Gli aggiornamenti di stato in un progetto

Un report di aggiornamento sullo stato del progetto è parte fondamentale di ogni efficace strategia di comunicazione e gestione dei progetti per poter aggiornare il team e tutte le parti interessate.

Molti project manager probabilmente utilizzeranno determinati modelli o programmi o software di project management per la gestione dei progetti che producono i report direttamente.

Qualunque sia il formato utilizzato, l’adesione a un processo regolare e formalizzato è fondamentale e consente di risparmiare tempo e costosi errori nei dati.

Inoltre, essendo coerente nel processo di segnalazione, mantiene tutti consapevoli delle informazioni che possono aspettarsi su base regolare.

In qualità di project manager, è necessario creare aggiornamenti di stato regolari per informare le parti interessate sull’avanzamento del progetto. Vediamo in questo articolo come.

Come creare aggiornamenti di stato efficienti

Riferire sugli aggiornamenti di stato di un progetto è un modo per monitorare e gestire il progetto, oltre a diffondere tali dati alle parti che ne hanno bisogno.

È uno strumento di comunicazione vitale e può fornire una cronologia documentata del progetto, che di conseguenza va a semplificare la pianificazione dei prossimi lavori.

Alcuni altri obiettivi degli aggiornamenti di stato includono:

• Migliorare le comunicazioni all’interno dell’organizzazione
• Semplificare il processo di comunicazione
• Tenere informate le parti interessate
• Fornire messaggi chiave al pubblico target previsto
• Migliorare il supporto organizzativo per il team

Sia che l’aggiornamento di stato venga comunicato di persona durante un meeting sia che sia per e-mail, è sempre una buona idea conoscere le migliori pratiche in questo ambito:

1. Comunicare: i report sugli aggiornamenti di stato sono una parte del piano di comunicazione. Questi non devono essere utilizzati per comunicare tutto ciò che riguarda il progetto, ma devono essere utilizzati per fornire i dati giusti alla parte giusta al momento giusto.

2. Coerenza: utilizzare lo stesso formato, ciclo di distribuzione e metodo, senza confondere le cose.

3. Stabilire le metriche: quando si pianifica il progetto, bisogna avere chiaro in mente come misurare i suoi progressi e quindi seguire questo metodo mentre si riferiscono gli aggiornamenti di stato di progetto.

4. Semplificare: il report deve essere efficace, quindi non deve essere impregnato di dettagli non necessari per non confondere gli stakeholder di riferimento.

5. Verificare: il pubblico non desidera opinioni o fatti non comprovati, per questo bisogna solamente riferire dati oggettivi e parlare di ciò che interessa agli stakeholder.

Cosa includere in un aggiornamento di stato del progetto

Ecco alcune delle cose che si dovranno necessariamente includere in un aggiornamento di stato di progetto.

1. Informazioni generali sul progetto

Per cominciare, si dovranno mettere le basi: qual è il nome del progetto? Chi è il project manager? Qual è il numero di risorse? Tutte queste informazioni sono essenziali per tenere traccia del progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Non bisogna dare per scontato che tutti gli stakeholder abbiano familiarità con queste informazioni.

2. Informazioni sullo stato generale

Qui si vuole includere qual è lo stato generale del progetto, se è – tendenzialmente – in linea con il programma o se sta andando fuori dai “binari”. Il metodo del semaforo, ad esempio, utilizza una codifica a colori rossa, gialla e verde per indicare lo stato dell’intero progetto:

Verde = In pista

Giallo = In difficoltà

Rosso = Richiede attenzione immediata

3. Revisione delle milestone

Le pietre miliari sono le fasi principali di un progetto. Queste sono un buon modo per suddividere il progetto più grande in parti più piccole e più gestibili. In un aggiornamento di status di progetto si dovrà presentare dove ci si trova rispetto a quelle pietre miliari.

4. Sintesi del progetto milestone

Includere un breve riepilogo della data di completamento prevista e dei costi del progetto – allo stato attuale.

5. Problemi e rischi

Assicurarsi inoltre di includere le attività che stanno avendo dei problemi e il modo in cui questi potrebbero avere un impatto sulla scadenza e sui costi, cosa si sta pianificando di fare per risolvere questi problemi e quali saranno i risultati una volta risolti.

6. Metriche del progetto

È importante eseguire il backup del report con numeri concreti per dimostrare oggettivamente le dichiarazioni che si stanno facendo. Queste metriche per la segnalazione dello stato, come accennato precedentemente, devono essere concordate già durante la fase di pianificazione del progetto. È impossibile infatti sapere se il progetto ha successo senza misurarne l’efficacia con dati che possono essere confrontati nel tempo. Queste metriche sono un modo per mostrare se si è sulla buona strada e valutare ciò che, in caso, può richiedere attenzione.

Aggiornamenti di Stato: Suggerimenti finali

Essere concisi ed organizzati

Pianificare in anticipo le riunioni di aggiornamento di stato del progetto, sarà un grande aiuto per ottenere un meeting efficace. Qualsiasi conversazione deve essere pertinente all’argomento ed eventuali altri problemi o domande che potrebbero scaturire, devono essere riportate ad un altro momento – a meno che non ci sia un motivo urgente per non farlo.

Gestire domande e preoccupazioni

Le domande e i dubbi sono leciti e non significano una sfida all’autorità e al ruolo del project manager. Quindi, una risposta difensiva non è solo una perdita di tempo, ma è inappropriata e mina la posizione professionale di un coordinatore di progetto. È importante ascoltare apertamente e rispondere a domande e preoccupazioni, anche nel caso in cui siano già state affrontate precedentemente. Nessuna domanda è “stupida” o senza senso.

Ammettere quando non si hanno tutte le risposte

Se non si sa qualcosa, bisogna dirlo. Non tutti possono avere tutte le risposte – a meno che questo non derivi da una scarsa preparazione. Ma è il lavoro di un project manager sapere COME ottenere le risposte. Quindi, bisogna avere un processo da seguire e offrire una deadline per una risposta completa.

Poco tempo dedicato a convenevoli e chiacchiere per conoscersi

Tendenzialmente, durante una riunione dedicata agli aggiornamenti di stato di progetto, il focus del meeting è chiaro e, come detto precedentemente, qualsiasi discorso al di fuori di questa tematica deve essere affrontato in un’altra sede. Ma nel caso in cui, per esempio, ci siano nuove persone nel gruppo, è importante presentarle, quindi pochi minuti preziosi possono essere investiti all’inizio della riunione per questo tipo di chiacchiere informali.

Aggiornamenti di Stato: Conclusioni

In conclusione, possiamo dire che i report sugli aggiornamenti di stato di progetto sono una parte fondamentale nel project management.

Nella maggior parte dei casi è importante quindi avere un metodo che faccia risparmiare tempo prezioso e che renda i report più semplici da costruire e accurati da presentare, fornendo i dati giusti al momento giusto alle persone giuste.

I consigli e le best practice presentate in questo articolo, sicuramente saranno un valido aiuto nel momento in cui si dovrà redigere un report di aggiornamento di stato del progetto.