclo del proyecto, será necesario dedicar algo de tiempo para actualizar las fechas límite considerando cualquier cambio en el plan del proyecto.
La inversión de tiempo para planificar el cronograma del proyecto puede parecer superflua, pero en realidad es absolutamente necesaria para el éxito.
Durante el ciclo de vida del proyecto, debe preverse una parte del tiempo del gerente de proyecto para revisar el cronograma y las dependencias de las diversas actividades.
Esto te permite verificar si los planes del proyecto aún van según lo previsto, qué funciona y qué no.
El cronograma de un proyecto está compuesto por actividades secuenciadas, milestones y objetivos que deben entregarse dentro de una fecha límite determinada.
Tener un cronograma de proyecto significa saber exactamente qué se debe entregar y en qué orden.
Además, con las técnicas adecuadas de planificación, es posible regular las actividades en caso de que el proyecto se retrase o si ocurren cambios en su alcance.
El cronograma: cómo estructurar la rutina de planificación del proyecto
Hay dos rutinas que seguir para la planificación del proyecto:
1. Planificación semanal del proyecto
Establece un momento una vez por semana para analizar el cronograma y el plan del proyecto, determinar los resultados alcanzados en la semana anterior y definir las metas para la semana actual.
Este tiempo también debe usarse para asegurarse de que todos los recursos estén alineados para garantizar la ejecución y consecución de las metas.
2. Planificación diaria del proyecto
Planea al menos 30 minutos al día para reflexionar sobre el día y/o revisar el cronograma para el día siguiente.
Este momento puede ocurrir al principio o al final del día, según la preferencia del gerente del proyecto y la técnica más eficiente.
A continuación se muestra un breve ejemplo de cómo podría ser la planificación diaria del proyecto para un gerente de proyectos:
- Revisa el programa y actualiza el gráfico de Gantt, si es necesario.
- Asegúrate de que las reuniones programadas para el día siguiente estén debidamente planificadas y confirmadas.
- Planifica el día siguiente según los deliverables esperados. Si es necesario, el gerente de proyecto bloqueará una parte de su agenda para trabajar tranquilamente en esto.
Cómo obtener un cronograma
El proceso que permite al gerente de proyecto obtener un cronograma se compone de cuatro fases:
- Crear un modelo de cómo se realizará el trabajo;
- Estimar la duración de las actividades;
- Calcular los tiempos para las actividades;
- Presentar los resultados.
Todos los aspectos del proceso son considerados por el equipo, utilizando expertos en el área cuando sea necesario.
Un programa acordado con el equipo tiene más probabilidades de éxito que uno impuesto desde la junta directiva.
La estimación de las duraciones de las actividades debe tener en cuenta muchos factores, como el esfuerzo requerido, la eficiencia de los recursos, las limitaciones físicas, etc.
En cuanto al tercer punto, la forma más sencilla de cálculo es el análisis crítico del camino. Este utiliza una estimación de duración que incluye todos los factores.
Los resultados finales suelen presentarse como un diagrama de Gantt.
La principal ventaja de este modelo es que puede actualizarse frecuentemente con nueva información y recalcularse rápidamente.
Este es un proceso continuo durante todo el ciclo de vida del proyecto y utiliza la información sobre el progreso real para predecir la fecha de finalización del proyecto.
La mayor parte de la planificación de proyectos se realiza normalmente con la ayuda de un software de gestión de proyectos específico.
En el pasado, los calendarios impresos o las hojas de cálculo compartidas por correo electrónico eran el método que utilizaban los gerentes de proyecto para supervisar el cronograma del proyecto.
Pero hoy en día, la mayoría de los equipos y organizaciones implementan herramientas de gestión de proyectos con las funciones adecuadas.
Estas pueden simplificar la creación de cronogramas y guardarlos en línea, facilitando mucho la planificación de actividades y equipos.
Dado que los proyectos tienen muchas partes móviles y cambian con frecuencia, el software de planificación de proyectos actualiza automáticamente las tareas que dependen entre sí cuando una tarea programada no se completa a tiempo.
Con algunos softwares, también es posible aprovechar la ventaja de establecer hitos, vincular actividades y ver dinámicamente el progreso real o planeado de la actualización del cronograma.
Uno de los mejores software en el mercado es Twproject: después de haber configurado la estructura jerárquica de un proyecto y definido sus hitos, en Twproject es posible insertar todas las fases definidas en un diagrama de Gantt. Basta con indicar el tiempo estimado para cada actividad y luego encadenar las fases de desarrollo. También es posible hacer que algunos pasos dependan de otros. Esto permitirá actualizar estadísticas en tiempo real, recalcular plazos del proyecto en caso de retrasos o cambios y tener una visión completa del progreso de un proyecto.
Twproject nos ha permitido organizar la división del trabajo de forma sencilla mediante la WBS, y luego planificar la duración de las fases y la carga de trabajo de cada asignado utilizando el diagrama de Gantt.
¿Cuáles son los beneficios de usar un cronograma?
Como se explicó, hay muchas ventajas que un cronograma de proyecto bien elaborado garantiza a los gerentes de proyecto, al equipo y a la organización en general:
- Los gerentes, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden supervisar el progreso, establecer y gestionar expectativas, comunicarse y colaborar con claridad.
- Las tareas y resultados se pueden monitorear y controlar para asegurar la entrega oportuna de los productos, y si ocurren retrasos, es posible evaluar fácilmente su impacto y realizar los cambios necesarios.
- Aumentar la rentabilidad.
- La comunicación de detalles claros y más precisos sobre el proyecto ayuda a la organización en la distribución de recursos donde más se necesitan, contribuyendo así al logro de los objetivos del proyecto.
Seguir estos pasos asegura que el gerente de proyecto siempre trabaje de manera eficiente en cualquier proyecto y que pueda predecir y mitigar los riesgos antes de que se conviertan en grandes obstáculos.
Twproject ofrece una prueba gratuita de 15 días con la asistencia de su equipo de soporte. Podría ser una oportunidad para elaborar un cronograma efectivo y completo y comenzar a optimizar los tiempos de trabajo mejorando el desempeño de todo el equipo de trabajo.
