Soluciones para un mejor control de proyectos en empresas de consultoría

¿Eres gerente de proyectos en una empresa de consultoría y te gustaría mantener las actividades y proyectos de tu empresa bajo control con más orden y eficiencia? ¿Percibes la necesidad de unificar los procesos empresariales para que el trabajo sea menos disperso?

En este artículo te proporcionaremos algunos consejos para optimizar la gestión de proyectos y recursos dentro de tu empresa.

El sector de la consultoría es notoriamente heterogéneo y, por lo tanto, parece difícil identificar soluciones generales que puedan satisfacer las necesidades de los gerentes en diferentes empresas.

Las empresas de consultoría tienen de hecho el servicio al cliente como su enfoque principal y, por lo tanto, los proyectos dentro de este campo de trabajo son muy diversos, al igual que los clientes a los que se dirigen.

Sin producir bienes como en el caso de las empresas manufactureras, ni servicios tradicionales, el mundo de la consultoría necesita gestionar proyectos y recursos, ya sean internos o externos, en paralelo y con la misma atención.

A diferencia de otros sectores, los proyectos en las empresas de consultoría generalmente no son grandes en términos de fases y subfases, sino que son numerosos y diversos.

El requisito principal es, por lo tanto, mantener un registro de una gran cantidad de información en términos de proyectos y clientes, y domar esta gran cantidad de datos es una tarea muy desafiante.

Introducción: las principales necesidades de las empresas en la gestión de proyectos de consultoría

Si, como hemos visto, la diversificación y la heterogeneidad juegan un papel importante en la forma de los proyectos de consultoría, se deduce que la transmisión y el intercambio de datos deben manejarse con cuidado.

La necesidad principal de las empresas de consultoría tiene que ver con la comunicación y consiste en compartir información con un grupo grande e internamente diverso de colaboradores.

La segunda prioridad es asegurar que el caos no prevalezca en los análisis de procesos empresariales.

Es crucial para una empresa de consultoría definir y mantener el propósito del proyecto, o alcance del proyecto, para no perder de vista los objetivos planificados inicialmente y no desperdiciar recursos valiosos.

Optimizar los sistemas de gestión, quizás aprovechando procesos semiautomatizados, es una forma de evitar perder datos valiosos al analizar resultados.

En resumen, la gestión eficiente de proyectos en la consultoría empresarial ocurre cuando:

1. toda la información necesaria es accesible para todas las partes interesadas, en cualquier lugar y en diferentes medios;
2. la empresa cuenta con sistemas de gestión unificados que canalizan el volumen de datos de manera ordenada.

Veamos ahora cómo estos requisitos se traducen en las tres áreas de gestión de las firmas de consultoría, es decir, la relación con los clientes (actuales y potenciales), la coordinación y administración de los empleados y la gestión de costos.

1. Clientes

Comenzaremos analizando los problemas relacionados con la gestión de clientes en una firma de consultoría, ya que son el objetivo principal del trabajo de consultoría.

En comparación con otros sectores empresariales, donde el cliente es el usuario final de un bien o servicio, en el caso de las empresas de consultoría se puede decir que los clientes son el foco principal de los proyectos.

El objetivo principal de cada consultor es la retención de clientes, es decir, la capacidad de adquirir y luego mantener nuevos clientes.

Encontrar las estrategias adecuadas para poner en práctica la retención de clientes es crucial para las empresas de consultoría, y consiste en varios pasos que veremos a continuación.

1.1. Gestión de datos de contacto y base de datos de clientes potenciales

Para una agencia de consultoría, al adquirir nuevos clientes, es crucial gestionar los nuevos contactos y clientes potenciales de manera eficiente.

Dada la cantidad de datos e información relacionados con esta área, es una buena idea establecer un método inequívoco para la gestión de datos maestros y asegurarse de que todos los involucrados en esta actividad lo respeten.

Sigue siendo muy aconsejable registrar siempre cada detalle de los contactos recién adquiridos, sin dar nada por sentado, ya que cada pequeño detalle puede resultar útil en el futuro.

Si utilizas herramientas creadas específicamente para la Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM), la presencia de los diferentes campos de entrada te ayudará a recordar cómo estructurar la información obtenida para cada contacto.

Twproject también puede ser utilizado como un CRM, ya que se pueden ingresar recursos ilimitados en su gestión de usuarios sin inicio de sesión (y por lo tanto no se cuentan como licencias). Estos recursos ya pueden estructurarse jerárquicamente y encuadrarse en grupos de trabajo, departamentos, etc.

La ventaja de utilizar un software de gestión de proyectos integral para hacer esto es que las actividades que tienen lugar en la fase de preventa se transfieren directamente a los proyectos reales cuando comienzan y, por lo tanto, también son rendición de cuentas.

Además, Twproject permite la gestión de actividades de preventa con sus ToDo’s, que incluyen programación, asignados, compartición de documentación y gestión del tiempo.

1.2. Compartición transparente de información

Una vez que se han adquirido nuevos clientes, entra en juego el segundo aspecto de gestión, que no siempre es fácil de manejar, namely la transmisión transparente de datos sobre el rendimiento del proyecto.

En la consultoría empresarial, hay varios tipos de informes que son útiles para compartir con los clientes.

Si nos equipamos con herramientas que crean automáticamente informes derivados de los datos recopilados a lo largo del tiempo, esto supondrá un considerable ahorro de tiempo.

Una herramienta como Twproject, por ejemplo, no solo permite el seguimiento en tiempo real de todo tipo de información sobre gastos y costos, estado del proyecto, etc., sino también compartirla de diferentes maneras.

Twproject permite asignar a los clientes un rol de supervisión en los proyectos, convirtiéndolos en participantes activos en el desarrollo de las actividades, pero también ofrece informes avanzados para compartir datos y así aumentar la transparencia para los clientes.

2. Colaboradores

En las empresas de consultoría, los roles no son los tradicionales; a menudo se utilizan consultores externos y diferentes perfiles trabajan en las distintas fases de un proyecto.

Junto con la remoteización del trabajo, el empoderamiento de los empleados se vuelve crucial. Esto ocurre cuanto más precisas sean las tareas asignadas y más definidos estén los roles.

Veamos en detalle cómo hacer que el equipo de colaboradores sea autónomo y esté satisfecho.

2.1. Gestión avanzada de roles

Definir los roles, responsabilidades y permisos de cada miembro del equipo del proyecto es crucial para las empresas de consultoría.

Las herramientas de gestión utilizadas también deben contemplar diferentes grados de responsabilidad y diferentes niveles de interacción.

Puede ser muy útil hacer conscientes a todos los miembros del equipo de ciertos aspectos de la ejecución del proyecto, y sin embargo es importante que los permisos operativos estén bien medidos.

La flexibilidad en la gestión de roles es crucial en la industria de la consultoría, y Twproject ofrece una gestión de roles y seguridad verdaderamente avanzada, personalizable para cada empresa y cada proyecto en curso.

2.2. Conciencia en la gestión de la carga de recursos

Además de estructurar cuidadosamente los roles y permisos, es importante planificar cuidadosamente la carga de trabajo de los recursos.

La asignación de recursos es una actividad fundamental y, si se realiza con las estrategias adecuadas, puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero.

Gestionar cuidadosamente la carga de los operadores del equipo es una tarea delicada para cualquier gestor de proyectos. Más aún si los operadores son de diferente naturaleza y se dividen entre empleados y colaboradores, con el equipo a menudo trabajando de forma remota y heterogénea.

Calibrar bien la programación de recursos, estimando las horas de esfuerzo de trabajo divididas entre las principales actividades del proyecto, ayuda a ganar más control sobre la eficacia temporal de los recursos.

Esta actividad está relacionada con el cálculo de las horas trabajadas. De hecho, si el método elegido para registrar el tiempo de trabajo es fiable, analizar los datos extraídos para planificar el trabajo futuro es una buena práctica.

En Twproject, el plan de gestión de recursos y las diversas herramientas de worklog coexisten e interactúan para permitir una distribución de carga consciente y equilibrada.

2.3. Herramientas de colaboración

Por último, al igual que con los clientes, la transparencia interna en un equipo de consultoría es igualmente importante.

Si utilizas herramientas para centralizar la información clave y compartir el alcance de los proyectos, todo el equipo se beneficiará.

Entre las principales herramientas internas de colaboración se encuentran el diagrama de Gantt y los calendarios compartidos, especialmente si están dentro de una misma plataforma.

Twproject va un paso más allá al ofrecer la posibilidad de configurar múltiples calendarios para trabajadores flexibles y así permitir un mejor control sobre los recursos del proyecto de las empresas de consultoría.

3. Costos

El último aspecto crucial, y quizás el más complejo, del control de proyectos de consultoría es la gestión y el control del presupuesto.

Los datos de diversas fuentes contribuyen a todo el estado financiero de los proyectos, con una divergencia natural entre los valores estimados y reales.

Veamos qué medidas implementar para hacer que la estimación de costos sea una tarea satisfactoria, aunque naturalmente compleja.

3.1. Sistema de gestión del presupuesto del proyecto

Cuando los proyectos son numerosos y diversos, es importante que la gestión de costos se realice de manera eficiente y que existan herramientas de control presupuestario.

Sin duda, la mejor manera de lograr esta eficiencia es planificar fechas y plazos en relación con los costos del proyecto desde el inicio.

De hecho, entre los pilares fundamentales de la gestión del alcance del proyecto se encuentra el control de costos, lo que nos ayuda a prevenir el desperdicio de recursos cuando los cronogramas no están claros.

En el caos diario de la información proveniente de múltiples fuentes, es importante asegurarse de que los datos de ingresos y gastos no se desvíen demasiado de lo presupuestado.

La unificación de los sistemas de gestión es la clave. Twproject es un ejemplo de cómo todos los costos pueden mantenerse bajo control en una sola plataforma.

Entre las diversas funciones para agregar datos financieros se encuentran la conexión de las horas trabajadas y los costos del proyecto, las alertas que indican excesos sobre las estimaciones y el presupuesto altamente flexible que puede asignarse no solo a proyectos, sino también a recursos individuales.

3.2. Informe unificado de horas trabajadas y gastos adicionales

En segundo lugar, para monitorear mejor los costos operativos del proyecto, al tratar con un gran grupo de colaboradores, puede ser útil unificar el método de gestión de costos por hora y gastos incidentales, como viajes, licencias, etc.

De hecho, todos estos elementos aumentan los costos en los proyectos, pero a menudo se utilizan diferentes sistemas y herramientas para informar sobre ellos, lo que hace que el trabajo de agregación de datos sea complejo.

En Twproject encontramos el caso de una herramienta unificada de gestión de costos, que simplifica enormemente el método de registro y transferencia de datos financieros.

Es posible asignar un presupuesto tanto al proyecto como al recurso, para que todos los costos relacionados con los gastos personales se registren rápida y fácilmente. Además de los costos, Twproject también gestiona los ingresos y la facturación.

Twproject: una herramienta unificadora y centralizadora para todos

Hemos visto, al examinar los principales problemas de las empresas de consultoría, que la principal necesidad es centralizar el trabajo y la información.

Todas las soluciones propuestas aquí tienen el objetivo final de aumentar la productividad del equipo, pero para que los empleados las aprovechen realmente, también deben ser fáciles de usar.

Twproject tiene la ventaja de ser al mismo tiempo una herramienta completa y potencialmente adecuada para cada necesidad, ya que es extremadamente flexible, pero también muy fácil de usar.

Si tú también estás buscando una herramienta así, puedes probar Twproject gratis durante 15 días y comenzar a gestionar tus proyectos y equipo de manera optimizada.

Nuestro equipo de soporte te ayudará durante la fase de inicio y responderá a todas tus dudas y solicitudes.

Como atestiguan muchas empresas de consultoría, Twproject es una herramienta única y efectiva, y ofrece la solución adecuada para tu equipo.