La tecnica della finestra mobile è una tecnica che consente al project manager di pianificare un progetto mentre questo si svolge.
In poche parole, quindi, questa tecnica richiede di pianificare in modo iterativo.
INDICE DEI CONTENUTI
- Un esempio di finestra mobile
- Quando applicare il metodo della finestra mobile
- I vantaggi del metodo della finestra mobile
- I passaggi della pianificazione a finestra mobile
- Creare la WBS
- Dividere il progetto in fasi
- Fornire un livello realistico di dettaglio per ogni fase
- Una volta completata la fase presa in considerazione, tornare al passaggio 1 per gestire la fase successiva
Questo tipo di pianificazione è molto simile a quello utilizzato nello Scrum o in altre metodologie agili.
In sostanza, il metodo della finestra mobile permette di pianificare fino a quando si ha visibilità, si implementa il piano e le fasi successive vengono pianificate mentre si lavora direttamente alle fasi precedenti.
Un esempio di finestra mobile
Un semplice esempio di finestra mobile è quello in cui ci si aspetta di completare un progetto in otto mesi, ma si ha chiarezza solo per i primi tre mesi. In questo caso si procede quindi a pianificare questi primi tre mesi.
Man mano che il progetto avanza e si ottiene maggiore chiarezza, si potrà procedere a pianificare i mesi seguenti.
La tecnica della finestra mobile utilizza l’elaborazione progressiva, che è l’atto di elaborare i pacchetti di lavoro in modo più dettagliato man mano che il progetto si svolge.
Attenzione però che non significa che questo metodo di pianificazione non esoneri dalla creazione di un elenco di pietre miliari e presupposti per l’intero progetto.
È necessario fornire le pietre miliari e le ipotesi chiave in quanto aiuteranno le parti interessate a capire perché si sta utilizzando il metodo della finestra mobile e cosa aspettarsi mentre il progetto avanza.
Quando applicare il metodo della finestra mobile
Questo metodo può essere applicato quando:
- Non è possibile definire a breve un piano di progetto in dettaglio.
- Non è chiaro quali deliverables devono essere prodotti.
- Non è possibile organizzare le diverse fasi del progetto.
Il metodo della finestra mobile è quindi particolarmente utile nei progetti con elevata incertezza. Pertanto, è necessario utilizzare le migliori pratiche di gestione dei rischi.
La pianificazione a finestra mobile, quindi, è il processo di scomposizione della struttura di suddivisione del lavoro in intervalli di tempo.
Alla fine di ogni fase, il project manager studia la struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e la espande per includere ulteriori dettagli.
È particolarmente adatto a progetti in cui il lavoro coinvolto in una fase è altamente variabile e dipende dal risultato della fase precedente, come i progetti di invenzione o progetti che richiedono prototipi e, in generale, nel settore dell’ingegneria.
I vantaggi del metodo della finestra mobile
Questo tipo di approccio alla gestione dei progetti è particolarmente utile quando la disponibilità delle informazioni necessarie per pianificare dettagliatamente i futuri pacchetti di lavoro si basa sul completamento con successo delle precedenti fasi del progetto.
Questa tecnica può anche aiutare a ridurre i tempi di completamento in due modi:
- Consentendo l’avvio di attività produttive senza attendere che ogni dettaglio del lavoro di progetto venga determinato in anticipo.
- Eliminando i tempi di inattività per una pianificazione aggiuntiva nel mezzo di un progetto, poiché la pianificazione viene eseguita continuamente.
Questo tipo di pianificazione inoltre, presenta i seguenti vantaggi:
- Incoraggia l’adattabilità
- Incoraggia la pianificazione
- È ottima per progetti di ricerca e sviluppo, alta tecnologia e invenzione
- È ottima per progetti con portata variabile
La pianificazione a finestra mobile avviene in 4 semplici passaggi:
- Creare la WBS.
- Dividere il progetto in fasi.
- Fornire un livello realistico di dettaglio per ogni fase.
- Una volta completata la fase presa in considerazione, tornare al passaggio 1 per gestire la fase successiva.
I passaggi della pianificazione a finestra mobile
Vediamo ora questi passaggi per una corretta pianificazione a finestra mobile nel dettaglio.
Creare la WBS
La struttura di suddivisione del lavoro è il nucleo attorno al quale si svolgono tutti gli altri processi di pianificazione della gestione del progetto.
Questa implica la suddivisione di ciascun progetto in elementi di lavoro.
Come minimo, ogni elemento di lavoro richiede un numero di identificazione, una descrizione e un membro del team responsabile di quella determinata attività, inoltre a volte presenta elementi aggiuntivi come budget, scadenza e dipendenze con altri task.
Durante tutto il ciclo di vita del progetto, questi elementi di lavoro vengono monitorati ed i progressi vengono registrati e riportati.
Dividere il progetto in fasi
Le fasi sono più semplicemente i punti in cui avviene un episodio importante per il progetto in generale.
Ad esempio, se consideriamo la creazione di un prototipo, una fase si potrebbe concludere con la presentazione di un primo modello di prototipo.
Da questa fase ne possono seguire altre, dipendendo dal risultato – che è ancora incerto. Ad esempio, il prototipo potrebbe essere accettato, dando così inizio alla fase di produzione su larga scala, oppure potrebbe essere dichiarato non idoneo, dando così inizio alla fase di rielaborazione.
Fornire un livello realistico di dettaglio per ogni fase
Chiaramente, a mano a mano che si prosegue con la pianificazione sulla linea temporale, le fasi avranno sempre meno dettagli.
Questo è un concetto chiaro nella pianificazione a finestra mobile, dato che le informazioni sulle fasi future sono poche o nulle.
La struttura di suddivisione del lavoro conterrà quindi meno dettagli riguardanti le fasi successive, ma questi verranno rivisti e completati quando le fasi cominceranno ad avvicinarsi nel tempo.
Una volta completata la fase presa in considerazione, tornare al passaggio 1 per gestire la fase successiva
Non c’è molto da dire in questo punto. Come spiegato precedentemente, a mano a mano che il progetto prosegue nel suo ciclo, sarà possibile determinare e gestire le fasi più vicine in termini di tempo.
In generale comunque, è sempre importante prima di iniziare con l’esecuzione, avere un piano all’inizio di qualsiasi progetto.
Se il progetto sarà noto in dettaglio fin da subito, si potrà proseguire con una pianificazione tradizionale, altrimenti si ricorrerà appunto al metodo a finestra mobile.
Scegliere la metodologia di pianificazione errata, può portare alla perdita di controllo sul progetto.
