Come gestire la complessità dei progetti nelle aziende di produzione

Quali sono le principali questioni relative alla gestione dei progetti nelle aziende di produzione e come possono essere affrontate al meglio?

In questo articolo cercheremo di inquadrare e sintetizzare le problematiche di gestione interna che colpiscono il settore dell’industria produttiva e vedremo come affrontarle.

Le aziende di produzione, o manifatturiere, rappresentano un settore trainante nell’economia italiana, occupando oltre 4 milioni di lavoratori (la percentuale più alta tra gli occupati, fonte Eurostat).

Si tratta dunque di un settore di vitale importanza, e al contempo ampio e diversificato, con aziende di varie dimensioni, strutture disparate, diversa posizione geografica e contesto.

Perciò non è facile compiere un lavoro di sintesi che colleghi tra loro tutte le varie istanze, ma abbiamo provato a trovare dei pattern che qui esploreremo.

Infine forniremo esempi pratici per gestire i progetti più complessi che coinvolgono queste aziende.

Premessa: la necessità di azioni coordinate

Le aziende di produzione sono solitamente più grosse delle altre e sono composte da reparti diversi, come ad esempio il dipartimento commerciale, l’ufficio acquisti, l’amministrazione, la logistica e la produzione vera e propria.

I project manager che lavorano in questo settore chiave hanno bisogno di competenze specifiche e di tecniche per la pianificazione e gestione dei progetti.

Un capo progetto esperto che mette in atto le giuste strategie sarà capace di accelerare i tempi di produzione, snellire il lavoro, ridurre i tempi tra l’ideazione e la messa in produzione.

Ora vedremo nel dettaglio quali sono le principali esigenze delle aziende di produzione, che abbiamo diviso in due macro-aree:

1. la gestione di progetti complessi e compositi
2. la gestione di gruppi di lavoro ampi e diversificati

Per rendere la gestione dei progetti più efficiente possibile, sarà utile mettere in atto una serie di misure e azioni coordinate, che esamineremo nel dettaglio.

1. Esigenze delle aziende di produzione: la gestione di progetti complessi

La presenza di progetti complessi e che coinvolgono diversi reparti può essere un fattore della dispersione di energia all’interno delle aziende di produzione.

Per scongiurare questo pericolo è innanzitutto utile pianificare ogni fase di progetto con attenzione e meticolosità sin dall’inizio.

Esistono diversi metodi di pianificazione che prevedono la costruzione di fasi progettuali.

In ogni caso, è sempre utile suddividere il progetto in fasi e sotto-fasi, ovvero settare una Work Breakdown Structure (WBS), come primo passo. Suddividere un grande progetto in piccoli pezzi a struttura gerarchica sarà un modo per approcciarvisi in maniera analitica e sarà utile durante tutta l’esecuzione del progetto.

1.1. Cronoprogramma Gantt con dipendenze flessibili

Una volta suddiviso il progetto in fasi, si potranno determinare le tempistiche. Se esiste una scadenza finale, tutte le fasi intermedie dovranno essere impostate in modo da rispettare il termine previsto.

Un cronoprogramma dei lavori efficiente richiede un piccolo sforzo inziale ma una volta acquisita l’esperienza, sarà uno strumento essenziale per chiunque diriga e coordini i progetti, ma anche per tuta la squadra coinvolta.

Spesso ci si affida a strumenti non specializzati, come i classici fogli di calcolo. Ma sappiamo che creare un diagramma di Gantt con Excel presenta dei grossi limiti, come la staticità, la mancanza di funzioni specifiche, l’impossibilità di collaborare in tempo reale.

Se invece si utilizza un software specifico per compiere questa operazione si otterrà uno strumento operativo realmente efficace in tutte la fasi del progetto.

Ad esempio, il diagramma di Gantt di Twproject è nato per unire la fase di progettazione iniziale con quelle di produzione e per rappresentare in maniera realistica l’esecuzione dei lavori.

In particolare, il diagramma di Gantt di Twproject offre la possibilità di collegare tra loro fasi e sotto-fasi in maniera elastica e non necessariamente consecutiva e lineare. Possiamo infatti avere:

• relazione Finish to Start in cui l’attività A deve finire prima che l’attività B cominci;
• relazione Finish to Finish in cui l’attività B non può finire prima che sia finita anche A;
• relazione Start to Start in cui l’attività B non può iniziare prima che A sia a sua volta iniziata;
• relazione Start to Finish in cui l’attività B non può finire finche A non sarà iniziata.

Quest’ultimo scenario descritto avviene ad esempio in fase di cambio turno in un impianto di produzione: pertanto un’azienda manifatturiera deve auspicabilmente dotarsi di un diagramma di Gantt che offra questa possibilità se si vuole pianificare con precisione e aderenza alla realtà.

Il diagramma di Gantt in Twproject è altamente funzionale allo scopo e inoltre offre numerose interazioni con tutti gli altri strumenti del programma, consentendo di riprogrammare tempi, assegnazioni e altri elementi anche in fase esecutiva.

1.2. Progetti iterativi

Quando i progetti sono complessi è inevitabile che alcune previsioni fatte in fase di avvio possano essere messe in discussione in corso d’opera. L’importante è accorgersene per tempo e identificare il cambiamento e il motivo per cui esso è avvenuto.

La revisione di un problema nel processo produttivo è un’operazione che ci consente di acquisire esperienza per progetti successivi futuri.

Spesso le aziende di produzione si trovano a ripetere progetti con andamento molto simile di anno in anno, ed è pertanto importante poter apprendere dagli errori di pianificazione commessi in precedenza.

La timeline è uno strumento del diagramma di Gantt che consente di rivedere questi errori, o cambiamenti, avvenuti nel passato e utilizzarli per pianificare meglio la volta successiva.

Infine, quando si ripetono progetti simili, è comodo utilizzare strumenti che permettano facilmente di esportare modelli già utilizzati e applicarli a progetti correnti.

Un software come Twproject permette di clonare totalmente o in parte i progetti conclusi e ciò è molto utile per le aziende di produzione che svolgono attività reiterate e predittive, come appunto i progetti delle aziende manifatturiere.

In questo modo si risparmierà tantissimo tempo, soprattutto se potremo clonare anche assegnazioni e budget e avremo così un modello da seguire a da cui apprendere lezioni per la gestione di progetti futuri.

1.3. Gestione costi unificata

Quando i progetti sono ampli e complessi, tenere sotto controllo il budget è una delle sfide più importanti.

Tenere traccia di costi diretti e indiretti, elaborare stime ragionate, pianificare entrate e uscite e infine confrontare il budget previsto con quello effettivo è un’operazione complessa, soprattutto se non si usano strumenti adeguati.

Ancora una volta, l’uso di fogli di calcolo artigianali per i progetti non è una buona soluzione per le aziende di produzione strutturate. Esistono molti strumenti digitali che permettono di registrare le spese e tenere sotto controllo il budget, ma a nostro avviso è bene che lo strumento impiegato sia sempre integrato o integrabile con un software di project management.

Nel caso di un software come Twproject, l’integrazione dei dati è totale. Questo strumento di project management ha infatti le funzionalità di gestione dei costi già incorporate al suo interno.

Twproject permette di calcolare costi e tempistiche senza sforzo, attraverso procedure che velocizzano il lavoro di inserimento dei dati e con la possibilità ulteriore di creare report e statistiche sempre aggiornati in tempo reale.

Anche il suo sistema di allerta in caso di sforamento del budget nelle singole fasi è molto utile per rendersi conto, all’interno di progetti complessi, di dove risiedano le criticità.

2. Esigenze delle aziende di produzione: gestione risorse tra reparti diversificati

Le aziende del settore produttivo sono spesso grosse organizzazioni che comprendono vari reparti, con esigenze e composizioni anche molto diverse fra loro.

Questo comporta due problemi che influiscono sulla complessità nella gestione dei progetti in questa tipologia di aziende:

• la difficoltà nel trovare metodi di gestione che soddisfino le esigenze di ambiti lavorativi diversi
• la dispersione delle informazioni tra un reparto e l’altro

Vediamo nel dettaglio come affrontare questi problemi.

2.1. La coordinazione tra diversi reparti

Le aziende di produzione si trovano spesso a dover gestire configurazioni di lavoro diverse a seconda dei reparti.

Poniamo l’esempio di organizzazioni in cui convivono reparti di produzione, amministrazione, risorse umane, uffici commerciali ecc., o ancora il caso di aziende con filiali all’estero.

Gli orari lavorativi saranno naturalmente diversi per i diversi uffici, così come i giorni di chiusura o festività non necessariamente coincideranno.

Uno strumento che tenga conto di questa molteplicità di orari lavorativi è dunque indispensabile per gestire bene il carico delle risorse di un progetto e produrre stime realistiche sui tempi di consegna.

I calendari multipli di Twproject sono un esempio di come la flessibilità possa essere gestita: oltre a un calendario default, il software permette di settare diversi calendari, sia su singoli progetti sia su risorse o interi reparti.

Il calcolo delle ore delle risorse si basa sul calendario di riferimento per quel progetto e quella risorsa e imposta in automatico le stime sulle tempistiche, aiutando il project manager a fare una pianificazione precisa e oculata.

2.2. La trasparenza

Un’altra conseguenza di una struttura complessa nell’ambito della gestione del lavoro delle risorse è la potenziale mancanza di trasparenza.

Nel caso dei progetti aziendali, è importante che il project manager mantenga sempre una visione d’insieme sullo stato di avanzamento dei lavori e sul carico delle risorse.

Allo stesso tempo però, tutto il gruppo di lavoro deve avere chiara la situazione sulle tempistiche di progetto; è per questo che è fondamentale utilizzare uno strumento di gestione condiviso, all’interno del quale tutti possano consultare le informazioni essenziali al loro ruolo lavorativo.

È altresì importante che chiunque possa segnare le ore lavorate con precisione e anche con diverse modalità a seconda delle esigenze.

Uno strumento ideale permette di tracciare i tempi di lavoro con facilità e in diversi modi (con i classici timesheet, ma anche impostando un cronometro e attraverso la descrizione dei compiti svolti). Ognuno avrà il suo metodo: l’importante è tenere traccia del proprio e altrui lavoro con attenzione.

Avere chiara e aggiornata la situazione del lavoro svolto aumenterà la trasparenza ma anche il coinvolgimento di tutti i membri del team all’interno delle attività di progetto.

2.3. La comunicazione

Da ultimo, vediamo forse qual è il principale ostacolo in cui ci si imbatte quando si gestiscono progetti complessi come quelli delle aziende di produzione, ossia la difficoltà nelle comunicazioni.

Nelle grandi aziende è fondamentale evitare che le informazioni si disperdano tra un reparto e l’altro.

E a differenza di quando si crede, ciò non avviene aumentando il numero di mail o messaggi, ma al contrario tentando di ridurne il carico.

All’interno dei grandi progetti ci sono una serie di piccole informazioni e richieste che se inserite in un continuo ed estenuante scambio di mail possono perdersi e rimanere inattese.

Se al contrario queste vengono invece trasformate in ToDo, ossia lo strumento più comodo per assegnare compiti puntuali, sarà molto più facile tenerne traccia.

I ToDo di Twproject sono integrati all’interno dei progetti e delle loro sotto-fasi, e sono lo strumento collaborativo per eccellenza perché permettono, tra le varie cose, anche di allegare documenti, aggiungere commenti e notifiche.

Aiutano a migliorare la comunicazione e il coordinamento interno ma anche tra i diversi reparti, consentendo di ripartire molto chiaramente il lavoro tra i vari assegnatari.

Essendo integrati nelle fasi di progetto, possono essere visualizzati anche all’interno del diagramma di Gantt, oltre che naturalmente anche nella utilissima kanban visual board.

Ogni azione svolta sui ToDo è collegata al sistema di notifiche in real time, consentendo un flusso di comunicazione scorrevole e allo stesso tempo non invasivo.

Twproject: un’unica soluzione ai problemi delle aziende di produzione

Anche se le grandi aziende sono quelle in cui è più difficile introdurre nuove metodologie e strumenti, una volta superato lo scoglio inziale sono infine le stesse che ne traggono maggiori benefici.

In un’azienda strutturata è più facile che tutte le funzioni di un software ricco e flessibile come Twproject vengano sfruttate nella loro interezza.

Le grandi aziende sono quelle che più di altre si avvalgono dei corsi di formazione per l’utilizzo di strumenti gestionali e apprendono così al contempo nuove competenze nell’ambito del project management.

Twproject è uno strumento che è accolto con entusiasmo nelle aziende del settore manifatturiero, perché risolve problemi ingenti come quelli visti in questo articolo ed evita la dispersione di energie.

Con Twproject aiutiamo le aziende a centralizzare la gestione dei progetti, a pianificare, monitorare e migliorare la comunicazione.

Se anche tu vuoi provare gratuitamente Twproject per 15 giorni e iniziare a gestire i progetti nel loro complesso attraverso questo strumento, il nostro team di supporto ti aiuterà a configurarlo al meglio.

Come già tante imprese del settore, siamo certi che anche la tua azienda ottimizzerà la gestione dei progetti!